《Getting Things Done》摘录

2009-02-27 11:54:52 　　来自: 33 (北京)
　　第一部分通向从容之道 6

第一章新情况，新做法 7
像实干家一样思考问题，像思想家一样付诸行动。

从事20余载的培训工作，我发现了一个最为基本的常识，即由于人们对自己作出的承诺或者承担的义务不明确，导致了他们承受着重重压力的折磨。即使那些并没有明显体验到压力的人，如果他们学会了如何更加有效地对生活中“悬而未决的问题”加以控制，毫无疑问，在放松自我、集中精力、提高效率方面也会呈现出明显的改观。

为了能够高效地应付这一切问题，首先，你必须收集所有那些“经常唤醒你模糊记忆”的事情，然后着手计划如何一一地解决掉。这看起来似乎极为简单，但在实际操作中，大多数人都难以始终如一地坚持下去。

为什么有些事情总是萦绕在你的心头
在通常情况下，你对一些事总是念念不忘，这是因为你希望它们当前的状况能有所改善，另外：
*你还没有确切地认定它们的预期结果是什么；
*你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么；
*你还没有把后果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的体系中去。

如果你把一切事情仅仅存储在大脑里，那么，你就无法真正地获取我所承诺的那种轻松的控制感。你将发现，本书中所描述的这些独立的行为正是目前你正在按部就班进行的事情。我与其他人迥然不同的做法是，我将所有的“材料”百分之百地存入一些实实在在的工具篮中，而不是遗留在我的头脑中，并且利用这些工具进行处理。这一方法适用于一切事务——重大事件或者微不足道的小事，个人的私事或者工作中的问题，突发事件或者不甚紧急的情况，无一例外。

通常，你大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比。
我相信，当你的工作或者生活达到某一个阶段时，你不得不坐下来平静一下，拿起纸笔列出一张清单。如果是这样的话，对于我所说的一切你就获取了一个参照点。然而，大多数人只是在生活工作变得一团糟、混乱不堪，令他们难以忍受、不得不采取措施时，才会开始草拟工作清单。通常情况下，这个清单也仅仅涉及使他们备受折磨的那些具体问题。但是，如果你能够把这种做法转化为你现在生活和工作中运行模式中的一种常态，并使之贯穿于你生活中的各个领域（不仅仅在处理“紧急情况时”），那么，你就开始进入了我们所描述的“黑带”（blackbelt）水准的管理模式。

第二章横向管理工作进程的5个阶段 23
我们应该使任何事物都变得越简单越好，而不是比较简单。

无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这5个阶段：（1）收集一切引起我们注意力的事情；（2）加工处理后，确定它们的实质以及解决方法；（3）组织整理得出的结论；（4）把它们列为我们行动的选择方案；（5）行动，这就构成了我们生活中的“横向”管理层，随时添加新事务。

我们一起来看看成功收集的三个必要条件：
1、每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中，而不是在你的大脑里。
2、你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。
3、你必须定期地清空这些设备。

材料－>工作篮－>是什么工作－>可否付诸行动－>

不可以-> 垃圾\将来某时\参考资料

可以->下一步行动是什么

2分钟能否搞定
是->实施
否->指派给别人/延迟(日程表/后面的行动)

每周查阅也就是做下列事情：
*收集和加工处理所有的“材料”。
*回顾和检查你的系统。
*更新各类清单。
*做到清洁、清楚、实时和完整。

大多数人并没有真正拥有一个严丝合缝的完整系统，因此，他们也无法从中收获到实质性的回报，这是因为他们所回顾的事物老是支离破碎。他们总是抱有一种模模糊糊的认识：可能缺了点什么。如果真正切实地推行了这个管理计划，其效果至少可以呈几何数量级激增。你建立的系统越完备，你就越信赖它；你越信赖它，你就越发具有坚持运行这个系统的内在动力。而每周的回顾和查阅即是达到这个目标的关键所在。

大多数人在清理、了结、阐明了他们所有的协议，并与别人重新审议了这些协议后，都会感到心满意足、状态良好。注意周都要坚持这样做，而不是每年。
大多数人在临去度假的前一个星期里，感觉事事顺利、心情愉悦。但这并不是因为他们要去度假。你在远途出行之前的一周里会做些什么呢？你会彻底地清除整理一切琐碎事务，能了结的就了结掉，并且会重新协调所部署的一切安排。在这里，我只是建议你每周做一次这样的清理工作，而不是每年。

第三章纵向管理：巧妙制定工作计划 47
当着手处理平凡琐事的时候，必须着眼于大局，这样一来，所有的烦琐小事才能够沿着正确的方向发展。

轻松自如地控制一切的主要因素是：（1）明确判定工作的预期结果以及下一步具体行动；（2）把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个安全可靠的系统中，并定期回顾和检查。这就是我所命名的横向工作重心。尽管看起来这种方法极其简单，但是，在实际操作中却将产生意义深远的效果。

庆祝自己取得的任何一点进步。而不要等待一切都变得完美无缺的时刻。

简单清楚的目标和原则可以激发复杂而机智的行动。复杂烦琐的规则和条例将导致简单而愚昧的行动。
—迪伊•霍克（DeeHock）

第二部分远离压力，提高效率 69
第四章确定时间、空间和工具 70
提升个人工作效率的最佳手段之一，就是拥有你乐于使用的管理工具。

我知道我自己就是如此的。我们头脑中聪明的那一部分决定了我们要处理的事情，而自身比较迟钝的那一部分几乎能够自动地做出相应的反应。我们就是这样让自己去做应该做的事情的。

事实的确如此。在前一天晚上，那个聪明的自我早就料到那个迟钝的我第二天早上几乎意识不到“放在门前的到底是什么东西呀？噢，对了，我必须把它带去上班！”

如果你立即动手取出一张干干净净的白纸和你最喜爱的书写工具，屏气凝神3分钟，思考一下那些最令你忧心忡忡、坐卧不宁的事情，我敢保证你至少发现一个“噢，天哪！我必须要考虑一下……”，然后把你大脑中闪现出的事情一一地刻录在这张白纸上，然后地妥善地保存起来，以便日后你有可能随时调用它。实际上你并不会10分钟前增添丝毫的聪明才智，但你却会为工作和生活增添新的价值。

如果你真心实意的希望在个人管理方面取得大的实质性的进步，那么我建议你多关注细枝未节的事情，并全面地遵循下面将要提出的各种建议和意见。你会发现执行这个管理将对你的生活中的一切，产生积极的推动作用，这可是千真万确的。我们将以令你耳目一新的方法有效完成那些你希望搞定的工作，让你惊叹不已。

第五章收集阶段：填充工作篮 83
训练自己发现那些没有到位的事情。

你可能希望将来某个时间再同此人取得联系；也可能是一个掉了某个零件的机械小装置，一直闲置于抽屉中的角落里；还可能是一台打印机，你一直提醒自己要重新安排它在办公室中的位置。这些事情一直让你大伤脑筋，但你还没有下定决心：是马上动手还是让它们从你的清单中彻底消失呢。还是把它们从你的清单中彻底清除掉。由于你心里一直对它们念念不忘，生怕自己忘记了，因此这些事一直占据着你的大脑，耗费着本不应该消耗的精力。只有当你清清楚楚地认识到哪些事情自己没有，才有可能不再为它们烦恼不止。是动手的时候了。拿出一叠白纸准备记录，然后，让我们……

第一步是搜索你周围的环境，检查一下哪些事物没有到位，把它们放入工作篮。开始收集那些不完善的，以及那些已经确定行动方案，正在等待执行的事务。把它们全都扔到工作篮，以便日后随时调用。
训练自己发现那些没有到位的事情。

第六章处理阶段：清空工作篮 94

工作篮是一个处理问题的站点，而不是一个存储容器。

当你完成了加工处理工作篮的活动时，你将：
1、丢弃你不再需要的一切；
2、完成任何用不了2分钟就能搞定的事情；
3、把任何可以委托他人处理的事情交代出去；
4、为所有需要超过2分钟时间的工作注明提示信息，并分类纳入你的管理系统之中；
5、根据获取的信息，明确你目前一些较为重要的工作和任务。

学习这种模式的最佳途径就是行动起来。但是，还是有几个基本原则可以遵循：
1、从最上面的一项开始处理。
2、一次只处理一件事情。
3、永远不要把任何事情再次放回工作篮

第七章管理阶段：建立好清单 109
在从局部管理向全局总揽的转化过程中，一个完整和同步的工作清单堪称为一个主要的运作手段。

我建议你建立一个文件夹，专门收集那些需要处理，但同时将占用2分钟以上时间的电子邮件。（再提醒一次，你应该遵循2分钟原则，即解决掉许多的邮件。）文件夹的以一个前缀字母或者符号开始，这样做的目的是：（1）它看上去将有别于其它的参考资料文件夹（2）它位于地址栏一栏中所有文件夹的首位。你可以选用类似于微软软件中的@符号或者lotus软件中的破折号（“——”），它们都位居各自系统的首位。因此，你的“@行动”文件夹将保存等待你处理的那些电子邮件。
接下来，你创建一个标题为“@等待”的文件夹，它将出现在“@行动”相同的位置上。然后，当你收到一些别人将要处理而你又非常关注其结果的电子邮件时，你可以把它们拖入“@等待”文件夹中。此外，它还可以保存那些你通过电子邮件提出派发出去的工作的提示信息：当你发送信息或者通过电子邮件提出要求，或者指派一项工作时，只需要将它的副本存入“@等待”文件夹中。

第八章检查阶段：回过头看看 139
只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，每天几秒钟也就是回顾检查所需要的全部时间。

例如，你手上有一堆电话要打。一旦你的清单并不能包括你所有需要打的电话，你的大脑就不再信任这个系统了，因此，它也不能从低水准的脑力劳动中解脱出来了。结果你的大脑又不得不重新担负起记忆、加工处理和提醒的责任，也就会像以前一样低效率的运转。

所有这一切意味着，你的系统绝不能处于静止不动的状态。为了帮助你作出正确的选择，这个系统必须时时更新，紧跟事态的发展。此外，它还应该从不同的角度针对你的生活与工作进行持续不断并且恰当的评价。

在这一阶段，你需要处理两种主要情况：
1、你需要关注哪部分的内容？什么时候？
2、为了确保整个系统持续运转，解放你的大脑，使之能够从事更高层次的思考和组织管理活动，你需要采取什么行动？多久一次？
一次真正意义上的回顾检查活动，将使你的思维变得主动、新鲜。这类思维可以是精力集中的产物，也可能源于心血来潮。持之以恒地浏览回顾所有行动和工作的清单，也将刺激这种思维的产生。

我培训过许多的管理人员，我指导他们在每周五的日程安排中抽出2个小时的时间。对于他们来说，最大的问题莫过于在高质量的思考和紧急处理突发事件之间优质一种平衡。然而，那些职务级别最高、最有见识、最精明能干的人全都能够意识到这样做的价值所在：牺牲表面上看似紧迫的事情，去追求真正具有重要性的事情——创建自己安全的时间小岛。

第九章行动阶段：选最佳方案 146
你的工作是发现你的工作，然后全身心地投入到其中去。

记住，当你决策下一步行动方案时，是依据下面的4重标准进行的：
1、环境
2、时间
3、精力
4、重要性

第十章创造性地思考工作 160
准备行动、创造条件，对工作进行一些创造性的思考。然后，你就把大多数人远远地抛在后面了。

策划步骤一般是：集思广益、组织安排、召开会议以及搜集信息。

第三部分事半功倍的几个窍门 168

第十一章窍门1：养成收集和自省的习惯 169
焦虑感和内疚感并非是由于承担太多的工作而造成的，这是由于你撕毁了同自己签订的协议而自然导致的后果。

什么时候你才能知道，大脑中还有多少的剩余事情有待收集呢？只有当它空空如也时。即使是你模模糊糊地认识到所搜集到的资料并不完整时，你也根本不能彻底地弄清楚，已经搜集到的事情所占的百分比是多少。那么怎么样才能知道不存在剩余资料呢？答案是：当头脑中不再浮现出任何事件的提示信息。

这并不意味着大脑中空无一物。只要意识清醒，你的大脑将永远锁定在某一事物上。如果它每一次仅仅将精力聚集在某一件事情上，没有一丝分心，那么你就是处于“心静如水”的境界了。

我建议你开动脑筋，仔细地考虑一些事情，而不是点到为止。为了能够全面地达到提高效率的目标，你必须紧紧地抓住一切。而这需要耗费一定的精力，改变愿来的习惯，才能够训练你自己：当你的头脑中产生哪怕是微乎其微的协议时，也要立刻将它们辨别出来并下载下来。你必须尽可能完成搜集这一步骤，每当新生事物出现你都要及时抓住它们，这将使你变得无比强大。

第十二章窍门2：下一步行动 177
无论问题有多么大、多么严峻，你总可以向解决它们的方向迈出小小的一步，来根除掉束手无策的感觉。行动起来吧。

第十三章窍门3：关注结果 187
没有明确任务的展望充其量只是一个梦想，而缺乏前景的任务只是痛苦和艰辛的劳作。同时拥有前景和任务才是世界的希望。

第四部分结论 192

最后，这里有一些推动这一进程的小窍门：
1、建立起个人组织管理的设施，安排整理你的工作台，准备几个工作篮，创建一个个人的归档系统——在单位和家里，准备一个性能良好的计划手册，上面有完整的管理项目的清单。我还建议你允许自己进行一些变革，采用那些你一直希望能用来改善工作环境的方法。挂起图片，准备好笔，扔掉垃圾，重新布置工作环境，启动一个崭新的开端。
2、预留一段时间，你可以利用这段时间整理办公室中某一个完整的区域，然后清理家中的每一个角落，把一切收到你的系统当中。
3、同别人分享你从书中所获得的、任何具有令人鼓舞东西（这是最快的学习方法）。
4、 3-6个月后，再回顾本书的内容，你会发现很多第一次阅读时漏掉东西。

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