搞定Ⅲ

带图的读书笔记可以看博客： http://www.cnblogs.com/speeding/archive/2012/06/06/2533561.html 这本《搞定3》是在来回上海的飞机上看了一半，回来后慢慢看完的。感觉这本书把《搞定1》的思路理得更加清晰了，用一张图可以表示出文章的大纲结构。 前三章 讲述了GTD现象、为什么有用、GTD的原则、3种模型、思想基础、步骤、自我管理矩阵。 GTD有用的主要原因是：当一件事总放在脑子里，在做任何事的时候总想着它，从而造成了干扰、分心与压力，当你把它写了下来后，从而压力大大减轻。 三种GTD模型：掌控工作流程、合乎自然的规划、关注层面。 掌控流程对应于上图的水平轴，分为捕捉、明确意义、组织整理、深思和执行等五个阶段。 关注层面就是《搞定1》里提到的6个高度，对应于上图的纵轴（视角），从底向上是行动、项目、责任范围（可能是翻译的原因，原书上的图都写的是关注层面）、目标、愿景、宗旨原则等六个高度。 而合乎自然的规划，就是《搞定1》里说的一个项目的纵向规划，分为目标意义、结果、头脑风暴、组织整理和明确下一步行动等五个步骤。《搞定3》里的翻译与《搞定1》里的不太一样，我感觉还是第1本书中的翻译准确些。 而在第3章的自我管理矩阵里，用四象限法说明了掌控和视角把握好与不好对应的4种人群。 第四章 捕捉 以前《搞定1》里的“收集”改为了“捕捉”，收集感觉有点被动的意味，而捕捉好像就多了一些主动的含义，最有用的是附录里提供的用于捕捉这一步的提示清单。一些年轻人以事情不太多为由拒绝GTD，但实际上你经过深度捕捉后，工作和生活方面的事情还是相当多的，必须要捕捉并记录在系统里。 第五章 明确意义 这一步骤的名称由《搞定1》中的“处理”改为“明确意义”，变得最容易理解了，以前一直把《搞定1》里的处理和整理搞混，可能也有翻译的原因，也有理解不深刻的原因。这一步要回答的关键问题是： 你对这件事是否可以采取行动？ 如果需要采取行动，则要思考这2个问题： 我希望的结果是什么？ 下一步该怎么办？ 如果不需要行动，则被归类为“垃圾”、“将来也许”和“参考资料”三类，对应于下图（著名的GTD工作流程图）中右侧的三项内容。 第六章 组织整理 把可以执行的行动再进行细分，2分钟完成的立即执行；或委派给他人，设置为等待状态；对日期有要求的放在日程表上，对尽快完成的行动再划分出多个情境。这一切都与《搞定1》差不多，只是在书上提供了一个分类的参考。 第七章 深思Reflection 《搞定1》里叫回顾Review，在书的附录中给出了每周回顾的清单： 保持清爽 收集零散的文件和材料 把积累的名片、收据和庞杂的纸质材料收集起来，放入工作篮。 清空工作篮 把待处理的纸质材料、日志、会议记录、语音信箱、献辞和电子邮件等彻底清理。 清空大脑 写下并处理一切未捕捉的新的“项目”、“行动”、“等待”、“将来/也许”清单。 保持最新 查看行动清单 把已完成的项目勾掉。查看下一步行动的提示信息并作记录。 查看翻过去的日程表事务 查看翻过去的日程表事务，寻找遗留的行动和参考资料等，把它们转移到日程表新的一页。 查看即将发生的日程表事务 查看即将发生的日程表事务(长远和短期)，捕捉它们所引发的行动。 查看“等待”清单 记录应当后续追踪的行动。勾掉已收到答复的事务。 查看项目(重大结局)清单 逐一评价项目、目标和结果的现状，确倮每个项目都在执行当前行动。纵览手头项目的项目计划、辅助材料和其他材料，列出新的“行动”、“完成”、“等待”等提示清单。 查看相关的对照表 用来提示新的行动。 发挥创造性 查看“将来/也许”清单 查看当前也许可以执行的项目，把它转移到“项目”清单上。勾掉不再感兴趣的事项。 发挥创造性，体现魄力 你的系统还要补充什么新奇、巧妙、疯狂、冒险、别出心裁、发人深省的点子吗？ 第八章 参与 这一步的关键问题就是“下一步行动是什么？”。 第九章 GTD运用到工作和生活中 用“格雷西的花园”的例子说明了5个主要流程。 第10章 摆正视角 在获得掌控之后，更高的层次是摆正视角。当收集到了所有该读的书目时，只有通过6个层面的思考，才能找出哪些书真正该读。这6个层次就是“下一步行动”、“项目”（1万英尺）、“职责范围”（2万英尺）、“长短期目标””（3万英尺）、“愿景””（4万英尺）、“宗旨和原则””（5万英尺）。 第11章 下一步行动 无论你的进步有多大，都必须沉下心来，把它们落实为具体行动才行。 第12章 项目 要回答的基本问题是：我要完成什么？ 第13章 责任范围 要回答的基本问题是：我需要维持什么？ 第14章 目标 要回答的基本问题是：今后一两年我想完成什么？ 第15章 愿景 要回答的基本问题是：长远的成功是什么样，它看起来、听上去和感觉如何？你的3-5年的目标是什么？ 第16章 宗旨与原则 要回答的基本问题是：我为什么是现在的样子？我怎么成了现在的样子？ 宗旨提供了生存的最终目标和方向，原则体现了人生道路上要始终坚持的核心价值观。 第17章 重访“格雷西的花园” 从6个层面把前面提到的虚拟的项目重新思考了一遍。 第18章 实际运用 启动系统要注意：用方便好用的捕捉工具、建立日程表和行动清单、建立专项事务清单、建立参考系统、建立有效的工作台结构。 把系统充实起来要注意：把项目落实到具体的行动、为整理腾出时间、每周回顾、主动安排时间进行摆正视角相关的思考。

把工作当成游戏，而且是好玩的游戏，只要我们牢记它的目标、界限、内容和规则就行。 手头常备一个小本子，想起什么就随手记下来。 阿拉伯谚语：相信真主的同时，请把骆驼拴好。 屯，刚柔始交而难生，动乎险中，大亨贞。——《易经》 时间是无法管理的，它自顾自地流走。你能管理的只有你自己——你关注的事和你采取的行动。 GTD的特点：把目前自己要做的事列成清单，系统地甲乙整理和查看，你就能抓住重点，站在最佳视角看待自己的世界，在任何时候都能自信地作出下一步做什么(和不做什么)的决定。它包括：写出你注意到的所有事情；分别把可以采取行动的事情变成结果和具体的后续步骤；有条不紊地整理尚待处理的事物和信息，根据你具体处理它们的方式和时间，把它们适当归类；经常检视你诸多事物的6个层次(宗旨、愿景、目标、责任范围、项目、行动)，及时跟踪和保持警觉。 掌控工作流程： 收集阶段Collect 处理阶段Process 组织整理Organize 检查回顾Review 执行阶段Do GTD的主要内容是抓住重点，去除无谓消耗精力的事，即利用GTD法把注意力以必要的方式、在必要的时候引向必要的地方，提高你的能力。重要的不在于你一直都在做对己而言最正确的事情，而在于你牢牢地掌握主动，用一套行之有效的程序来作出决定，并坚持把它完成。 GTD把创造性的思考和胡思乱想区别开来，你可以在打开积极思考的通道、探索大脑潜能的同时，把消极面排除在外。 要减轻承诺未兑现时的压力，你必须意识到：你要捕捉、明确所有层面的事情并把它们条理化。你自觉地在必要的时候查看、追踪它们的进展情况。 “完成思考”就是想清楚朝向目标迈进的下一步该做什么。想到一半就不想了，这是没有对你该注意的事情给予适当关注的典型例子。一旦你想好事情的下一步该干什么，并把用来提醒自己的信息搁在一个必要的地方，你就可以把它们抛开，朝着既定的方向努力即可。 全局视角是你最宝贵的财富。把生活当事业，把工作当游戏，你看待它们的正确视角是实践生活、事业双丰收的最终钥匙。 第2章 步骤 很长一段时间，我一直觉得生活就要开始了……可是路上总有障碍。一些要先处理的事情，一些未完成的工作，时间还是不够用，金钱依然没赚够，然后，生活就开始了。后来我明白了，这些障碍就是我的生活。——艾尔弗雷德·索扎 切实做到掌控全局，要运用5个步骤，并通盘考察和评估6个层面：捕捉、理清、组织整理引起你关注的每件事，适时查看和追踪清单列举的实物的进度。行动要和你的关注层面和职责范围相吻合，要以你设定的确切目标位前进方向，要由你的长远目标和价值观所指引。 工作的广义含义：凡是你想做还没有做的事情，都是工作。工作和生活互相排斥的看法本身就是错误的，通常只有在失去平衡的时候，人们才意识到它。平衡生活和工作的关键问题是消除一切原因造成的精力分散，每件事都做到全情投入。 第3章 自我管理的基本内容 倘若你没有钢铁般的意志来把握自己的人生，上帝会让你付出代价，让你为自己的软弱吃几次苦头。倘若你不能亲自掌舵，就不要怪你的航船停靠在莫名其妙的港口。——汤姆·罗宾斯 GTD模型效果显著，基于两个基本要素：掌控 视角 掌控分为5个步骤，摆正视角包括6个关注层面 自我管理矩阵

自我管理矩阵

发现你的心事是获得掌控的5个步骤的第一步，它的本质是减轻紧张的情绪。从当前的实际状况出发，只要仍有事情萦绕在你的心头，只要它们引起你注意，你就可以对它给予适当的关注，这样你才能不断地理清头绪，集中精力处理它。 第4章 获得掌控：捕捉

掌控与视角

捕捉是实现掌控的第一个阶段，它的基本原则是搞清楚眼前的实际状况，把可能与你关注的事情有关的所有信息收集起来。它划定了运动场的范围，你参加比赛时就可以做到心中有数，知道四周的边界在哪里。一有心事，就把它用白纸黑字记录下来。 自我大脑清扫 首先扫描下四周：办公桌上、桌下和旁边放着什么东西？……凡是办公文具、装饰、参考资料或办公设备以外的物件，都是要解决的问题，因为它们占据了相当一部分注意力。将待处理的物件统统放进工作蓝。”未完成事务提示清单“用来核对工作和生活中引起我们注意的诸多日常事务。1万英尺——当前的项目；2万英尺——关注和责任范围；3万英尺——长期和短期目标(这个层面是首个”面向未来“的关注点)；4万英尺——愿景；5万英尺——宗旨和原则(这是你一生中的大事、决定性事件的领域)。养成高效工作的习惯，把诸多事务从大脑里转移出来，保存在某个外在的具体地点，事后再妥善处理它，是重中之重。 捕捉的方式：记日志(一种流水账，记录工作内容、当前境遇和正在发生的各种事件，另一种偏于内省，侧重精神层面)、头脑风暴、清理、集体捕捉。 养成捕捉的习惯 GTD之所以行之有效的一项重要内容，就是捕捉对你有意义、有价值的一切活动和想法。抗干扰。在做某事时记笔记可以起到很大的作用，让你随时能找到自己前面中断的地方。 成功捕捉思绪的因素：没有不好的电子、深度捕捉、意识流、不轻易许下承诺、让捕捉思绪变得习以为常。 第5章 获得掌控：明确意义 你首先需要为你的第一个目标明确意义。活着却不清楚自己想要什么，是在虚度光阴。多数人在“我不知道该做什么”的泥潭里打滚的时间太久，他们坐等外力给自己指明方向，却不明白明确的方向要靠自己寻找。整个宇宙都在等你，而不是你在等候整个宇宙；如果你拿不定主意，它就会一直等下去。坐等心想事成，就好比雕塑家盯着一块大理石，等着多余的石块自动脱落、雕像挺身而出似的。不要等待生活的意义会自动出现，作出决定，拿起雕刻刀，马上行动起来吧·！ ——史蒂夫·帕夫利纳 明确意义中的“意义”是指我们所做的每件事相对而言的意义。它是你关心的问题么？如果是，你对它到底有多关心？当人们不肯正视一件事的意义时，它就一直是模糊混乱的。要想真正清楚一件事该怎么处理，就得先想清楚自己与它的关系、对它的承诺、它与自己的世界怎样交融。 “材料”就是你收集在生活和工作的超大号工作篮里的一切。 处理“材料” 在第一步捕捉阶段，最好避免分析和遴选，这样才能无拘无束，广收并蓄。但是在第二部，你要展开自我评议，想清楚各项内容跟自己的关系是大是小。 为了减缓从四面八方汹涌而来的面目模糊的“材料”造成的压力，还要应用3个关键步骤，分别是明确意义、组织整理和回顾。在明确意义前，先问几个关键问题：可以采取行动吗？如果你愿意提出并回答一个基本问题，即眼前的状况下我能做什么，那么，你就掌握了轻松驾驭工作和生活的一把钥匙。 GTD的基本思考步骤 一旦你想好了哪几件事可以采取行动，就必须启动关键的思考步骤，这才是高效工作和生活的真正奥秘。我希望的结果是什么？我决心实现或完成它吗？下一步该怎么做？为了向这个目标迈进，接下来我要做哪些事？ 结果导向思维技术刺激大脑思考下一步行动，也许就不会像往常那样不到万不得已不采取行动，而是可以抢先一步从容解决。 如果不需要采取行动：没有意义的东西、需要暂缓处理的事情——将来/也许清单(如果不确定采取行动，放到存储箱)——参考资料 第6章 获得掌控：组织整理 有组织、有条理意味着事物各就各位，与它们在你心目中的意义相吻合。

组织整理的类别

要在把系统分得太粗和太细之间达到适当的平衡 结果 宗旨 你对自己的人生目标和企业前景熟稔于心，不过，哪怕这些目标你心知肚明，也要把它写下来，不时看一看也是有益的。把自己的人生目标做成心灵地图，保存在电脑里，归入“5万英尺“的关注层面。 原则 列出自己的个人信念或书面的”个人操守“，这张单子如何组织，要看你希望自己如何被提醒。只要想被鼓舞，只要有空闲时间完善自己了，就掏出来看一看。 愿景 往往只需要一张清单，保存在文件或数据库里即可。给自己4万英尺的关注层面保留的彼此关联的心灵地图 长期/短期目标 便于随时查阅即可 关注层面 可以用一两张单子记录，比如工作用一张，生活用一张 项目 至少应该每周回顾一次，用一份清单来管理这个1万英尺关注层面的目标，你就能对自己的所有承诺一览无余。 等待清单 行动 成功实践GTD的关键在于列出方方面面的行动清单，以它为基础决定自己每小时干什么；而不是简单地列出每天的”待办事项“清单，因为它往往只体现了最新、最紧急的需求。 日程表 日程表应代表你在一天内要完成的硬性任务，它们叫做”硬性景观“，即静止的事件和信息，你要根据它们来安排处理其他事物的时间。在新的一天开始时，日程表上标注的活动是首先要关注的；一天之内日程表是开放的，可以随时查看。用日程表记录3类事物最好：预约、已经确定日期的活动、当天需要或想看到的信息。把日程表的用途扩大或缩小，都不能很好地实现它的制定用途。 越快完成越好的行动 你不得不做的很多事情其实不是必须在某一天完成的。它们应该尽早完成。看看你的“下一步行动”清单，只要日程表告诉你可以自由支配的时间，就及早把它们·完成。这类事根据情境可以分为：”电话“清单、”电脑“清单、”办公室“清单、”家“清单、”任何地方“清单、”外出事宜“清单、”议事日程“清单、”阅读/回顾“清单、”等待“清单 酝酿 可以分成两类：你需要定期总结的和只需在将来某一天要看到的。需要定期总结的事项应该被列成清单或者投入工作篮里，必要时可以定期查看。”将来/也许“清单是个临时搁置这类提示的好办法，特别是你想定期查看清单的话。这张”将来/也许“清单内容可以很广，可以列一张”最好在我去世前完成“的事务清单，也可以细分子清单：读书、烹饪、去饭店吃饭、旅行、上培训课。 日程表上记录的以后要做的事情 它们是不必马上去执行、我们想再考虑一下或者将来有时间再做的事情。你可以先把信息记在日程表或者”备忘录“系统里，让它某一天再回到你眼前。 辅助资料包括全部的项目规划和具体事宜，涵盖所有可能相关的材料：文章、宣传册或相关话题的链接，涉及与客户交接的历史记录和文件档案 参考资料是不要求立即采取行动，但你认为将来可能要查阅的东西。(1)确保参考资料中要求采取行动的部分都能被捕捉、明确且加以组织整理，列入适当的清单(行动清单、项目清单等);(2)经常修正参考系统的内容和结构。 ”一般性“和”专门的“参考资料之间存在着微妙的差异。 垃圾 对你保存的信息，一定要建立经常总结、重新决定取舍的流程。如果你的系统积重难返，冗杂无绪，你就会避免看到它而不是积极使用它。 第7章 获得掌控：深思 用”深思“取代GTD最初的术语”回顾“。深思的作用：更新内容；提供可靠的视角。实事求是地深入思考，把思考的结果用便于查询的格式保存好，有利于你在必要时尽可能高效地通盘考虑全部事务，开展细致的思考。只有当你明白自己做了什么，没做什么，才会对没做的事情心安理得。 第8章 获得掌控：参与 自主掌控，究其根本是指你对具体资源的分配能力；简单地说，就是你现在要采取什么行动，以及你对要采取的行动是否满意。 你接受自己的选择，觉得满意吗？你看到这个句子，或者听到别人问你这句话的时候，你是不是发自内心地、由衷地认为，你此时此刻正在做的，正式你应该做的事情？如果你心里清楚地知道或怀疑自己没有在做该做的是，如果你不知道自己是不是在做该做的事，那么，一定程度上你存在掌控不足的问题。 下一步行动是什么？ 要判断你有没有把一件事彻底想清楚，便于立刻执行，最好的标准是看你能不能回答下列问题：先做什么？怎么做？在哪里做？ 在两分钟内可以完成的事务应该立即执行；如果可以，把其他可行的事务委派给别人。完成这两步，剩下需要你追踪的就是两分钟以上的行动。3D模型——执行(Do)、委派(Delegate)、延后(Defer) 处理工作篮的时候，怎么掌控工作量呢？

纳入所有的参与要素

策略 从概念和逻辑上讲，你决定采取什么行动，应该与你在较高层次的追求相一致，它们应该是自上而下达成统一的。 制约因素 情境 建议根据各种情境对各种行为的提示信息进行分类。 时间 鉴于优先排序还要考虑其他因素，你必须建立具体的结构，为需要时间保证的重要行动留出充裕的时间。这种考虑周密的计划倾向于发生在每周回顾模式中，即你把目光提高到1万英尺的高度，纵览了今后几个星期的事务，照顾到一部分已经修改的最后期限，也考虑到先后登场的无数其他要素 优先排序的难题 你是否知道自己的人生目标和核心价值观，并明白你积极效力的企业的宗旨和价值观？你是否对自己和企业的长远成功的愿景十分明确？你是否确立了今后一两年要实现的重大目标？你是否在工作和生活的一切重要的兴趣和责任范围内总结和评价了自己的进步？你是否明确了自己今后几个月内承诺要完成的数十个项目？ 第9章 获得掌控：把GTD运用到工作和生活中 第10章 摆正视角 掌控的一个快捷办法是专门留出一个框、篮、架或者它们的组合，用做"阅读/回顾"类。 把生活和工作中方方面面的事务理顺和解决，从简单的入手，由简入繁，逐级向上。理由：首先，在较低水平比较容易获得掌控；其次，如果你相信自己的执行力，再处理比较棘手的任务就更有积极性。 心理学家马斯洛：无论生活还是工作，必须首先解决生存问题，然后才能触及更高层次的问题。 密切注意你最关心的事——掌控和视角的最佳指标 第11章 紧急问题：下一步行动 “下一步行动”是系统内的一大类，细分包括日程表事务清单；根据情景分类的事务清单； 第12章 1万英尺：项目 项目高度的基本问题：我要完成什么？项目本质上是小目标，完成以后可以勾掉。以”1年“为单位是因为你在1年内必须完成的工作，即便是大任务，也应该至少每周回顾一次。虽然项目的复杂程度不等，但当前处于”开放回路“状态的所有事务都应该定期考察。 如何、何时执行 每周抽出一次固定的1=2小时独处时间，了解全部项目的进展状况；只要你觉得一部分大项目滞后，下一步行动不能如期进行时；只要你觉得一段时间内似乎主次不分，轻重缓急不明时。 每周回顾是运用一套系统性方法、使GTD行之有效的标志性的成功要素。 ”清空大脑“的目的是支撑系统，捕捉系统的内容，也就是把身边、你脑子里积攒起来的松散线头收集起来，纳入系统加以整理和组织。 ”掌握最新动态“的目的是更新”行动和项目清单“，把一周内未能按照计划完成的部分再作安排。 日程表是你安排时间的工具，把日程表与项目清单对照总结，你还可以及时注意到最后期限的重合，并根据情况灵活调整时间的分配。 第13章 2万英尺：关注和责任范围 你需要维持什么？这个层面是对现实的提炼，是你的职责、兴趣、特殊关注范围内高度关注的10-15类事务。 考察工作职能有个方法：假设到了年末，你要向老板或者董事会交代，总结一年来由你负责的各项工作的实施情况，你会怎么说。 如何、何时执行 不必像”行动“和”项目“那样经常进行回顾。每隔一个月看一遍这个提纲挈领的核查清单，很有好处。一切能让你在埋头苦干时偶尔抬起头来，在某种情境下看待自己的生活和工作的，都是有价值、有意义的东西。除了定期总结回顾，你觉得有必要加强平衡的时候应该站在2万英尺的高度。 拜访高级别层次的好处是，你能发现几个自己一直关心、却在行动中很少照顾到的重要问题深埋在心底。 2万英尺的层面不会自动转化成具体的项目，相反，它可以提醒我们，可以充当意识的肯定，即我们该去做自己一直想做的事情。它有点像5万英尺层面，点明了你特别注重的领域，不是为你设定目标或指出方向，而是给你划定一个活动范围。 第14章 3万英尺：长短期目标 我想完成什么？它指今后一两年必须完成的事，你迫切希望取得的成绩。任何事项，只要可能需花费一年以上的时间才能完成，都应该归入这一类。 如何、何时执行 至少每年思考一次年度或长远目标的实质是非常有意义的。 两种常见情况下要每隔一两年做一番评估：1，原先的目标早已完成，新目标尚未确立。2，雄韬伟略与现实严重脱节。有些时候，执着于高远的目标不是明智之举，它容易削弱而不是加强你的掌控感。如果你觉得目前的局面已经有点儿力不从心，那么瞄准更高目标也许是雪上加霜。 发现和提出GTD模型的基础：人们不把琐事处理好，就不能放眼大局。 第15章 4万英尺：愿景 长远的成功是什么样，它看起来、听上去感觉如何？愿景是把目光放在横跨多个时间段、具有长期和短期影响的问题。对个人而言，包括生活方式、事业目标、方向。 3万英尺和4万英尺的区别在于关注点和自由度的不同，它超越了操作规划层面，是对未来可能性的各抒己见的发散思维。 如何、何时执行 可以时不时地回访，让梦想保持活力；也可以只要情况需要，随时查看和思考自己4万英尺的构想。 现在就是未来 目标和愿景的真正奥秘不在于它们描绘的文莱，而在于它们对现状的改变。长远愿景的真正威力在于，你心里有了立项的图景，就会想象自己正在做一件大事，而不是一名无名小卒。理想确定以后，再把它逆向回溯，由短期目标转化成可执行的项目，再由项目转化成下一步行动，一路过来，就可以实现惊人的效率提高。 第16章 5万英尺：宗旨和原则 我为什么是现在的样子？我怎么成了现在的样子？ 5万英尺是视角的最高层次，宗旨和原则被一视同仁地放在这个高度。宗旨提供了生存的最终目标和方向，原则体现了人生道路上要始终坚持的核心价值观。 何时执行 你不知道自己怎么介入以及为什么介入一件事，必须好好想一想怎么分配有限的资源。宗旨是你判断一件事是否重要、评价自己是否成功的终极标准。另一种情况是，人们对某件事、某项事业的可用资源存在分歧和悬而未决的问题。 宗旨的终极威力 明确终极目标，因为它是决定轻重缓急的首要标准。如果你不知道自己为什么而生，此生有何追求，那么，你随便走什么道路都可以。但如果你还没做好心理准备，不清楚自己的一生将如何度过；如果你还在摸索，还在涌动的激流下探路，不知道你的作为、兴趣和专长会把你引向何方——那么，最好的做法是接受现状。 第18章 实际运用 要想生活、工作齐头并进，遥遥领先，并不是让一切事物井井有条，纹丝不乱而是熟知人生地图的横向和纵向坐标，一旦遇到突发状况，能够马上重新找准定位，为自己指明接下来的前进方向。 为意外做好准备 自觉地建立一套流程和结构，让自己在精力涣散的时候，也能做事精明。使自我管理难上加难的是，罪该做的事往往是你觉得最难做到的。 建立系统的结构 一定要用方便好用的捕捉工具、建立日程表和行动清单、设立专项事务清单、设立参考系统、在办公室、家里和中间地带建立有效的工作台结构 把系统充实起来 完成大脑清扫工作 用项目和行动来改进你的系统 首先要彻底捕捉残存在你的大脑、潜伏在周围环境犄角旮旯里的一切 为整理腾出时间 处理每天收到的新问题、新情况，每天就得花一个小时左右时间。这是高效率的时间分配，你要趁这功夫思考、决定、执行简单的事务、筛选资料、沟通、明确和条理地安排新的工作 每周回顾 对自己的世界重新作一番瞭望，这对你明知地分配时间、精力专注、顺利执行自己选择的工作至关重要，它的好处不言而喻。建议抽出连续两个小时的安静时间。 执行关注层面高度的活动 2万到5万英尺摆正视角的商谈、交流和决策基本上都要专门抽时间进行。 每个高度的层次都有3个办法可以让你积极参与；你用得越娴熟，它们作为你的人生地图就越实用，效果也越好：指明并明确你目前的事务范围；总结并提醒自己关注它们；改变你的事务。 你想今明两年把什么梦想变成现实？你5年以后理想的生活方式是什么样？你坚持信奉的价值观是什么？你认为自己生而为人必须取得什么成就？

不要拒绝有效思考，很多错误和低效由此产生。