巧妙利用文档，实现升职加薪的小目标

换了工作，试用期结束时有个转正答辩，组长提前看过我的PPT后，说不够美观，整体效果不好。我不知道怎么改，去找朋友求助，他把文字大幅缩减，微调了字体和颜色后发回给我，我打开一看，整体效果又清爽又干练，赶忙道谢。

朋友改完后评价：“你只是会做文档，但是还不会做好一份文档。”我不服气，说：“不就是往里边加素材吗？”朋友说：“我们公司的新人培训，有一课就是学习文档制作技巧，每年花在对外文档的制作和维护费用更是不低，你以为公司吃饱了撑得吗？”

我愣了一下，朋友接着说：“你之所以觉得会做PPT没什么，是因为你还没遇到， 靠展示ppt就可以定一家公司的生死这种类似场合。当你没法说话，只能靠文档去争取机会的时候，你就能感受到一份优秀文档的价值有多大了。”

被科普了一番文档的重要性后，我查了很多资料，当发现有人能凭着分享文档的制作技巧而实现财务自由时，我意识到自己之前的想法确实太简单。我急切想找一本工具书，来迅速提高文档制作能力，这时我遇到了《书面沟通的艺术》。

《书面沟通的艺术》，看名字就知道针对的是书面交流的能力培养。书中介绍，在商务活动中会涉及到的所有文档材料，统一称为“商务文本”，包括预决算表、投标书、演示PPT等等。在职场中，我们没有精力为每一份文档详细解说，那么这时，就需要文档来代替我们去说服上司和目标客户，完成预期目标。换句话说，“商务文本本身就是演讲”，“只要商务文本足够细致和优秀，就不需要口头说明”。

《书面沟通的艺术》作者天野畅子，是日本资深的企划咨询师，她先后担任过媒体部负责人、公关部负责人、连锁酒店总部企划等职位，向客户提交过很多方案，也作为甲方挑选过很多企划书，对如何制作和选择商务文本都有着丰富的经验。在书中，她详细描述了在商务文本的制作前期、中期和后期，分别需要注意的事项，希望能借由这些技能训练，帮助我们多快好省地做出一份各方都满意的商务文本。

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一、 制作商务文本前的准备事项

一份商务文本制作好后，通常是需要上司审批，以及最终送到目标客户手里使用的。所以我们需要在开始动手制作商务文本前，确定好给上司和客户展示的关键信息。《书面沟通的艺术》里帮我们把这些关键信息归纳成了6W2H，它们分别是：

What（做什么）、Who（谁负责）、When（什么时候）、Where（在哪里）、Why（为什么）、Whom（给谁看）、How（怎么做）、How much（多少钱）。

做什么，就是商务文本对应的商务活动，比如产品对外发布会，或者内部总结会；谁负责，就是确定商务文本的主导人；什么时候，指的是截止时间，比如活动报名的截止时间，通常需要具体到某天某时；在哪里，就是商务文本的用处，是在会上公开展示，还是可以提供线下的纸版资料；为什么，就是这份商务文本的制作目的，比如是为了宣传产品，还是总结经验；给谁看，就是确定商务文本的面向对象，他们的年龄、受教育程度、性别、习惯等等，都是我们要去了解的因素；怎么做，就是要保证商务文本可以准确显示要传达的内容；多少钱，指的是这次活动涉及的开销和收益，通常来说，如果成本越小收益越大，就能越吸引别人的关注。

缺少了上面的关键信息，商务文本也就无法起到展示和帮助决策的作用，所以如果一份商务文本遗漏了上面的任何一点，都是会被打回重做的。

二、 制作商务文本时的注意事项

1. 提高方案的可信度

如果制作的是企划类的前期计划文档，那么我们的重点在于，怎样能说服对方相信并且支持我们的想法。

最好的做法，就是找到以前的例证，从经验的角度来展示方案可行。所以我们可以在商务文本中，引用权威的文献资料来说明，提高方案的可信度；但有时候，理想的支撑数据并不容易找到，这时如果条件允许，我们也可以自己动手采集和统计数据，这样既贴合实际，又能从侧面反映我们的工作态度和能力，也会间接影响我们的方案被选择的机会。

2. 增强阅读体验

天野畅子在书里强调了一个很重要的观点：那就是放弃“我努力做的商务文本，对方肯定会仔细看的”这个想法。大家都很忙，所以很多时候，你精心制作的文档，别人只会用几分钟甚至几秒钟匆匆浏览（其实换位思考一下，我们对于评阅别人的文档，也并没有重视太多）。所以为了保证我们的关键信息被准确传达，我们就要想办法增强商务文本的阅读体验。

我们首先要做的，是把关键信息，尽可能放在前面。这样就算对方很忙，拿到文档匆匆扫一眼，也会凭着标题来对我们的文档有一个大致的了解；

其次，要科学排版，吸引读者兴趣。大众的阅读习惯，通常呈Z字型排布，也就是说，当拿到一份新资料，我们首先会不自觉关注左上角的内容，所以我们可以把最吸引人的信息放在左上角，按照从上到下，从左到右的布局设计排版，这样就能起到引导读者持续阅读，让我们的信息尽可能被吸收。

第三，用数字冲击视觉。通常来说，人的眼睛会被群体中突兀的地方吸引，所以我们可以在满篇文字中使用数字来加强视觉效果。比如描述一个产品的目标人群是儿童，可以改成目标人群是8-10岁未成年人，这样指代清晰，也容易理解；又或者想描述某类产品的销售业绩，与其模糊说全国畅销，不如直观指出它在哪些地区排名是第一，用直观的数字或排名来刺激决策者采纳方案。

三、 完成商务文本后的查漏补缺

商务文本的内容编制完成，不代表它就可以马上提交。这时我们要做的还有以下几件事：

1. 检查

首先检查错别字。一份含有错字、别字的内容，能让阅读的人瞬间丧失信心和耐心继续查看文本，这对于我们方案的过审和最终的宣传效果都是非常不利的。所以首先，我们一定要保证商务文本的正确性。

再有，关于截止日期、附上的联系方式也需要反复检查。设定截止日期，通常是为了督促目标人群下决定，联系方式则是在等待他们主动联系，这类信息是我们后续工作的关键，也需要高度留意。

2. 调整

在商务文本中，字体和字号是非常能彰显文本风格的元素。天野畅子推荐了两种特别适合的字体宋体和gothic字体，它们简单大方，非常有商业气息，能大大提高印象分；

如果在商务文本中使用了表格元素，我们也可以适当调整表格的样式来强调重点：比如把表格中的文字左对齐，数字右对齐，如果想突出某个单元格内容，就调高它的行高度，如果是关键性结论，还可以修改单元格的背景色。这些特定的样式都可以被利用起来，引导读者接受我们的想法和主张。

3. 装订

商务文本最终交付打印时，我们还需要留意商务文本的纸张和装订。天野畅子推荐使用高质量的纸张来打印，并且建议一份商务文本只用一个订书钉斜着45度装订就可以了，这样文本可以被全部翻开，内容也没有遮挡，方便读者翻看。

她之所以推荐这种做法，是因为对专业人士来说，刚拿到材料，他们就能知道这是打印还是复印件，纸张品质好不好，甚至通过装订方式就会直接判断制作者是不是足够用心。所以《书面沟通的艺术》强调，“从打开商务文本信封的那一刻，对商务文本的考核就已经开始了”。

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按照书中的指导，我又把答辩PPT修改了几遍，再次发给了组长，组长很满意。最终，我靠着这份PPT和临场发挥，顺利通过了转正答辩，之后还收到了加薪通知。我的PPT模板也被同事要走，说要作为模板供组里后续使用。

事实证明《书面沟通的艺术》是一本非常实用的文档制作指南，职场中的我们，都应该重视提高自己的商务文本制作能力，因为也许下一个升职加薪的机会，就藏在这些不起眼的商务文本中。共勉。