在职场中,很难被拒绝的沟通方式
怎么在职场里“好好说话”?
你有没有彻夜熬夜做过PPT,让它看起来更精美,只为了第二天能够更完美的做汇报方案。
但在会议上,该被领导批评的一句不少,甚至领导还更看好那些看起来粗糙的PPT。你有没有算了一大份数据分析,但是到最后却不知道分析这些数据的理由?为什么我要耗费这么多时间精力在这里呢?
迈克.费寥洛在《极简思考》这本书里,就讲述了在职场沟通的高效工作法。迈克·费廖洛曾在麦肯锡任职多年,用自己独特的工作方式,成为了全美知名的培训师和演说家,为很多有名的企业,像谷歌、雅培、领英里的领导人做出咨询,帮他们制定了更清晰和高效的工作方法,他在这本书汇聚了很多精髓,不说完全,至少能够明显的提升我们在职场上的沟通能力。
在我们越来越频繁的职场交流中,每个人每天都在沟通和被沟通中度过,很多杂乱的信息灌输进我们的脑袋里,但80%的信息是无效的,于是迈克经过多年的职场生活也意识到了这个问题,于是他提出了“结构化思维”。
这种思考方式主要是让你简化所有的信息,如果你说“简单的方式不足以解决问题”,那你就打错特错了,这一方法的吸引人之处,正式在于它的简化的美,你越擅长简化信息,你的想法就有更大的机会得到支持。
在《极简思考》中,从寻找问题,到沟通对象,到方案怎么样才能顺利通过,作者麦克.费寥洛着重讲了三个重点方面,首先,怎样找到问题的本质呢?其次,怎样沟通能让人更好的接受呢?。最后,如何让你的方案经得起推敲。这三个内容是我们沟通中经常出现的疑惑点。那么,我们到底应该怎么做呢,我们来看下作者迈克的讲述。
一、我们怎样找到问题的本质呢?
每个人都知道要提出问题,解决问题,领导才会认同,但是你知道什么才是真正要解决的问题吗?你在PPT里做的数据分析是不是问题的关键点呢?很多人总是执着于纠结漂亮的数据,消耗大把时间来反复修改,直到看起来很完美,但深究起来,这些数据除了“漂亮”以外,竟也找不出其他的可取之处。
我们要具备的不是分析问题的能力了,而是找到问题的能力。比如经常看到新闻里说,某某品牌的车子打折,最高可优惠9万元,如果你看到这个优惠然后就觉得用户会很开心,那你就错了,往往评论下面会出现,“你以为我缺少的是这个9万元,我缺的是买的起的900万”。所以你要知道用户的真正的问题本质在哪里,而不是埋头分析。
和本质问题相互对应的是核心建议。著名的“电梯游说”,我想你也听说过,假设当你和公司高层只有短短的同坐电梯的时间,大约只有30s,你应该说什么才能让你的领导记得你并且对你的建议感兴趣呢?这就是你遇到事情时,所需要思考的问题的本质。在公司大的层面来说,是利润点相关事宜。但在其他的事情上也存在其他的核心问题点,找到这个核心问题点是关键。
很多结果的成功和失败,都是在事先定义问题的时候出现的,如果有人请你做一个方案,你肯定必须要搞清楚,为什么,只有当你知道为什么之后,你才能在不偏离正确的方向。就算你领导交代给你一件普通的事务,当你不明白背后的原因的时候,你大概率会搞砸这件事。因为做事过程中总会有一些阻碍,当你遇到时,又没办法第一时间跟你领导沟通时,你就需要自己做判断,只有知道了事情背后的原因,你才能最大可能的接近最初的轨道。
二、怎样沟通能让人更好接受呢?
在沟通过程中个,首要的一点是,保持自己清晰的思路。为了让别人更好的听懂你的观点或是建议,在沟通前务必搭建自己清晰的沟通框架;你可能会收集很多材料或者事实信息来填充你的框架,但是这些框架是不是适用于你的沟通对象呢,你就要慎重思考你的沟通框架了。就像你跟小朋友讲一个故事,你需要考虑到小朋友现有的知识背景,假如他不了解故事背景,那么你就需要先仔细的给他介绍背景内容,先帮助建立事实背景,后续才能更好的理解你所讲述的剧情故事,人物发展情况。
在沟通的时候也一样,要是对方缺乏背景知识,或者他不愿意一时半会接受你的建议,那你就要从背景知识开始介绍,就像讲故事一样,“从前从前。。。”这就是背景介绍,“接着发生了。。。”这是具体的形势变化情况,”最后,英雄胜利了。。。“这就是提出核心观点的时候,例如,”正义总能战胜邪恶“之类的。这类沟通框架比较适合对方缺乏背景知识的,或者他抵触接受你的建议的,那么你就需要从头开始讲,先从了解开始,一步步深入描述你的建议,一步步把他带入你的思维中,最后让他们得出和你一样的结论。
另一种结构叫做列形结构,和层形结构相对应的,这个结构,再以各个论点论据来支撑你的核心建议,这个结构适用于在直接领导或者是你经常接触的人,他们都知道事件背景,就不用赘述这些情况了。
在你沟通的时候,选择一个合适的结构化框架非常重要,你需要评估你的沟通对象,很可能在一场会议中,有很多类不同的对象,那么你可能需要交互讲述,花时间思考该怎么讲述,这些思考的时间肯定不会浪费。
在思考完沟通框架结构之后,我们的目的是让对方更好的听懂你的建议,你的沟通不应该用特别难懂的词汇或者复杂的语句,而是应该简明扼要,像将故事一样符合逻辑,又让人想听,同时我们讲述的时候,并不是像一本书那样叙述细节,而是更像一份书的大纲或者思维导图那种,主要观点描述,次要观点,事实依据等等。你不需要用太多的形容词,类似于”引人注目的,焕发生机的“之类的,这些词只会让人觉得累赘,而是尽量多的简洁表述。
这整个沟通思路框架可以在小的项目中直接应用,甚至延伸到生活沟通,在沟通前思考的时间能换的你更好的沟通效果。
三、如何让你的方案经得起推敲呢?
从最初的方案到最终的方案确定,你会经历过很多个方案的修改、建议的整合,你的核心观点也会被质疑甚至被推翻,你需要花费大量的时间来沟通,但结果怎么样却不得而知。所以到底要怎么样才能保证你最后的方案能够顺利通过,你的核心观点能够经得起考验呢?
最初,在你整合观点的时候,你必须跟许多利益相关人交流。你一直把观点独立在你的脑海里,或者是你的小团队,完成初稿后,你可能觉得还不错,但是并没有落实到实处,当最终把方案放于很多人面前,就会被冲击,因为在别人眼里,或许有信息不对称的原因或其他。所以在整合观点中,你需要跟很多利益相关人沟通,比如说你的上级,或者其他部门的领导,他们看待方案的出发点跟你肯定相去甚远,因此如果你能考虑到他们的意见,就会大概率的减少你方案的夭折率。
接着你需要自我验证甚至自我推翻。一个经得起考验的方案,肯定是基于很多可信的事实依据,参考了当前的形势变化,所以你要找到很多事实材料来支持或者来推翻你的观点。当事实材料并不能达到你预想结果的时候,可能不一定是坏事,至少你减少了一次别人来推翻你方案的可能性。这也是你以开放心态接受假设被推翻的的开端。
最后,最简单也是最难的一步,选择合适的方式并正确的传达出来。我们经常会收到别人长达60s以上语音,一听,前面长达20s的不知所云,长达30s的东拉西扯,最后十秒的正题,这是我讨厌听语音的原因,不如文字那样你可以直接看到核心的观点,语音你不听就不知道讲的是什么内容,你不听完也不知道对方到底想要表达什么,这就是一种极差的表达方式,或者是没有抓住本质问题。还有别人在演讲时的”嗯。。。嗯。。。“还有”然后。。。然后。。。“之类的词,会让你的整个方案大打折扣,甚至即使你的方案观点很好到最后也可能抓不住人心。
所以说这一步是最简单同时也是最难的一步。你必须简洁扼要的表达观点,抓住本质,不要眼花缭乱的数据,不要浮夸的辞藻,而是一阵见血的观点,同时也要在视觉元素上下点功夫,要符合大多数沟通对象的要求,才能获得顺利的通过。
在焦虑感十足的现在,简洁高效是工作很重要的一点,正确的沟通可能比你想象中的更加重要,也可以说,你越擅长简化处理信息,你做的方案越能抓住重点,你的方案就越有可能通过,你的想法就越有可能得到支持。就像《极简思考》中所说的发现问题的本质,简明扼要的找到解决问题的办法。你所需要做的事不在于分析问题,而是解决关键问题,把结构化思维内化成自己的能力,他将会加快你在职场里的思维能力,提升你在工作中的影响力。