会议太多时间太长怎么办?2个方法教你掌控会议
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朋友小敏前两天找我诉苦说:“唉,自打升职以后,感觉自己明显比以前更忙了,我最近感觉好累啊。”
原来在上个月,小敏刚从一名技术人员转型成为了项目经理。据她说,以前做技术的时候,只要一门心思完成开发就行了。现在成为了项目经理,什么事儿都要她操心。白天总有开不完的会,很多事情只能放到下班以后加班才能完成。
其实身边向小敏这样每天被各种会议占用很长时间的人有很多。他们感觉时间不够用的原因,其实不是因为会议多,而是因为他们在工作中的这一项能力还不够精进,没有学会如何更好的掌控一场会议。

作者舒瀚霆,曾担任过多家世界500强公司的企业顾问,在他的《团队精进五项修炼》这本书中,帮我们详细介绍了如何从“说、听、想、做、议”这5个维度提升技能,让你在工作中迅速成长为骨干、精英,提升工作效率。
一、有意义的会需要标准
在职场中,我们往往提到开会就头疼,一来觉得太占用我们的工作时间,二来很多会议压根和自己没多大关系,但是,自己偏偏在邮件抄送人的名单里,不得不参加。
其实,这些让我们感到头疼的会议大部分是毫无意义的,只是白白浪费和占用大家的时间。作者在书中告诉我们,一个会议必须满足“4有”标准,才能称之为是一次有意义的会议。

首先是会而有议,意思是说,在开会前需要确定会议目标,没有目标的会议不需要召开;其次是议而有决,是指要在会议中做出决策,不能会开完了,什么决定都没做;第三个是决而有行,在会上需要根据会议决策,调动大家行动起来;最后一个是行而有效,是指大家的行动是要有成效的,需要一些监督机制。
那么,在实际的工作中,我们应该如何将4有标准运用到会议上呢?
二、如何让会议开的更有意义
1.常规会议,使用谷歌会议法
在工作中,免不了有一些常规性的会议,比如每周的工作汇报例会。像这样的会议,作者建议可以使用“谷歌会议法”来保证会议开的有意义,不拖沓。
谷歌会议法从人员和时间两方面,对会议制定了相关规则。
首先,在人员方面,将参会的人数控制在8~10人之间,尽量缩小参会人员的范围。同时,在会上,需要有一名主持人或决策人来掌控会议。
另一方面,从时间上来说,会议在开始前,就应该评估好这次会议的时长,让会议能够准时开始准时结束。在评估时间的时候,需要给每个人分配好表达意见的时间,比如给每个人预留3~5分钟的发言时间。此时,主持人需要做好发言人的时间控制,避免出现夸夸其谈,无法结束的场面。
2.项目讨论会,使用六顶思考帽会议法
在我们参加的众多会议中,项目讨论会肯定占了很大一部分。作者在书中建议我们,对于这类会议,可以使用六顶思考帽会议法,来掌控会议进度。
“六顶思考帽”,是由英国的一名创新思维专家开发的平行思维模式,分别用白、绿、黄、黑、红、蓝6种颜色代表不同的思维模式。

白色代表客观,戴了白色的帽子,就表示当下需要关注客观的事实和数据;
绿色代表创造力和想象力,戴了绿色的帽子,代表当下可以发挥充分的想象,提供好点子,好创意;
黄色代表价值和肯定,戴了黄色的帽子,就表示当下需要从正面考虑问题,看到某件事情的价值;
黑色代表困难,戴了黑色的帽子,就表示当下需要发表反对意见,提出质疑的观点,进行批判;
红色代表情感,戴了红色帽子,就表示当下可以表达我们的情绪、感受,但限制时间为30秒;
蓝色代表管理和调控,戴了蓝色帽子的人,代表他是会议的主持人,负责会议的进程,控制会议时间,最后作出结论。
在使用这个方法时,所有人在同一时刻,只能戴一顶帽子。
但是,需要我们注意的是,不是每一次会议,都要戴全所有颜色的帽子。我们可以根据会议的实际情况做出筛选,但需要遵循以下原则:
第一,白帽先行,意味着在会议的开始,我们首先需要收集各方面的客观信息;
第二,黄在黑前,是指我们在做方案和决策时,先看到它的价值,再思考实施的困难程度;
第三,黑后有绿,是指如果我们看到了困难,那么我们一定要想办法去解决和克服。
三、总结
一个优秀的企业往往不会召开无意义的会,更不会召集和会议无关的人员参会。通过实践“4有”标准,就能让我们提升会议的效率,避免无意义的会议占用过多的工作时间。