知识管理之：正式管理前的准备工作

我们可以通过设计元知识标签类目体系，对知识进行有效连接、分类、控制和管理。
智慧外脑
7.9
释若 / 2023 / 人民邮电出版社
在说《智慧外脑》中使用标签做知识管理的方法前，先尝试浏览一下我们平时做标签的方法、遇到的问题、以及解决问题的过程，就能更好理解这条读书笔记的含义。
第一阶段：
我们是不是把知识一条条存起来，然后在最后写几个跟这条知识有关的关键词？如果搜索到某个关键词，就能搜到所有备注这个关键词的知识？
这样做的问题在于，每条知识与当时标下的关键词只是一对一的关系，在这个关键词下不一定能搜到其他知识，因为其他知识也是用它自己的关键词标注的。就好像灰姑娘的水晶鞋，你用它没办法认出所有善良的姑娘，只能认出灰姑娘。
有人很好地解决了这个问题，就是专门建一个标签库，每打一个标签就把它记录在标签库里，而且每次给新知识打标签前都尽量从通用标签库里选，没有合适的再新建标签，同时将新标签放入通用标签库。这样做的意义在于，将与知识混杂在一起的标签提升地位，使它们成为知识的管理者，从而为它们领导知识、连接知识垫定了基础，因为所有知识都尊称它们为“标签”。
第二阶段：
一个问题解决后又出现了问题，知识们只是知道标签库里的都是可以管理它们的标签，但不知道它们各自的职能是什么，每条知识只是根据各个标签的名称想当然地理解它们的职责范围，每次理解的会有差异，不同个体对同一个标签的理解也会有差异。
也就是说，同一条知识，今天觉得应该打这个标签，下次浏览时又觉得应该改成另外一个标签；对于不同知识，它们选标签的标准也会不同；也可能，一条知识把所有标签都打上了。这导致每个标签下所包含的内容没有什么规律性，内容可能很相似。这样，同样失去了标签的意义。
问题在于，每个标签虽然有名称，但对于它们名称的解读都是多维度的。比如“花朵”，我们可能理解它是包含开花的植物，也可能理解是摘下来的花冠及做成的干花，还可能理解为是小朋友们即祖国的花朵。所以需要对这些标签再次做统一，统一它们的维度，就不容易产生歧义；解决方案就是把这些不同的标签分列到一个总的标签下面，确立了这个总标签的工作方向，也就统一了各个子标签的维度，无论它们名字多不同，都会向总标签的工作方向上解读，也就不容易产生歧义。
这样做，相当于明确了每个标签的“工作职责”，需要处理那些工作的知识才会自动敲那个标签的门，也就相当于对所有知识进行了有效分类。这是通过对元知识标签分层、分类设计实现的，并且子标签与父标签之间具有继承关系。
第三阶段：
标签的管理功能不断升级，不过因为工作没做透，依然在产生新的问题。新问题就是，虽然每个标签都有确定的“职责”，但在某些工作上有重叠，当某个知识具有这种重叠属性时，它可能既去了这个标签下，又去了那个标签下，增加了知识的劳动量。
由此可见，标签本身不但要有明确的含义，标签之间还要有明确的界限，尤其要处理好有交集部分的归属问题。要么重新为标签命名，要么重新确立标签的含义，要保证每个标签的唯一性，某个知识去了这个标签下，就不需要去其他标签下。这样做，就对知识进行了有效的控制，它去了一个标签下以后就相当于进了一个部门，专注于为这个部门服务就可以实现最大价值，接受这个标签的领导，就不需要接受其他部门的领导了，更不需要去别的公司做兼职。
第四阶段：
接下来还有什么其他问题吗？能够安稳地待在一个地方实现最大价值就很完美了，如果说有什么问题，那就是管理部门需要始终以管理为核心去做工作，这样管理工作才能不断优化。
什么是管理？管理就是照管并梳理。标签作为管理者，就是要照管好知识的同时对知识进行梳理。照管好知识就是尊重并支持知识的个性化，梳理就是在不打击个性化的基础上为知识建立有秩序的环境，从而可以实现知识的价值。
所以可以怎么做呢？一方面要关注不断获取到的知识，去多方面了解它，包括它的内涵和属性等，让这个知识活灵活现地展现在我们面前，这样我们就能充分了解它的个性。同时思考如何让它的个性最大化，即与哪个标签的属性最相关就分到哪个标签下，如果没有合适的标签，看是否要为它新建一个标签或者新建一级标签？如果不与管理总目标相悖，就去建立合适的层级数量或合适的同级标签数量。
这不仅是以知识为中心，也是有助于标签对知识的管理和控制的。在这样的动态调整下，知识的管理工作会做得越来越好。
当我们尝试着去思考我们从一开始做知识管理到慢慢升级的过程，就很容易理解《智慧外脑》为什么强调做标签这件事了。我们不断发现问题解决问题的过程，就是通过标签对管理不断升级的过程，也是零散无序的标签形成为一个系统的过程，书中称作“设计元知识类目体系”；这个过程，也让我们看到了元知识标签对知识的作用，即连接、分类、控制、管理，并且明白了怎么做可以有效地连接知识、有效地对知识分类、有效地控制知识和有效地管理知识。
对于知识，在所有的管理手段中，最直接又最能体现管理手段的就是标签，管理的理念在其中有非常大的调整空间。因为标签说简单也简单，简单到随手一打就可以；说复杂也复杂，可以建立起一个标签体系，用体系来管理知识就相当于有一个团队来管理员工，这比单枪匹马不知强大多少倍。标签的含义说浅显也浅显，只不过表面意思；说深厚也深厚，它蕴含着能量。所以在正式管理前，做好对标签体系的设计工作就很有必要。
总结下来，我们在实际操作时，可以先建一个标签，然后评估是否可以包含所有需要的知识，如果可以包含，接下来就可以在里边放入一条条知识了。如果无法包含，那就建立并命名并列的一个或几个标签去涵盖需要的知识；建立完并列标签以后，思考这些标签之间的共性，为它们建立一个上级标签并命名；思考上级标签的含义，然后重新审视一开始建立的那些并列标签，看是否需要调整名称以顺应与上级标签的继承关系；考虑完继承关系就考虑界限关系，看各并列标签之间是否有交集，看交集部分是单独拿出来做个新的并列标签还是归属到某个原有标签下边；界限明晰后，就可以放入知识了；在放入知识的过程中，还可以根据知识的特点和管理的目标做实时调整，体现在层级上、分类上、名称上、归属上等。
值得补充的是，对于不能同时满足知识特点和管理目标的知识，可以忍痛放弃。
我们需要考虑知识本身的特点，这样才能让知识的价值最大化发挥，知识的价值发挥越大就代表我们的总体管理能量越强；管理的目标也很重要，如果一个知识是我们的管理系统无法驾驭的，或者有悖于整体管理秩序的，那也不要强求。
我们的原则就是，把握好知识特点与管理秩序的平衡。