读书笔记
关于有序组织的原理
1. 为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。
2. 让信息尽可能快地离开大脑。
3. 多重任务通常会让你降低效率。
4. 利用故事去记忆。
5. 仅仅因为一直都是按照特定方式做某事，并不意味着永远就该这样做。
6. 知识不是力量，共享知识才是力量。
7. 进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。
8. 对自己要坦诚，但是千万不要自我评判。
9. 要懂得什么时候忽略制约。
10. 在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要知道选择什么途径去。
11. 在实现目标的方式上要灵活变通。
12. 不要给信息归档，用的时候去搜索就行了。
13. 大脑中只保存真正需要记忆的内容。
14. 大块内容要化整为零。
15. 每周拿出些时间回顾关键信息。
16. 没有一个完美无缺的组织方法。
17. 在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。
18. 尽量使用已经上手的工具。
19. 及时加注解，有助于以后了解背景信息。
20. 把类似的任务放在一起。
21. 把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡。
人的短期记忆一次只能记住5~9件事。
人的大脑根本就不能同时应付多项任务。
我们队人的大脑和社会结构的认识方式与它们的实际运行机制之间存在严重脱节，再加上层出不穷的信息时时分散着我们的注意力，这是我们如今处于紊乱无序状态的关键问题。
第一部分 全面认识自己
大脑的工作方式是我们实现有序组织面临的最大挑战。在记忆零散信息、执行多重任务以及作出决定方面，大脑都不称职。
在任何特定的时刻，你的大脑中暂存的内容比你实际意识到的内容多出很多。但是，大脑注意到什么，并不意味着你就明确意识到什么
有必要从大脑中移除那些无用的信息，从而让你集中精力于重要的事情。
我们的大脑无法同时应付多重任务。当你执行多重任务时，你就是在妨碍大脑把信息存入短期记忆的努力，这个过程很脆弱，很难从头重来。信息如果不能进入短期记忆，以后你就想不起来。
机械性的多重任务对大脑压力较轻，但当你在力图完成两项截然不同的任务，而每项任务又都需要思考和注意力的时候，会使得信息难以编码进入长期记忆。
在大脑中，短期记忆的内容进入长期记忆时会成为一种不同的形式。
当以不同于初始编码的形式或语境追忆信息时，我们的大脑会遇到麻烦。
受大脑对数据编码和记忆方式的影响，识别要比回忆轻松得多。
我们更容易记住的不是事实本身，而是作为故事要素的事实。如果我们无法建立事实之间的联系，那么头脑就难以轻松地记住事实。故事把事实串起来，置入有意义的，因而也是可记忆的上下文语境。
对某事编码的最佳方式是将其与故事挂钩，记故事要比记事实容易得多。
有序组织需要把零散信息按照有用的顺序存放起来。而给这些信息排序则要求将其编码，并能准确地回忆起来。大脑想要回忆起来的信息不是支离破碎的点点滴滴，而是一个一个的故事。
要回忆一个事实，先努力想想第一次注意到那个事实时你正在干什么，这是很有帮助的。换句话说，要去回忆为事实提供上下文语境的那个故事。你当时所做的是与事实相关的故事。
面对太多选择的时候，不管是什么，我们经常倾向于选择最熟悉的东西。
当新的选择出现时，我们倾向于质疑最初的选择。但当大脑感受到多个选项造成的负重感时，这些选择会让我们感觉疲惫，从而我们会回到最初的选择。
做决定的关键在于弄明白你的目标是什么，并确定它们的优先次序。目标会帮你过滤掉次要因素，这会让你更容易作出决定。
你该怎样帮助自己的大脑作决定，使之建立在对结果的实际渴求，而不是建立在惯性思维或认知偏好的基础上呢？在心中展望各不相同的最终结果，一一比较各种决定的效果。在所有可能的潜在结果全部展现出来之后，再作出一个决定，而且一直都在回顾和评价这个决定。然后，面对新的选项，继续来回比较，再进行一遍循环。真正在做的事情就是临时性“体验”一个决定，看看感觉如何，可能的衍生结果又是什么。逐一看看每个选项，你就可以避免一次面对太多选择时让大脑承受很大的负担。你也会在最能实现渴求结果的选择上仔细斟酌。
在你周围有决策风格、知识背景、技能技巧、生活经验迥然不同的人，这是十分重要的。多样性会让你和你的同事在实现目标的过程中更有可能出类拔萃。
力图把大量知识装入自己的脑袋，那是没抓住要点。建立一套存储和组织知识的系统方法，从而在需要知识的时候可以使用或者记起知识，是一个好得多的策略。
认为自己在公司或部门里掌握着独有的知识，因而具有特定的力量，这是一种谬论。
当你跟别人分享而不是秘藏知识的时候，你必将取得更大的成功，而承受的压力会更小。
成立一个团队，搞清楚什么是你擅长的，坦承什么是你不熟悉的。把你不擅长的工作委派给别人，并且要信任他们，放手让他们去做。
分享自己的所知，鼓励别人也这么做，你就会从他们那里学有所获，他们也可以从你这里学到东西，然后你们都会胜任更好的工作。
努力展望技术会给你的生活带来怎样的改变，而不是等到这些变化成为不可撼动的惯例之后还是不理不睬。
跟别人一道，最好是不同于自己的那些人，共同寻找解决自己那片天地里某些重大问题的便捷方法。
为了更好地做到有条不紊，十分重要的一点就是充分理解你面临的制约和挑战：它们来自何处，是真实存在的，还是自己假想的；它们是自身固有的，还是遗传而来的；它们如何对你本人以及你实现目标的能力产生影响，而你又能对此切实做些什么。
一般而言，有两大类制约：假性制约和真实制约。我们所受的很多限制看起来都是真实制约，可能真是这样。不过，它们也可能不是真的。或许你仅仅是在以往经历、过往经验、他人说法或社会结构的基础上，把它们假定为真实制约。学会识别、接受并绕开你的实际制约，从而不在你无法改变的事情上浪费时间和精力
某样东西是不是你的真实制约，这取决于很多因素，具体环境就是其中之一。
与生活的相对性是决定制约真假的另一因素。对某人而言的实际制约对你来说可能就是一个假性制约。
有时候，我们会被那些根本就不存在的制约给吓退，只是因为别人告诉我们存在这些制约，我们就信以为真。
你不能简单地假定自己正受到某种制约，对于社会、配偶、老师以及其他任何人告诉你的种种制约，你也不能轻易相信。
实际制约通常涉及你绝对无法控制的某些因素。这种制约可能琐细而又短暂。
无论你面对什么样的制约，第一步都要去辨别它们。花上几分钟，把你能辨别出来的那些让你无法高效工作，难以实现有条不紊的所有制约写下来。接下来，尽力判定这些制约是切实存在的，还是主观假定的。
加入某些任务特别艰难或者极不寻常，我们经常会认为自己不如常人。
如果说我们不会人人都比常人好，那么我们也一样不会人人都比常人差。
对自己不诚实，我们就会无谓地把自己的生活（通常还有身边人的生活）复杂化。对自己以及他人诚实，不仅理当如此，而且还是节省时间和精力的极好方式。
想要判定自己所受的实际制约是什么，你可以对自己试试企业界常使用的“360绩效评估”技术。
第三方的看法经常会给你启发。跟配偶、挚友或其他能向你开诚布公地提出自己观点的人谈谈。
你可以回顾检视以下近期刚刚完成的项目。哪些是你的成功之处？什么地方可以做得更好？现在去做会有什么不同？如果你能针对自己完成的两个以上的项目，检讨一下是如何完成的，你就会发现某种模式，从中洞悉容易让你摔跟头的地方。
坦诚地检视一下你所处的环境，这也是很重要的。如果你不知道问题是什么，你就不可能解决问题。
把能够帮助你达到目的的所有手段尽可能多地列出来。
绕开制约并非总是那么容易。有时候，超出我们控制范围的制约刚好就潜伏在你能控制的那些制约的表面之下。
无论什么时候，只要有可能，总是要寻求可以绕开障碍与限制的创造性新方式，这才是关键所在。
源自情绪的制约最难识别和控制，不过也不是绝对做不到。
无论面对什么样的制约，你都得坦诚地面对自己的举止、行动、愿望和情绪。
即便制约真的超出你的控制，那也不意味着你就应该放弃手头的工作。
加入忽略制约，可能发生的最坏情况是什么？
害怕大概是我们人人面临的最大制约。对待害怕的最好办法就是置之不理，而不是忧心忡忡。
压力大的时候，你本身的个体制约会成倍放大，制约放大带来的后果通常就是压力更大。
为了更好地实现有序组织，充分理解你面对的制约和挑战是十分重要的：制约来自何处，它们是实际存在的还是主观假想的，这些制约如何对你造成影响，你对它们能够切实做些什么。
在不可预料的意外发生之前，对于那些面临压力时还会变本加厉的制约，要及早辨别并准备好绕开它的有效策略，这是十分重要的。
界定清晰的目标（以及实现目标的行动计划）都会为你做的每一件事提供背景和目的。反过来，在这个背景和目的的帮助下，你组织安排实现目标所需的信息和行动的效率就会高得多。
对自己的目标有一个明确而详尽的认识至关重要。目标越明确、越详尽，实现目标就越容易，衡量结果也越容易。
要灵活变通。如果第一种办法不成功，也要保持开放的态度，寻找实现目标的新方法。
为了确定明确详尽的目标，要问自己几个问题：我真正需要首先实现的目标是什么？我为什么要实现这个目标？我一定要实现这个目标吗？如果我不这么做，会出现什么情况？我必须采取的行动是什么？
在动手工作之前，要留出些时间，理清思路，放下包袱，让心归于空白，轻装上阵。然后要最终决定该不该承担这项任务，要不要委托或请求别人帮忙。
找个信得过的人，把你的决定告诉他，听听他的意见。这个人可以帮你发现工作中的逻辑问题和主观偏见。不然的话，他也可以让你增强信心，确信自己做出了很好的决定。
比较看看你的决定在不同情况下产生的结果。形象地展望一下这些结果，花点时间“现场体验”一会儿，找找每个决定的感觉。
一旦确定了目标，就需要确定一下自己可能面临的问题是否已经有人已经解决了，别人所用的解决办法中的哪些要素可以采纳或借鉴。
弄明白导致问题如此难以解决的原因是什么。
在经过自我审视、外人反馈和外力帮助之后，如果你还是坚定地认为阻碍你的制约因素依然无法克服，那也没有关系。你不应该在毫无进展的事情上浪费时间，出现这种情况，你应该做得或者是改变目标，或者是把任务委托给更加合适的人选。
如果要你来教别人做，有时候会让你觉得，与其委托别人做，还不如自己亲自做省事，这可不是一个良好的长远战略。如果你不能学会委派，你就无法把自己解脱出来，从而无法专注于对你而言真正重要的工作。
做好调查研究，补充信息有助于你做决定。不过，不要走火入魔，没有节制的过量信息会让你更难做决定，花点时间在值得信赖的优秀网站上搜集信息就行了，不要被过多的信息困扰。
列张清单，不管采取什么行动，都要把由此带来的利弊得失全部写上去。尽量把那些利弊得失按照重要性区分出优先次序，可以为其分配权值。然后把每一项利弊得失的权值相加，看看结果是什么。
针对真正要考虑的决定，把“支持”和“反对”两个方面的主张全部写下来。写的时候，要特别注意你的假设，这些假设正确吗？所有内容都写下来之后，把它在一边放上一两天，再拿起来的时候，要仔细阅读，大胆质疑列出的要点，尤其要反复推敲作出的假设。如果还是犹豫不决，那就试着再重复一遍上述的做法。
第二部分 全球化的Google工作生活方式：和无序说再见吧
把信息资料分门别类地存放在文件柜里，以后需要时再从文件柜里取出，这种方法要求你得确切地之道未来会怎样使用相关资料，这样你才可以进行恰当的归类。
对组织管理而言极其有用的是Gmail服务和苹果公司的MobileMe服务。
纸质文档和电子文档之间存在一个根本性的差异。在电子文档中，你要寻找某些内容的时候，不需要知道到哪里去找，只要键入几个关键词搜索一下即可。
搜索功能是新式组织管理的基础。我们不必在文件归档方面耗费时间和精力，也用不着为了找到重要信息而劳神费力，我们要做的所有工作就是搜索。
获取相关度最高的搜索结果：
1.尽量增强搜索条件的描述性
2.在搜索条件短语中使用引号
3.使用形容词搜索，尽量使用几个不同的同义词
4. 在一个单词前面加上波浪号，这是告诉Google在搜索的网页中应该包含这个词，以及和这个词类似的其它同义词
5.使用OR连接符
6.用减号排除不想要的结果
7.通过数值范围获取特定信息，如"digital camera" $100...$300
8.搜索特定网站，如"paris hotels" site: nytimes.com
9.所搜特定类型的文件，如"personal budget" filetype:xls
Google搜索的其它功能：
1.货币兑换，如100 euros in dollars或euros in dollars
2.度量衡转换，如mile in km
3.时间查询，如time Paris
4.天气状况，如weather Paris
5.地图服务
6.外语翻译，translate.google.com
7.词语释义，如define discombobulated
8.算术计算，使用标准运算符
9.拼写检查
诸如a、and、how、where和the等大部分通用字词，没有必要在查询条件中输入。通常情况下，搜索引擎解析你的搜索意图时，用不到它们。然而，加入某个通用词对你的搜索条件来说必不可少，最好的办法就是把整个短语放在引号之中。
Google搜索会自动查找包含关键词的常用变体形式信息的网页。
学会使用桌面搜索或本地搜索。在计算机本地搜索中，在网络搜索引擎上行之有效的诀窍很多时候也同样管用，比如给关键词组加上引号。
有了本地搜索功能，你再也不必像以前组织管理有形文件一样进行分门别类的存放，所有的电子资料可以在计算机中任意存储。
在日常生活中每次需要了解一条信息的时候，都登录Google搜索，这不是真正的高效，甚至也不现实。对于信息而言，准备好某种组织方法是至关重要的。
目标是信息存储的向导。过滤信息的时候，根据针对信息设定的目标，把自己认为重要的信息分离出来，除此之外的所有信息，一概置之不理。
将工作按优先顺序归类----哪些需要花费的精力最多，哪些需要花费的精力最少。这种做法可以让你高效低分配自己的时间和精力。
大脑记忆许多小块信息的效果要比记忆少量大段信息好得多。这一原理同样适用于行为活动。感觉什么事情让你力有不逮的时候，把这件事情化整为零，然后各个击破，这是很有用的。
应该努力养成把全部信息一分为二的习惯：可以置之不理的信息和今后可能用到的信息。然后再把第二类信息分成两种：可以借助外在设备（纸质载体或电子设备）存放的信息和需要记住的信息。
为了帮助自己记住某个信息，要么围绕信息编一个故事，要么为这一信息设定一个目标，以此形成有关这一信息的背景。
重复阅读之后，再重写一遍，就会使得重要信息更容易记住。
在阅读材料时，有意地把在自己不忙或者头脑清净时会重新回顾的内容标记出来，比如给Gmail里的电子邮件加上星号。
如果一条信息过于复杂，或者没有必要记下来，我会尽量把它变成数码形式的电子文档保存起来。
理想的做法是尽量把各种各样的数字化信息存放在一个地方。为达到这个目的，我推荐使用电子邮件服务。
把有用的信息拷贝到电子邮件中，在邮件中添加几个关键词（标签），然后把邮件发送给自己，现在这信息就成了可以检索的个人数据库的组成部分了。
不管是通过哪种方式获取的信息，面对某一信息的时候，复读一下信息内容，有助于你判断哪些信息不重要，哪些信息该记住。如果每周都能有规律地花一些时间来重新看看有关信息，那么在需要之时记起所需信息的可能性就会提高，因而变得更加井然有序的可能性也会提高。
采用信息过滤的方法，就得承担错失那些实际上很重要、很有用的信息的风险，甚至因为滤除了相关的语境，从而忘记了信息要点。
为了实施信息过滤，在阅读之前或阅读过程当中，尽量明确围绕这些信息需要实现的目标。根据目标将信息作不同处理：可以忽略的内容，记下来以备今后复习的内容，以及需要当场记住的内容。也可以根据有关信息的背景，把需要记住的信息划分成更小的类别。
尽早根据自身情况开始养成信息过滤习惯。万一今后在危急之中面临信息冲击，信息过滤会让你处乱不惊，有条不紊。
一开始要对自己所使用的工具和方法加以客观的评估。先把自己使用的所有工具及其使用方式列一个表，然后，对你之所以如此行事的前提予以检讨。尽量明确在什么地方、什么时候，你所采用的方法会失效。
当我试图确定该使用哪种工具的时候，我会自问几个有关信息目标的问题：我为什么需要使用这一信息？今后我会如何使用、何时使用以及在何处使用这一信息？这条信息的有效期有多长？除我之外，还有谁能从中受益？
何时适宜使用纸质文档：
1.把材料从大脑中移走。
用笔记下偶然闪现的念头，或者是一直困扰自己的问题，通常都是在非常忙碌的时候这么做。记在纸上还有一个好处，就是可以随时随地在小本上写下点点滴滴的内容。
2.解决问题。
创造足够的物理空间，让信息能够来回碰撞，大脑得以在不同的内容之间建立联系，从而找到孤立思考时想不到的解决方案。我建议你把解决问题时捕捉到的想法和需要用到的信息写在纸上，而不是把仅仅需要被动参考的内容写在纸上。
3.消化吸收信息。
在必须要阅读某些材料并对此作出反应的时候，我也倾向于使用纸张。
在纸上修改文章，有助于发现在计算机屏幕上容易错过的东西。
4.保存法务文档。
把纸质文件悉数保存起来，然后定期清理无用文件。每次查看纸质文档的时候，可以将其扫描下来，然后以PDF文件保存到计算机上，也可以在电子邮件中把PDF文件发送给自己。
我的建议不是要力争实现办公桌上没有文件，而是根据这些文件的使用背景、使用目标或者备忘方式，简单地加以分门别类即可。
为亟待处理的事情写便条，为一筹莫展的事情寻灵感，给有待解决的问题找方案，为金融税务及法律事务存文件，纸质文档在这些方面发挥的作用十分出色。
纸质文档的不利之处：
1.内容繁多的时候
无论什么时候，只要有大量无序存储的信息，纸质文档都不是很好的选择。
2.自己不知道何时何地用到的时候
对于那些机密文档，或者是无论如何都不可替代的文档，也要采用数字化工具安全存放。
3.别人可能需要使用的时候，与别人分享的时候。
将文件保存在云存储中是个好办法，但要选择使用那些不太可能倒闭的公司提供的存储服务。
准备几个不同的记事本，每一本都用来记录某一方面的内容，这样就能把在纸上做笔记的不便减小到最低程度。在电话旁边，也准备一个记事本，专门用来速记。
决定要用纸质工具还是数字工具的时候，应该以所处理信息的真正目标为基础。
如果你真想提高效率，就要在自己的天地中挑战一贯遵行的信息组织方式，去迎接新型组织方式。
在随时记录信息方面，纸张是一个极好的工具。
随身携带一个小记事本。
记在纸上是触发灵感，计上心来的好办法。如果你的目标是解决某个问题或提出一种想法，那就把你想到的随时写在纸上，然后撕下纸贴起来，让写有相关内容的纸片靠在一起，这样可以帮助你纵观全局，把握主题。
如果目标是记住或者真正吸收信息，那就把它打印出来，而不是对着电脑显示器看。在纸上可以注意到从电子文档上无法捕捉到的内容。
如果头脑中考虑的事情很杂乱，那么把它们写到纸上。这个方法简便易行，可以帮助你理清思路。
要确保使用数字格式的信息比用纸质信息更高效。
我不是把信息看做一系列毫不相干，迥然不同的数据堆，而是将所有数字信息当成统一的实体，或者说，把信息看成一个一直在扩建的大楼。
要把自己的私人邮箱和公司邮箱分离开来，使之成为你自己越来越大的信息仓库的组成部分。
把所有邮件集中放置在一个地方（Gmail），能帮助你更好地实现有序组织。
把所有内容都留在电子邮箱当中，需要用时搜索一下就能解决问题。
弄明白该把自己收到的某封电子邮件放在哪个文件夹里，不仅是一件费时费力的麻烦事，而且近乎不可能。
在Gmail邮箱中创建标签，然后通过手动方式或自动方式，将标签实际应用于所有邮件。
Gmail过滤器是一种规则，可以自动给电子邮件加上标签，Gmail过滤器是我在组织管理生活中的信息流时所采用的最重要的步骤。
Gmail允许你给邮件添加多个标签，搜索时可以使用“label:book label:to do”。在Gmail中查找邮件的思路跟在Google搜索中的技巧一样。可以给标签设定颜色，但不要设太多标签颜色，假如所有的标签都是彩色的，那就达不到以颜色来突出标签的目的。
Gmail的标签和过滤器一起使用的时候，可以自动管理大部分dianziyou8jian，从而更容易查找需要的内容。
给别人发邮件的时候，在自己的Gmail邮箱地址上添加一个“+”，这种方法可以自动过滤掉那些未必是垃圾邮件却由于来自不同的邮箱而难以过滤的电子邮件。接下来你可以设置过滤器，把所有发向yourname+xxx@gmail.com的邮件自动存档。这样所有发向该邮箱的邮件会自动从收件箱中转移出去，变成历史邮件。你也可以给所有发向该邮箱的邮件自动添加标签。
点击Gmail邮件前面的星号标志，表明添加到待办事项列表。
给自己发送备忘提醒邮件：需要备忘的网络链接、附件文档、或者原始纸质文档的存放位置等。
尽可能地使用现有工具，而不是随意增加新工具。但在组织管理信息的过程中，针对每种方法使用合适的工具也是同样重要的。当这两个原则出现冲突的时候，你必须明确自己的目标。
Gmail也有一个“任务”工具。使用这个工具，可以从任何一个电子邮件上创建一项新任务，也可以创建独立于邮件的任务，然后可以在Google日历上为每项任务指定一个日期。
无论如何还是要用Google日历来管理自己的私人日程安排，把日程安排看做自己可搜索的私人数据库的组成部分。
可以从Google日历中向别人发出邀请（写上邀请对象的电子邮件地址，中间用逗号分隔）。邀请对象可以邀请他人或修改活动。
Google日历最有用的是让你能轻松实现跟别人共享自己的日程安排。
Google日历的妙处在于你可以建立几个独立的日程表，然后把这些独立的日程表看做一个完整的可搜索、能过滤、用不同颜色区分的庞大而有序的日程安排。
使用Google日历，可以很容易地过滤掉当时没有兴趣查看的日程信息。为了集中精力，滤除特定时候无须查看的内容，这是一个非常重要的功能。
在安排团体活动之类涉及很多人的日程计划时，Google日历是一种很有效的协调方式。
在网上建立多个日程表，然后跟最有可能与此相关的人士共享日程安排。跟你分享Google日程安排的人可以不是google日历的用户，他们只需联网即可。
跟特定人士共享特定日程，其实就是为他们过滤你的日程信息。
在跟别人协调日程安排的时候，共享日程表也能减少因此出现的反复联系。
只要有可能，我就会用Google文档创建和保存个人文件。你可以把文档上传到Google文档，也可以在Google文档中直接创建新文件。
开会的时候用Google文档做记录。在Google文档的文本文件中作记录，并向所有与会者授予该文件的只读或修改权限。
Google文档的最大不足是它无法提供类似Office系列软件的丰富功能。Google文档更适合处理会议记录之类简单文档，在这种情况下，关键目标在于实时协作。
作为组织管理网络信息的工具，书签有三个弊端：
1.多台计算机的书签不同步
使用Xmark等在所有使用的计算机上实现书签同步。
2.随着时间的推移，你可能会积攒下大量书签，最终面对的是一个杂乱无序的长清单。
Firefox允许在创建书签的时候为其加上标签，从而便于标签搜索。
应该改变书签的名称（默认是网页标题），尽可能地做到顾名思义，方便搜索。
3.有些时候，书签会失效，网页会不存在。
如果在网上看到的信息非常重要，必须保存下来，则应该复制网页内容，粘贴到电子邮件中，然后发给自己。
如果网页一直存在，也可以把网址复制下来，保存在发给自己的电子邮件中。
在复制网页内容之前，可以点击很多网站都有的“打印格式”选项，通常可以消除广告及其他你不想复制的内容。
学会使用Google阅读器（www.google.com/reader）。
搜索不应该只是为了找到别人放在互联网上的材料，搜索应该整合到处理自己信息的所有环节中。当你评估新工具的时候，应该把它是否便于搜索这个因素考虑进去。应该尽量把搜索看成一个事先考虑周全的计划，而不是作为事后才去采取的措施。
把尽可能多的重要信息--文档、合同、日程安排、电子邮件放到互联网上。这样无论走到哪里，你都能访问自己的重要信息。需要的时候，马上就能搜索。如果别人有需要，可以跟他们共享信息。
第三部分 克服大大小小的挑战
频繁的思维转换很容易导致精力分散，从而严重影响专心致志于手头工作的能力。思维转换次数越多，彼此之间的相关性就越差。大脑转换、存储、清空信息的难度就越大。
在任何可能的时候，尽量把一天的工作安排结构化，以便具有类似背景的任务和会议--不管它们涉及同一个主题，或者同样会用到大脑的某个部分--能够连续进行。
要注意哪些思维背景比其它的要求高。如有可能，把思维背景要求较低的任务留到精神可能最疲惫的时候去完成。
建议你考虑一下每天经历多少自主式的思维转换。分辨是哪些分神因素导致频繁进行不必要的思维转换，然后减少这些因素。
每天安排有限的几次时间查收和回复电子邮件即可。
尽量约束那些容易让人分心走神的东西，使之出现在大块的工作之间。适当的休息实际上可以提高而非降低工作效率，窍门在于要把休息当成对已完成的工作的奖励，而不是逃避工作的门道。
在召集会议的时候，一定要有明确的目标。要问问自己，通过发邮件、打电话之类的方式，是不是就能实现这些目标呢？（然后，当心不要过于依赖电子邮件和电话联系，人们需要偶尔的会面时间，以启发灵感，增进友情）要确保你召集开会的每一个人都确实有必要出席这个会议。
如果会议确实有必要召开，要尽量使每个人都能比较容易地进入这个主题。比如可以把要在会上讨论的材料提前发给与会者。
尽量把开会时间限制在30分钟之内。
随手加上以后转换思维时需要参照的注解，这样思维转换更容易完成。
要认识到工作和生活不是泾渭分明的两件事。生活中会有很多工作上的事情出现，同样我也会把私人生活中的很多东西带到工作中去。
在组织管理日程安排的时候，不要区分工作日程和私人日程，而是根据需要了解你的日程安排的人员来管理日程表。
在效率下降的时候自我放松一下，同时需要工作的时候随时工作--哪怕是晚上10点--这样的做法恰恰是根据工作的实际需要来调整作息习惯，而不是力图根据想当然的方式来安排生活。
建立一个任务清单，安排那些能在五分钟之内完成的任务。
如果你工作安排不合理，如果你经常拖拖拉拉，如果你在办公桌前会浪费很多时间去看网页新闻，那你就是在延长上班时间。大脑并没有得到真正休息。休息时间只有真正发挥放松作用，休息才能成为恢复精力的手段，这就意味着你要离开办公桌和计算机，去做些真正能让大脑得到放松的事情。这样才有助于你提高工作效率。
我会尽量拿出一些旅途时间来考虑当前工作中面临的问题，或者为今后的工作制定规划。另外，我会随身携带一个记事本，从而可以随时把自己的想法记在纸上。
把所有能想到的新任务加入手机上的待办事项清单中。我不给这些待办事项安排优先次序，只是不想在大脑中记忆而已。
要认识到工作和生活并不是泾渭分明的两件事。相反，要接受这样的事实：有时候我们拼命工作，有时候我们尽情玩乐。工作未必要给生活让路，正如生活未必要凌驾于工作之上一样。
把工作和生活融为一体，可以先从自己的日程安排表开始。要根据访问人员来安排日程表，而不要在工作和生活之间人为划分界限。
周末休息时，在那些不需动脑的无聊时段，如果能偷闲处理一下工作上的琐碎事情，一般不会牢骚满腹，原本会白白浪费的无聊时光变成了富有成效的工作时间。
工作时要做到全神贯注，有条不紊，这样就会有更多的美好时间分配给家人、朋友和自己。
在压力很大的时候，面对不得不做的决定和必须应对的挑战，我们从来就不会真正做好准备。让生活中所有相对次要的压力最小化，全力以赴地处理真正要紧的事情，这是我们的最佳选择。
危机当前，跟别人共享信息就变得极其重要。
未来无法预见，我们只能努力发现正在发生或即将发生的坏事变现出来的征兆，然后尽可能地做好准备，以便在情况开始恶化的时候，知道该做什么。
对于将来可能发生的事情，如果过分关注，为此承受很大压力，结果是事倍功半，因为将来什么都有可能发生。
我们可能过于关注以后的事情。在我们预先作出太多的计划，力图预测将来可能出现的所有危机的时候，我们实际上大大加重了当前需要承担的脑力负担。换言之，在我们过分考虑未来情况的时候，经常会失去对当前的把握。
多跟那些不同于自己的朋友沟通交流，这在艰难时期更加重要。
尽可能使用那些已经上手的工具去组织管理信息。对信息进行过滤筛选，给信息加上大量注解说明，跟需要信息的那些人在线共享相关内容。
精心挑选几个故事，尤其是能够表现你在其他的工作中所取得的重要成绩的故事，讲给面试你的人听，这是很有用的。讲故事有助于让人记住你。
要特别注意在求职简历中放入有效的关键词，并在写求职信的时候把大部分关键词包含进来。
大脑具备令人难以置信的强大能力，但在思维转换过多、信息负担过重的情况下，大脑不会处于最佳状态。把信息放在大脑之外，让我们得以把全部脑力集中在真正需要的地方，这是十分重要的。
1. 为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。
2. 让信息尽可能快地离开大脑。
3. 多重任务通常会让你降低效率。
4. 利用故事去记忆。
5. 仅仅因为一直都是按照特定方式做某事，并不意味着永远就该这样做。
6. 知识不是力量，共享知识才是力量。
7. 进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。
8. 对自己要坦诚，但是千万不要自我评判。
9. 要懂得什么时候忽略制约。
10. 在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要知道选择什么途径去。
11. 在实现目标的方式上要灵活变通。
12. 不要给信息归档，用的时候去搜索就行了。
13. 大脑中只保存真正需要记忆的内容。
14. 大块内容要化整为零。
15. 每周拿出些时间回顾关键信息。
16. 没有一个完美无缺的组织方法。
17. 在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。
18. 尽量使用已经上手的工具。
19. 及时加注解，有助于以后了解背景信息。
20. 把类似的任务放在一起。
21. 把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡。
人的短期记忆一次只能记住5~9件事。
人的大脑根本就不能同时应付多项任务。
我们队人的大脑和社会结构的认识方式与它们的实际运行机制之间存在严重脱节，再加上层出不穷的信息时时分散着我们的注意力，这是我们如今处于紊乱无序状态的关键问题。
第一部分 全面认识自己
大脑的工作方式是我们实现有序组织面临的最大挑战。在记忆零散信息、执行多重任务以及作出决定方面，大脑都不称职。
在任何特定的时刻，你的大脑中暂存的内容比你实际意识到的内容多出很多。但是，大脑注意到什么，并不意味着你就明确意识到什么
有必要从大脑中移除那些无用的信息，从而让你集中精力于重要的事情。
我们的大脑无法同时应付多重任务。当你执行多重任务时，你就是在妨碍大脑把信息存入短期记忆的努力，这个过程很脆弱，很难从头重来。信息如果不能进入短期记忆，以后你就想不起来。
机械性的多重任务对大脑压力较轻，但当你在力图完成两项截然不同的任务，而每项任务又都需要思考和注意力的时候，会使得信息难以编码进入长期记忆。
在大脑中，短期记忆的内容进入长期记忆时会成为一种不同的形式。
当以不同于初始编码的形式或语境追忆信息时，我们的大脑会遇到麻烦。
受大脑对数据编码和记忆方式的影响，识别要比回忆轻松得多。
我们更容易记住的不是事实本身，而是作为故事要素的事实。如果我们无法建立事实之间的联系，那么头脑就难以轻松地记住事实。故事把事实串起来，置入有意义的，因而也是可记忆的上下文语境。
对某事编码的最佳方式是将其与故事挂钩，记故事要比记事实容易得多。
有序组织需要把零散信息按照有用的顺序存放起来。而给这些信息排序则要求将其编码，并能准确地回忆起来。大脑想要回忆起来的信息不是支离破碎的点点滴滴，而是一个一个的故事。
要回忆一个事实，先努力想想第一次注意到那个事实时你正在干什么，这是很有帮助的。换句话说，要去回忆为事实提供上下文语境的那个故事。你当时所做的是与事实相关的故事。
面对太多选择的时候，不管是什么，我们经常倾向于选择最熟悉的东西。
当新的选择出现时，我们倾向于质疑最初的选择。但当大脑感受到多个选项造成的负重感时，这些选择会让我们感觉疲惫，从而我们会回到最初的选择。
做决定的关键在于弄明白你的目标是什么，并确定它们的优先次序。目标会帮你过滤掉次要因素，这会让你更容易作出决定。
你该怎样帮助自己的大脑作决定，使之建立在对结果的实际渴求，而不是建立在惯性思维或认知偏好的基础上呢？在心中展望各不相同的最终结果，一一比较各种决定的效果。在所有可能的潜在结果全部展现出来之后，再作出一个决定，而且一直都在回顾和评价这个决定。然后，面对新的选项，继续来回比较，再进行一遍循环。真正在做的事情就是临时性“体验”一个决定，看看感觉如何，可能的衍生结果又是什么。逐一看看每个选项，你就可以避免一次面对太多选择时让大脑承受很大的负担。你也会在最能实现渴求结果的选择上仔细斟酌。
在你周围有决策风格、知识背景、技能技巧、生活经验迥然不同的人，这是十分重要的。多样性会让你和你的同事在实现目标的过程中更有可能出类拔萃。
力图把大量知识装入自己的脑袋，那是没抓住要点。建立一套存储和组织知识的系统方法，从而在需要知识的时候可以使用或者记起知识，是一个好得多的策略。
认为自己在公司或部门里掌握着独有的知识，因而具有特定的力量，这是一种谬论。
当你跟别人分享而不是秘藏知识的时候，你必将取得更大的成功，而承受的压力会更小。
成立一个团队，搞清楚什么是你擅长的，坦承什么是你不熟悉的。把你不擅长的工作委派给别人，并且要信任他们，放手让他们去做。
分享自己的所知，鼓励别人也这么做，你就会从他们那里学有所获，他们也可以从你这里学到东西，然后你们都会胜任更好的工作。
努力展望技术会给你的生活带来怎样的改变，而不是等到这些变化成为不可撼动的惯例之后还是不理不睬。
跟别人一道，最好是不同于自己的那些人，共同寻找解决自己那片天地里某些重大问题的便捷方法。
为了更好地做到有条不紊，十分重要的一点就是充分理解你面临的制约和挑战：它们来自何处，是真实存在的，还是自己假想的；它们是自身固有的，还是遗传而来的；它们如何对你本人以及你实现目标的能力产生影响，而你又能对此切实做些什么。
一般而言，有两大类制约：假性制约和真实制约。我们所受的很多限制看起来都是真实制约，可能真是这样。不过，它们也可能不是真的。或许你仅仅是在以往经历、过往经验、他人说法或社会结构的基础上，把它们假定为真实制约。学会识别、接受并绕开你的实际制约，从而不在你无法改变的事情上浪费时间和精力
某样东西是不是你的真实制约，这取决于很多因素，具体环境就是其中之一。
与生活的相对性是决定制约真假的另一因素。对某人而言的实际制约对你来说可能就是一个假性制约。
有时候，我们会被那些根本就不存在的制约给吓退，只是因为别人告诉我们存在这些制约，我们就信以为真。
你不能简单地假定自己正受到某种制约，对于社会、配偶、老师以及其他任何人告诉你的种种制约，你也不能轻易相信。
实际制约通常涉及你绝对无法控制的某些因素。这种制约可能琐细而又短暂。
无论你面对什么样的制约，第一步都要去辨别它们。花上几分钟，把你能辨别出来的那些让你无法高效工作，难以实现有条不紊的所有制约写下来。接下来，尽力判定这些制约是切实存在的，还是主观假定的。
加入某些任务特别艰难或者极不寻常，我们经常会认为自己不如常人。
如果说我们不会人人都比常人好，那么我们也一样不会人人都比常人差。
对自己不诚实，我们就会无谓地把自己的生活（通常还有身边人的生活）复杂化。对自己以及他人诚实，不仅理当如此，而且还是节省时间和精力的极好方式。
想要判定自己所受的实际制约是什么，你可以对自己试试企业界常使用的“360绩效评估”技术。
第三方的看法经常会给你启发。跟配偶、挚友或其他能向你开诚布公地提出自己观点的人谈谈。
你可以回顾检视以下近期刚刚完成的项目。哪些是你的成功之处？什么地方可以做得更好？现在去做会有什么不同？如果你能针对自己完成的两个以上的项目，检讨一下是如何完成的，你就会发现某种模式，从中洞悉容易让你摔跟头的地方。
坦诚地检视一下你所处的环境，这也是很重要的。如果你不知道问题是什么，你就不可能解决问题。
把能够帮助你达到目的的所有手段尽可能多地列出来。
绕开制约并非总是那么容易。有时候，超出我们控制范围的制约刚好就潜伏在你能控制的那些制约的表面之下。
无论什么时候，只要有可能，总是要寻求可以绕开障碍与限制的创造性新方式，这才是关键所在。
源自情绪的制约最难识别和控制，不过也不是绝对做不到。
无论面对什么样的制约，你都得坦诚地面对自己的举止、行动、愿望和情绪。
即便制约真的超出你的控制，那也不意味着你就应该放弃手头的工作。
加入忽略制约，可能发生的最坏情况是什么？
害怕大概是我们人人面临的最大制约。对待害怕的最好办法就是置之不理，而不是忧心忡忡。
压力大的时候，你本身的个体制约会成倍放大，制约放大带来的后果通常就是压力更大。
为了更好地实现有序组织，充分理解你面对的制约和挑战是十分重要的：制约来自何处，它们是实际存在的还是主观假想的，这些制约如何对你造成影响，你对它们能够切实做些什么。
在不可预料的意外发生之前，对于那些面临压力时还会变本加厉的制约，要及早辨别并准备好绕开它的有效策略，这是十分重要的。
界定清晰的目标（以及实现目标的行动计划）都会为你做的每一件事提供背景和目的。反过来，在这个背景和目的的帮助下，你组织安排实现目标所需的信息和行动的效率就会高得多。
对自己的目标有一个明确而详尽的认识至关重要。目标越明确、越详尽，实现目标就越容易，衡量结果也越容易。
要灵活变通。如果第一种办法不成功，也要保持开放的态度，寻找实现目标的新方法。
为了确定明确详尽的目标，要问自己几个问题：我真正需要首先实现的目标是什么？我为什么要实现这个目标？我一定要实现这个目标吗？如果我不这么做，会出现什么情况？我必须采取的行动是什么？
在动手工作之前，要留出些时间，理清思路，放下包袱，让心归于空白，轻装上阵。然后要最终决定该不该承担这项任务，要不要委托或请求别人帮忙。
找个信得过的人，把你的决定告诉他，听听他的意见。这个人可以帮你发现工作中的逻辑问题和主观偏见。不然的话，他也可以让你增强信心，确信自己做出了很好的决定。
比较看看你的决定在不同情况下产生的结果。形象地展望一下这些结果，花点时间“现场体验”一会儿，找找每个决定的感觉。
一旦确定了目标，就需要确定一下自己可能面临的问题是否已经有人已经解决了，别人所用的解决办法中的哪些要素可以采纳或借鉴。
弄明白导致问题如此难以解决的原因是什么。
在经过自我审视、外人反馈和外力帮助之后，如果你还是坚定地认为阻碍你的制约因素依然无法克服，那也没有关系。你不应该在毫无进展的事情上浪费时间，出现这种情况，你应该做得或者是改变目标，或者是把任务委托给更加合适的人选。
如果要你来教别人做，有时候会让你觉得，与其委托别人做，还不如自己亲自做省事，这可不是一个良好的长远战略。如果你不能学会委派，你就无法把自己解脱出来，从而无法专注于对你而言真正重要的工作。
做好调查研究，补充信息有助于你做决定。不过，不要走火入魔，没有节制的过量信息会让你更难做决定，花点时间在值得信赖的优秀网站上搜集信息就行了，不要被过多的信息困扰。
列张清单，不管采取什么行动，都要把由此带来的利弊得失全部写上去。尽量把那些利弊得失按照重要性区分出优先次序，可以为其分配权值。然后把每一项利弊得失的权值相加，看看结果是什么。
针对真正要考虑的决定，把“支持”和“反对”两个方面的主张全部写下来。写的时候，要特别注意你的假设，这些假设正确吗？所有内容都写下来之后，把它在一边放上一两天，再拿起来的时候，要仔细阅读，大胆质疑列出的要点，尤其要反复推敲作出的假设。如果还是犹豫不决，那就试着再重复一遍上述的做法。
第二部分 全球化的Google工作生活方式：和无序说再见吧
把信息资料分门别类地存放在文件柜里，以后需要时再从文件柜里取出，这种方法要求你得确切地之道未来会怎样使用相关资料，这样你才可以进行恰当的归类。
对组织管理而言极其有用的是Gmail服务和苹果公司的MobileMe服务。
纸质文档和电子文档之间存在一个根本性的差异。在电子文档中，你要寻找某些内容的时候，不需要知道到哪里去找，只要键入几个关键词搜索一下即可。
搜索功能是新式组织管理的基础。我们不必在文件归档方面耗费时间和精力，也用不着为了找到重要信息而劳神费力，我们要做的所有工作就是搜索。
获取相关度最高的搜索结果：
1.尽量增强搜索条件的描述性
2.在搜索条件短语中使用引号
3.使用形容词搜索，尽量使用几个不同的同义词
4. 在一个单词前面加上波浪号，这是告诉Google在搜索的网页中应该包含这个词，以及和这个词类似的其它同义词
5.使用OR连接符
6.用减号排除不想要的结果
7.通过数值范围获取特定信息，如"digital camera" $100...$300
8.搜索特定网站，如"paris hotels" site: nytimes.com
9.所搜特定类型的文件，如"personal budget" filetype:xls
Google搜索的其它功能：
1.货币兑换，如100 euros in dollars或euros in dollars
2.度量衡转换，如mile in km
3.时间查询，如time Paris
4.天气状况，如weather Paris
5.地图服务
6.外语翻译，translate.google.com
7.词语释义，如define discombobulated
8.算术计算，使用标准运算符
9.拼写检查
诸如a、and、how、where和the等大部分通用字词，没有必要在查询条件中输入。通常情况下，搜索引擎解析你的搜索意图时，用不到它们。然而，加入某个通用词对你的搜索条件来说必不可少，最好的办法就是把整个短语放在引号之中。
Google搜索会自动查找包含关键词的常用变体形式信息的网页。
学会使用桌面搜索或本地搜索。在计算机本地搜索中，在网络搜索引擎上行之有效的诀窍很多时候也同样管用，比如给关键词组加上引号。
有了本地搜索功能，你再也不必像以前组织管理有形文件一样进行分门别类的存放，所有的电子资料可以在计算机中任意存储。
在日常生活中每次需要了解一条信息的时候，都登录Google搜索，这不是真正的高效，甚至也不现实。对于信息而言，准备好某种组织方法是至关重要的。
目标是信息存储的向导。过滤信息的时候，根据针对信息设定的目标，把自己认为重要的信息分离出来，除此之外的所有信息，一概置之不理。
将工作按优先顺序归类----哪些需要花费的精力最多，哪些需要花费的精力最少。这种做法可以让你高效低分配自己的时间和精力。
大脑记忆许多小块信息的效果要比记忆少量大段信息好得多。这一原理同样适用于行为活动。感觉什么事情让你力有不逮的时候，把这件事情化整为零，然后各个击破，这是很有用的。
应该努力养成把全部信息一分为二的习惯：可以置之不理的信息和今后可能用到的信息。然后再把第二类信息分成两种：可以借助外在设备（纸质载体或电子设备）存放的信息和需要记住的信息。
为了帮助自己记住某个信息，要么围绕信息编一个故事，要么为这一信息设定一个目标，以此形成有关这一信息的背景。
重复阅读之后，再重写一遍，就会使得重要信息更容易记住。
在阅读材料时，有意地把在自己不忙或者头脑清净时会重新回顾的内容标记出来，比如给Gmail里的电子邮件加上星号。
如果一条信息过于复杂，或者没有必要记下来，我会尽量把它变成数码形式的电子文档保存起来。
理想的做法是尽量把各种各样的数字化信息存放在一个地方。为达到这个目的，我推荐使用电子邮件服务。
把有用的信息拷贝到电子邮件中，在邮件中添加几个关键词（标签），然后把邮件发送给自己，现在这信息就成了可以检索的个人数据库的组成部分了。
不管是通过哪种方式获取的信息，面对某一信息的时候，复读一下信息内容，有助于你判断哪些信息不重要，哪些信息该记住。如果每周都能有规律地花一些时间来重新看看有关信息，那么在需要之时记起所需信息的可能性就会提高，因而变得更加井然有序的可能性也会提高。
采用信息过滤的方法，就得承担错失那些实际上很重要、很有用的信息的风险，甚至因为滤除了相关的语境，从而忘记了信息要点。
为了实施信息过滤，在阅读之前或阅读过程当中，尽量明确围绕这些信息需要实现的目标。根据目标将信息作不同处理：可以忽略的内容，记下来以备今后复习的内容，以及需要当场记住的内容。也可以根据有关信息的背景，把需要记住的信息划分成更小的类别。
尽早根据自身情况开始养成信息过滤习惯。万一今后在危急之中面临信息冲击，信息过滤会让你处乱不惊，有条不紊。
一开始要对自己所使用的工具和方法加以客观的评估。先把自己使用的所有工具及其使用方式列一个表，然后，对你之所以如此行事的前提予以检讨。尽量明确在什么地方、什么时候，你所采用的方法会失效。
当我试图确定该使用哪种工具的时候，我会自问几个有关信息目标的问题：我为什么需要使用这一信息？今后我会如何使用、何时使用以及在何处使用这一信息？这条信息的有效期有多长？除我之外，还有谁能从中受益？
何时适宜使用纸质文档：
1.把材料从大脑中移走。
用笔记下偶然闪现的念头，或者是一直困扰自己的问题，通常都是在非常忙碌的时候这么做。记在纸上还有一个好处，就是可以随时随地在小本上写下点点滴滴的内容。
2.解决问题。
创造足够的物理空间，让信息能够来回碰撞，大脑得以在不同的内容之间建立联系，从而找到孤立思考时想不到的解决方案。我建议你把解决问题时捕捉到的想法和需要用到的信息写在纸上，而不是把仅仅需要被动参考的内容写在纸上。
3.消化吸收信息。
在必须要阅读某些材料并对此作出反应的时候，我也倾向于使用纸张。
在纸上修改文章，有助于发现在计算机屏幕上容易错过的东西。
4.保存法务文档。
把纸质文件悉数保存起来，然后定期清理无用文件。每次查看纸质文档的时候，可以将其扫描下来，然后以PDF文件保存到计算机上，也可以在电子邮件中把PDF文件发送给自己。
我的建议不是要力争实现办公桌上没有文件，而是根据这些文件的使用背景、使用目标或者备忘方式，简单地加以分门别类即可。
为亟待处理的事情写便条，为一筹莫展的事情寻灵感，给有待解决的问题找方案，为金融税务及法律事务存文件，纸质文档在这些方面发挥的作用十分出色。
纸质文档的不利之处：
1.内容繁多的时候
无论什么时候，只要有大量无序存储的信息，纸质文档都不是很好的选择。
2.自己不知道何时何地用到的时候
对于那些机密文档，或者是无论如何都不可替代的文档，也要采用数字化工具安全存放。
3.别人可能需要使用的时候，与别人分享的时候。
将文件保存在云存储中是个好办法，但要选择使用那些不太可能倒闭的公司提供的存储服务。
准备几个不同的记事本，每一本都用来记录某一方面的内容，这样就能把在纸上做笔记的不便减小到最低程度。在电话旁边，也准备一个记事本，专门用来速记。
决定要用纸质工具还是数字工具的时候，应该以所处理信息的真正目标为基础。
如果你真想提高效率，就要在自己的天地中挑战一贯遵行的信息组织方式，去迎接新型组织方式。
在随时记录信息方面，纸张是一个极好的工具。
随身携带一个小记事本。
记在纸上是触发灵感，计上心来的好办法。如果你的目标是解决某个问题或提出一种想法，那就把你想到的随时写在纸上，然后撕下纸贴起来，让写有相关内容的纸片靠在一起，这样可以帮助你纵观全局，把握主题。
如果目标是记住或者真正吸收信息，那就把它打印出来，而不是对着电脑显示器看。在纸上可以注意到从电子文档上无法捕捉到的内容。
如果头脑中考虑的事情很杂乱，那么把它们写到纸上。这个方法简便易行，可以帮助你理清思路。
要确保使用数字格式的信息比用纸质信息更高效。
我不是把信息看做一系列毫不相干，迥然不同的数据堆，而是将所有数字信息当成统一的实体，或者说，把信息看成一个一直在扩建的大楼。
要把自己的私人邮箱和公司邮箱分离开来，使之成为你自己越来越大的信息仓库的组成部分。
把所有邮件集中放置在一个地方（Gmail），能帮助你更好地实现有序组织。
把所有内容都留在电子邮箱当中，需要用时搜索一下就能解决问题。
弄明白该把自己收到的某封电子邮件放在哪个文件夹里，不仅是一件费时费力的麻烦事，而且近乎不可能。
在Gmail邮箱中创建标签，然后通过手动方式或自动方式，将标签实际应用于所有邮件。
Gmail过滤器是一种规则，可以自动给电子邮件加上标签，Gmail过滤器是我在组织管理生活中的信息流时所采用的最重要的步骤。
Gmail允许你给邮件添加多个标签，搜索时可以使用“label:book label:to do”。在Gmail中查找邮件的思路跟在Google搜索中的技巧一样。可以给标签设定颜色，但不要设太多标签颜色，假如所有的标签都是彩色的，那就达不到以颜色来突出标签的目的。
Gmail的标签和过滤器一起使用的时候，可以自动管理大部分dianziyou8jian，从而更容易查找需要的内容。
给别人发邮件的时候，在自己的Gmail邮箱地址上添加一个“+”，这种方法可以自动过滤掉那些未必是垃圾邮件却由于来自不同的邮箱而难以过滤的电子邮件。接下来你可以设置过滤器，把所有发向yourname+xxx@gmail.com的邮件自动存档。这样所有发向该邮箱的邮件会自动从收件箱中转移出去，变成历史邮件。你也可以给所有发向该邮箱的邮件自动添加标签。
点击Gmail邮件前面的星号标志，表明添加到待办事项列表。
给自己发送备忘提醒邮件：需要备忘的网络链接、附件文档、或者原始纸质文档的存放位置等。
尽可能地使用现有工具，而不是随意增加新工具。但在组织管理信息的过程中，针对每种方法使用合适的工具也是同样重要的。当这两个原则出现冲突的时候，你必须明确自己的目标。
Gmail也有一个“任务”工具。使用这个工具，可以从任何一个电子邮件上创建一项新任务，也可以创建独立于邮件的任务，然后可以在Google日历上为每项任务指定一个日期。
无论如何还是要用Google日历来管理自己的私人日程安排，把日程安排看做自己可搜索的私人数据库的组成部分。
可以从Google日历中向别人发出邀请（写上邀请对象的电子邮件地址，中间用逗号分隔）。邀请对象可以邀请他人或修改活动。
Google日历最有用的是让你能轻松实现跟别人共享自己的日程安排。
Google日历的妙处在于你可以建立几个独立的日程表，然后把这些独立的日程表看做一个完整的可搜索、能过滤、用不同颜色区分的庞大而有序的日程安排。
使用Google日历，可以很容易地过滤掉当时没有兴趣查看的日程信息。为了集中精力，滤除特定时候无须查看的内容，这是一个非常重要的功能。
在安排团体活动之类涉及很多人的日程计划时，Google日历是一种很有效的协调方式。
在网上建立多个日程表，然后跟最有可能与此相关的人士共享日程安排。跟你分享Google日程安排的人可以不是google日历的用户，他们只需联网即可。
跟特定人士共享特定日程，其实就是为他们过滤你的日程信息。
在跟别人协调日程安排的时候，共享日程表也能减少因此出现的反复联系。
只要有可能，我就会用Google文档创建和保存个人文件。你可以把文档上传到Google文档，也可以在Google文档中直接创建新文件。
开会的时候用Google文档做记录。在Google文档的文本文件中作记录，并向所有与会者授予该文件的只读或修改权限。
Google文档的最大不足是它无法提供类似Office系列软件的丰富功能。Google文档更适合处理会议记录之类简单文档，在这种情况下，关键目标在于实时协作。
作为组织管理网络信息的工具，书签有三个弊端：
1.多台计算机的书签不同步
使用Xmark等在所有使用的计算机上实现书签同步。
2.随着时间的推移，你可能会积攒下大量书签，最终面对的是一个杂乱无序的长清单。
Firefox允许在创建书签的时候为其加上标签，从而便于标签搜索。
应该改变书签的名称（默认是网页标题），尽可能地做到顾名思义，方便搜索。
3.有些时候，书签会失效，网页会不存在。
如果在网上看到的信息非常重要，必须保存下来，则应该复制网页内容，粘贴到电子邮件中，然后发给自己。
如果网页一直存在，也可以把网址复制下来，保存在发给自己的电子邮件中。
在复制网页内容之前，可以点击很多网站都有的“打印格式”选项，通常可以消除广告及其他你不想复制的内容。
学会使用Google阅读器（www.google.com/reader）。
搜索不应该只是为了找到别人放在互联网上的材料，搜索应该整合到处理自己信息的所有环节中。当你评估新工具的时候，应该把它是否便于搜索这个因素考虑进去。应该尽量把搜索看成一个事先考虑周全的计划，而不是作为事后才去采取的措施。
把尽可能多的重要信息--文档、合同、日程安排、电子邮件放到互联网上。这样无论走到哪里，你都能访问自己的重要信息。需要的时候，马上就能搜索。如果别人有需要，可以跟他们共享信息。
第三部分 克服大大小小的挑战
频繁的思维转换很容易导致精力分散，从而严重影响专心致志于手头工作的能力。思维转换次数越多，彼此之间的相关性就越差。大脑转换、存储、清空信息的难度就越大。
在任何可能的时候，尽量把一天的工作安排结构化，以便具有类似背景的任务和会议--不管它们涉及同一个主题，或者同样会用到大脑的某个部分--能够连续进行。
要注意哪些思维背景比其它的要求高。如有可能，把思维背景要求较低的任务留到精神可能最疲惫的时候去完成。
建议你考虑一下每天经历多少自主式的思维转换。分辨是哪些分神因素导致频繁进行不必要的思维转换，然后减少这些因素。
每天安排有限的几次时间查收和回复电子邮件即可。
尽量约束那些容易让人分心走神的东西，使之出现在大块的工作之间。适当的休息实际上可以提高而非降低工作效率，窍门在于要把休息当成对已完成的工作的奖励，而不是逃避工作的门道。
在召集会议的时候，一定要有明确的目标。要问问自己，通过发邮件、打电话之类的方式，是不是就能实现这些目标呢？（然后，当心不要过于依赖电子邮件和电话联系，人们需要偶尔的会面时间，以启发灵感，增进友情）要确保你召集开会的每一个人都确实有必要出席这个会议。
如果会议确实有必要召开，要尽量使每个人都能比较容易地进入这个主题。比如可以把要在会上讨论的材料提前发给与会者。
尽量把开会时间限制在30分钟之内。
随手加上以后转换思维时需要参照的注解，这样思维转换更容易完成。
要认识到工作和生活不是泾渭分明的两件事。生活中会有很多工作上的事情出现，同样我也会把私人生活中的很多东西带到工作中去。
在组织管理日程安排的时候，不要区分工作日程和私人日程，而是根据需要了解你的日程安排的人员来管理日程表。
在效率下降的时候自我放松一下，同时需要工作的时候随时工作--哪怕是晚上10点--这样的做法恰恰是根据工作的实际需要来调整作息习惯，而不是力图根据想当然的方式来安排生活。
建立一个任务清单，安排那些能在五分钟之内完成的任务。
如果你工作安排不合理，如果你经常拖拖拉拉，如果你在办公桌前会浪费很多时间去看网页新闻，那你就是在延长上班时间。大脑并没有得到真正休息。休息时间只有真正发挥放松作用，休息才能成为恢复精力的手段，这就意味着你要离开办公桌和计算机，去做些真正能让大脑得到放松的事情。这样才有助于你提高工作效率。
我会尽量拿出一些旅途时间来考虑当前工作中面临的问题，或者为今后的工作制定规划。另外，我会随身携带一个记事本，从而可以随时把自己的想法记在纸上。
把所有能想到的新任务加入手机上的待办事项清单中。我不给这些待办事项安排优先次序，只是不想在大脑中记忆而已。
要认识到工作和生活并不是泾渭分明的两件事。相反，要接受这样的事实：有时候我们拼命工作，有时候我们尽情玩乐。工作未必要给生活让路，正如生活未必要凌驾于工作之上一样。
把工作和生活融为一体，可以先从自己的日程安排表开始。要根据访问人员来安排日程表，而不要在工作和生活之间人为划分界限。
周末休息时，在那些不需动脑的无聊时段，如果能偷闲处理一下工作上的琐碎事情，一般不会牢骚满腹，原本会白白浪费的无聊时光变成了富有成效的工作时间。
工作时要做到全神贯注，有条不紊，这样就会有更多的美好时间分配给家人、朋友和自己。
在压力很大的时候，面对不得不做的决定和必须应对的挑战，我们从来就不会真正做好准备。让生活中所有相对次要的压力最小化，全力以赴地处理真正要紧的事情，这是我们的最佳选择。
危机当前，跟别人共享信息就变得极其重要。
未来无法预见，我们只能努力发现正在发生或即将发生的坏事变现出来的征兆，然后尽可能地做好准备，以便在情况开始恶化的时候，知道该做什么。
对于将来可能发生的事情，如果过分关注，为此承受很大压力，结果是事倍功半，因为将来什么都有可能发生。
我们可能过于关注以后的事情。在我们预先作出太多的计划，力图预测将来可能出现的所有危机的时候，我们实际上大大加重了当前需要承担的脑力负担。换言之，在我们过分考虑未来情况的时候，经常会失去对当前的把握。
多跟那些不同于自己的朋友沟通交流，这在艰难时期更加重要。
尽可能使用那些已经上手的工具去组织管理信息。对信息进行过滤筛选，给信息加上大量注解说明，跟需要信息的那些人在线共享相关内容。
精心挑选几个故事，尤其是能够表现你在其他的工作中所取得的重要成绩的故事，讲给面试你的人听，这是很有用的。讲故事有助于让人记住你。
要特别注意在求职简历中放入有效的关键词，并在写求职信的时候把大部分关键词包含进来。
大脑具备令人难以置信的强大能力，但在思维转换过多、信息负担过重的情况下，大脑不会处于最佳状态。把信息放在大脑之外，让我们得以把全部脑力集中在真正需要的地方，这是十分重要的。
有关键情节透露
