第62页 第3章 Excel超越你的想象【第1节 三表概念——难道Excel也是系统】★如此解读默认三张表

第3章 Excel超越你的想象
　　第1节 三表概念——难道Excel也是系统
★如此解读默认三张表

　　三表概念的定义：一个完整的工作簿只有三张工作表。
　　新建的Excel空白工作簿默认有三张工作表：Sheet1、Sheet2、Sheet3。按照系统的逻辑，这三张工作表应分别是：参数表、源数据表、分类汇总表。不多不少，刚刚好。
第一张——参数表
　　参数表里的数据可以等同于系统的配置参数，供源数据表和分类汇总表调用，属于基础数据，通常为表示数据匹配关系或者某属性明细等不会经常变更的数据。以办公用品领用表为例，可以作为参数的是：各处室列表、办公用品种类和数量单位的匹配关系列表、月份列表（见图3-4）。
　　要知道，源数据表里的数据不是所有都需要手工填写，有的可以通过函数自动关联。如：输入领用物品为圆珠笔，Excel会自动匹配数量单位“支”并填写在指定单元格。
　　另外，为了限定单元格的录入内容，结合数据有效性和定义名称进行设置，即可以在源数据表里用选择的方式录入指定内容。但是想要活用参数表并真正理解它的内涵，需要很多技能知识作为辅助。这里就不再详细探讨，重要的是让大家知道参数表这个概念。
第二张——源数据表
　　源数据表即天下第一表，我们也可以把它称为操作表，它等同于系统的录入界面。系统界面能让录入时的视觉效果更直观，但在系统里录入数据和在Excel里录入数据，本质是一样的，只不过在系统里表现为输入栏（见图3-5），而在Excel里表现为单元格（见图3-6）。
　　Excel中一切与数据录入相关的工作，都在源数据表中进行，我们的日常工作最主要的就是做好源数据表。
　　正确的源数据表应该满足以下条件：①一维数据；②一个标题行；③字段分类清晰；④数据属性完整；⑤数据连续；⑥无合并单元格；⑦无合计行；⑧无分隔行/列；⑨数据区域中无空白单元格；⑩单元格内容禁用短语或句子。
第三张——分类汇总表
　　Excel工作的最终目的，是得到分类汇总结果，所以第三张表应该是分类汇总表（见图3-7）。在企业系统中，操作员只需要进行简单地设置，就可以自动获得汇总报表。同理，Excel中的分类汇总表也可以自动获得，只要通过函数关联或“变”表工具就能得到。当然，一份源数据表“变”出来的远远不只一张汇总表，所以，三表概念中的第三张表时一个广泛的概念，代指所有“变”出来的分类汇总表。
　　说到“变”，我想起一位名人。曾经有一个粉红色的大家伙陪伴过我的童年，只要他和家人一起出动，就一定会念一个绕口令：这就是巴巴爸爸、巴巴妈妈、巴巴祖、巴巴拉拉、巴巴利波、巴巴伯、巴巴贝尔、巴巴布莱特、巴巴布拉伯！对了，他就是——巴巴爸爸！
　　变身前的巴巴爸爸只是一团大棉花，犹如让我们“读”不懂的Excel源数据表；变身后的他，可以拥有千奇百怪的形态，也因此传递出更具体的信息，这和分类汇总表有异曲同工之妙。你万万没想到可爱的巴巴爸爸和严谨的Excel还能扯上这样的关系吧？
┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅
案例——Min-Max分析表
　　和大家分享一个三表概念的经典案例。这是我在DHL工作时做的最出色的一件事，后来在西南财经大学MBA的讲堂上，我把它分享给学员，也获得了阵阵掌声。
　　2005年在北京的时候，我服务于DHL公司。当时我们项目组为某知名打印机公司提供打印机备件的库房外包服务。我的具体工作时安排备件发货、库存盘点、备件入库，并保证库房货物的安全以及账目的准确。由于管理的是备件，所以产品的种类多而杂，小到一颗螺丝，大到一台机器，全国加起来有上千种备件。
●强大的系统
　　在DHL内部，有一套号称全球最牛的备件管理系统ELOG。为了这个项目的运作，新加坡的培训师专程到北京培训我一个人。培训期间她被我用四川泡菜彻底征服，成了我的铁哥们而，这是后话。ELOG非常强大，备件入库、发货订单制作、发货确认、库存盘点、库存调账、货位转移等几乎所有实际发生的动作，只需要在系统里遵循规定的操作步骤就能完成。按理说，拥有如此强大的系统，我的工作就不再需要Excel了，但当有一天面对客户的一项新要求时，我首先想到的却是Excel。
●“变态”的要求
　　事情的起因是这样的：由于备件库存关系着该品牌维修点的服务品质和公司现金流，备件一旦缺货，维修周期就会变长，这样一来，前来维修的客人对品牌满意度就会下降；而如果备件过多，又会造成资金积压和备件长时间存放的固定损耗。所以出于精细化管理的目的，客户要求我们增加一项服务：每日提供全国所有库房、所有备件的即时在库数量以及行动建议。
　　“表”哥、“表”姐一看就明白，如果没有系统的支持，要提供这么大数据量的分析报表，并且每日都要提供，不掌握方法就意味着要为这项工作专门安排一个人，并且，这个专人还未必能圆满完成任务。
　　而所谓行动建议，其实就是预警。为此客户会提供一份基础资料，注明各备件的属性及合理在库数，一旦实际库存数超出或者不足，我们就要预警，建议客户哪些备件需要处理，哪些需要补货，具体数量各是多少。此外，我们还必须提供更个性化的服务，如按照客户要求将R0001和0001型号归为一类，而R0002和0002则分开统计。
　　客户的这些要求，用ELOG也能实现，但是二次开发费用不菲，而且为了一个项目去修改全球通用的系统，也非常不现实。最后我只能自己想办法。
●“神奇”的设计
　　庞大的数据，交织的线索，还要达成复杂的目的，应该从哪里下手呢？幸好我当时已经参透了三表概念，所以思路很清晰：首先，明确做这件事只需要三张工作表；其次确定数据身份，据此判定它们分别属于哪张工作表；然后，设计分类汇总表样式；最后，设置数据关联，根据参数和源数据自动获得分类汇总结果。
　　确定数据身份比较容易。A表中的数据是备件属性，不会经常变更，所以是参数，放入参数表。B表中的三列数据是ELOG导出的库存明细，该数据每天都在变化，又是一维数据格式，是标准的源数据，放入源数据表。
　　两张表都有了，现在要设计分类汇总表。分解客户的要求：首先，汇总表应该按库房和备件种类对在库数进行汇总，是一张二维汇总表；同时，全国各库房统一备件的总数，要与该备件属性中的最大、最小库存数做对比；最后，对比结果和数值要显示为醒目的单元格思，以达到预警效果。基于此，我设计出了C表的样式。
　　一切准备就绪，一个神奇的效果显现了：复制粘贴从系统导出的三列数据，就能自动得到一份完整的分析报告。客户要求的每日提供、全国库存、分析建议，一个员工只需花一分钟，不用掌握任何技能，就能准确无误地完成。
●数据关联的思路
　　另外，我把数据关联的主要思路，分享给有函数基础病对此感兴趣的朋友：
　　①C表B:C列——用A列数据（备件型号）到A表进行匹配，返回对应的Min、Max值；（函数：Vlookup）
　　②C表D:I列——用A列数据（备件型号）分别于D:I标题数据（库房名称）组合，再与B表A、C列的组合匹配，返回对应的求和值；（函数：Sumif）
　　③C表J列——返回D:I列的求和值（库存总数）；（函数：Sum）
　　④C表K:N列——判断J列值（库房总数）是否小于B列Min值或大于C列Max值，计算缺货或待出货数量；（函数：If）
　　⑤C表O列——用A列数据（备件型号）到A表进行匹配，返回对应的备件类别；（函数：Vlookup）
　　⑥C表自动填充数值的单元格，都会根据数值的变化，智能显示设定的填充颜色和字体颜色，以此提醒读表者关注重点数据。（技能：条件格式）
●只需一分钟
　　有了这份Min-Max表，生成客户需要的报告只需一分钟；
　　①下载系统数据（50秒）；
　　②复制数据，粘贴到源数据表（10秒）；
　　③汇总表自动获得（0秒）。
●造福“后来人”
　　Min-Max分析表模型对于该项目意义非凡。首先，在零成本的情况下（我很便宜），为客户提供了个性化的增值服务，即为公司省了钱，又提高了客户满意度；其次，建立了工作标准，最大限度地杜绝了人为因素造成的数据统计错误；最后，把一件不可能一日完成的任务，变为一键完成。
　　不仅如此，这份表格对企业管理也产生了深远的影响。企业最担心核心岗位员工辞职后的知识流失，虽然外企规定了严谨的交接程序，但也无法避免员工辞职对工作带来的影响。如果没有智能的Min-Max分析表模型，要务客户提供数据量如此庞大的分析表，接班人是很难立即上手的，甚至会完全摸不着头脑。这对公司和客户都是很痛苦的事情，因为在交接阶段，由于工作效率和品质都无法得到保证，很容易给客户留下不好的印象，从而影响双方好不容易建立起来的良好合作关系。
　　如果将工作智能化、规范化，并撰写成文（包括流程文档、流程图以及标准文档），就有了执行标准和参考依据，工作受员工个人素质影响的程度也会大大下降。所以在我离开DHL以后，这份Min-Max表依然服务于这个项目。更有趣的是，人力资源部为该项目招聘新人的时候，只需要问：“你会复制、粘贴吗？”

职场感悟——用美食叩开人际交往的大门
　　混迹职场，人际交往能力尤为重要。可有时候我们不善言辞，不胜酒力，不会唱卡拉ＯＫ，也没有特殊的才艺，要怎样才能给别人留下好印象呢？
　　民以食为天，没有人会拒绝美食。无论我们有没有特殊才能，各地都一定有特产，家里也总有几个拿手好菜。无论到外地出差，还是回家休假，返回公司的时候