《仓鼠革命》笔记
书评:
这个一本很小的书,主要对于一些每天太多电子邮件,花费在处理邮件太多时间的人们,提供简单的方法。避免无用的邮件,提高写电子邮件的质量,并迅速归档和查找邮件。
[建议阅读人群]
收件箱的邮件数超过50封的人
每天花在接发邮件超过1小时的人
一天收不到电邮寝食难安的人
永远也找不到你想要的邮件的人
[喜欢上本书的三个原因]
1.它有效
2.它可以为领导人提供有价值的指导
3.它简明易读
工作思路与方法:
制定目标:制定合适合理的个人目标
合理规划:进行准确清晰的工作规划
方法一:减少电子邮件数量1-2-3
1.是否必要:及时、相关、完整
2.是否合适:合规、职业化、不得罪人
3.是否目标正确:回复所有人、群发名单,抄送、最佳渠道
然后再发送
减少电子邮件数量
发得少--收的少
慎用“回复所有人”
减少下面类型的邮件:仅供参考类,琐碎的感谢邮件,不完整邮件,多余的邮件,包含可以搜索到的信息的邮件。
方法二:提高电子邮件质量A-B-C
加强抬头
1.寄送:行动实施者
2.抄送:相关人员,不群发邮件
3.标题:使用分类:1、行动2、信息3、要求4、确认5、寄送
4.附件:简明附件,压缩,题目明确
雕塑主体
使用简洁热情的问候语
ActionSummary--行动简述
简单地列明需要采取的具体行动、关键点、或特殊目的
点明前因后果,做到明白无误
Background一背景信息
清楚、简洁、相关
使用分点或数字来雕塑主体
用清晰的黑体字总结各段落
Close一结尾
下一步行动和小提示
使用带有职务和联系信息的自动落款
方法三:信息辅导,以期待续效果
信息辅导有三个困难:1、抵触情绪2、不能很好地执行3、缺少知识
1、接受辅导
感谢所有提供反馈意见或建议的人
不要把它当成个人的事
每周询问自己团队同事对电邮的反馈意见
2、自我辅导
实施仓鼠革命方法并征询同事的反馈
把工具应用于白天的日常工作中
熟能生巧
3、辅导别人
制做头十名发件人名单
和他们交流
和他们分享你的故事
辅导他们以正确的方法寄送信息
展望成功远景以克服抵触情绪
勇敢面对困难
方法四:根据COTA法则快速存档和查找文件
┌───────┬────────────┐
│COTA文件夹 │包含的信息内容: │
├───────┼────────────┤
│1, Clients客户│你的团队的内部或外部客户│
├───────┼────────────┤
│2, Output成果 │你的团队的产品和服务 │
├───────┼────────────┤
│3, Teams团队 │你的团队、伙伴 │
├───────┼────────────┤
│4, Admin管理 │你的非核心工作任务 │
└───────┴────────────┘
COTA的六个秘诀
1、在“我的文档”里显示“详细信息”
2、用数字分出优先顺序
3、使用“强力底稿”以保证文件夹分类一致
⊙“强力底稿”是一个主文件夹,包含了常用的子文件夹。无论何时需要建立一个新的文件夹,只需把“强力底稿”复制下来重新命名即可。
4、扩充访问途径以节省时间
⊙给4个COTA文件夹建立桌而快捷方式
5、为网络链接创建COTA文件夹
6、把文件柜换成COTA体系
这个一本很小的书,主要对于一些每天太多电子邮件,花费在处理邮件太多时间的人们,提供简单的方法。避免无用的邮件,提高写电子邮件的质量,并迅速归档和查找邮件。
[建议阅读人群]
收件箱的邮件数超过50封的人
每天花在接发邮件超过1小时的人
一天收不到电邮寝食难安的人
永远也找不到你想要的邮件的人
[喜欢上本书的三个原因]
1.它有效
2.它可以为领导人提供有价值的指导
3.它简明易读
工作思路与方法:
制定目标:制定合适合理的个人目标
合理规划:进行准确清晰的工作规划
方法一:减少电子邮件数量1-2-3
1.是否必要:及时、相关、完整
2.是否合适:合规、职业化、不得罪人
3.是否目标正确:回复所有人、群发名单,抄送、最佳渠道
然后再发送
减少电子邮件数量
发得少--收的少
慎用“回复所有人”
减少下面类型的邮件:仅供参考类,琐碎的感谢邮件,不完整邮件,多余的邮件,包含可以搜索到的信息的邮件。
方法二:提高电子邮件质量A-B-C
加强抬头
1.寄送:行动实施者
2.抄送:相关人员,不群发邮件
3.标题:使用分类:1、行动2、信息3、要求4、确认5、寄送
4.附件:简明附件,压缩,题目明确
雕塑主体
使用简洁热情的问候语
ActionSummary--行动简述
简单地列明需要采取的具体行动、关键点、或特殊目的
点明前因后果,做到明白无误
Background一背景信息
清楚、简洁、相关
使用分点或数字来雕塑主体
用清晰的黑体字总结各段落
Close一结尾
下一步行动和小提示
使用带有职务和联系信息的自动落款
方法三:信息辅导,以期待续效果
信息辅导有三个困难:1、抵触情绪2、不能很好地执行3、缺少知识
1、接受辅导
感谢所有提供反馈意见或建议的人
不要把它当成个人的事
每周询问自己团队同事对电邮的反馈意见
2、自我辅导
实施仓鼠革命方法并征询同事的反馈
把工具应用于白天的日常工作中
熟能生巧
3、辅导别人
制做头十名发件人名单
和他们交流
和他们分享你的故事
辅导他们以正确的方法寄送信息
展望成功远景以克服抵触情绪
勇敢面对困难
方法四:根据COTA法则快速存档和查找文件
┌───────┬────────────┐
│COTA文件夹 │包含的信息内容: │
├───────┼────────────┤
│1, Clients客户│你的团队的内部或外部客户│
├───────┼────────────┤
│2, Output成果 │你的团队的产品和服务 │
├───────┼────────────┤
│3, Teams团队 │你的团队、伙伴 │
├───────┼────────────┤
│4, Admin管理 │你的非核心工作任务 │
└───────┴────────────┘
COTA的六个秘诀
1、在“我的文档”里显示“详细信息”
2、用数字分出优先顺序
3、使用“强力底稿”以保证文件夹分类一致
⊙“强力底稿”是一个主文件夹,包含了常用的子文件夹。无论何时需要建立一个新的文件夹,只需把“强力底稿”复制下来重新命名即可。
4、扩充访问途径以节省时间
⊙给4个COTA文件夹建立桌而快捷方式
5、为网络链接创建COTA文件夹
6、把文件柜换成COTA体系
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