会议太多时间太长怎么办？2个方法教你掌控会议

朋友小敏前两天找我诉苦说：“唉，自打升职以后，感觉自己明显比以前更忙了，我最近感觉好累啊。”

原来在上个月，小敏刚从一名技术人员转型成为了项目经理。据她说，以前做技术的时候，只要一门心思完成开发就行了。现在成为了项目经理，什么事儿都要她操心。白天总有开不完的会，很多事情只能放到下班以后加班才能完成。

其实身边向小敏这样每天被各种会议占用很长时间的人有很多。他们感觉时间不够用的原因，其实不是因为会议多，而是因为他们在工作中的这一项能力还不够精进，没有学会如何更好的掌控一场会议。

作者舒瀚霆，曾担任过多家世界500强公司的企业顾问，在他的《团队精进五项修炼》这本书中，帮我们详细介绍了如何从“说、听、想、做、议”这5个维度提升技能，让你在工作中迅速成长为骨干、精英，提升工作效率。

一、有意义的会需要标准

在职场中，我们往往提到开会就头疼，一来觉得太占用我们的工作时间，二来很多会议压根和自己没多大关系，但是，自己偏偏在邮件抄送人的名单里，不得不参加。

其实，这些让我们感到头疼的会议大部分是毫无意义的，只是白白浪费和占用大家的时间。作者在书中告诉我们，一个会议必须满足“4有”标准，才能称之为是一次有意义的会议。

首先是会而有议，意思是说，在开会前需要确定会议目标，没有目标的会议不需要召开；其次是议而有决，是指要在会议中做出决策，不能会开完了，什么决定都没做；第三个是决而有行，在会上需要根据会议决策，调动大家行动起来；最后一个是行而有效，是指大家的行动是要有成效的，需要一些监督机制。

那么，在实际的工作中，我们应该如何将4有标准运用到会议上呢？

二、如何让会议开的更有意义

1.常规会议，使用谷歌会议法

在工作中，免不了有一些常规性的会议，比如每周的工作汇报例会。像这样的会议，作者建议可以使用“谷歌会议法”来保证会议开的有意义，不拖沓。

谷歌会议法从人员和时间两方面，对会议制定了相关规则。

首先，在人员方面，将参会的人数控制在8~10人之间，尽量缩小参会人员的范围。同时，在会上，需要有一名主持人或决策人来掌控会议。

另一方面，从时间上来说，会议在开始前，就应该评估好这次会议的时长，让会议能够准时开始准时结束。在评估时间的时候，需要给每个人分配好表达意见的时间，比如给每个人预留3~5分钟的发言时间。此时，主持人需要做好发言人的时间控制，避免出现夸夸其谈，无法结束的场面。

2.项目讨论会，使用六顶思考帽会议法

在我们参加的众多会议中，项目讨论会肯定占了很大一部分。作者在书中建议我们，对于这类会议，可以使用六顶思考帽会议法，来掌控会议进度。

“六顶思考帽”，是由英国的一名创新思维专家开发的平行思维模式，分别用白、绿、黄、黑、红、蓝6种颜色代表不同的思维模式。

白色代表客观，戴了白色的帽子，就表示当下需要关注客观的事实和数据；

绿色代表创造力和想象力，戴了绿色的帽子，代表当下可以发挥充分的想象，提供好点子，好创意；

黄色代表价值和肯定，戴了黄色的帽子，就表示当下需要从正面考虑问题，看到某件事情的价值；

黑色代表困难，戴了黑色的帽子，就表示当下需要发表反对意见，提出质疑的观点，进行批判；

红色代表情感，戴了红色帽子，就表示当下可以表达我们的情绪、感受，但限制时间为30秒；

蓝色代表管理和调控，戴了蓝色帽子的人，代表他是会议的主持人，负责会议的进程，控制会议时间，最后作出结论。

在使用这个方法时，所有人在同一时刻，只能戴一顶帽子。

但是，需要我们注意的是，不是每一次会议，都要戴全所有颜色的帽子。我们可以根据会议的实际情况做出筛选，但需要遵循以下原则：

第一，白帽先行，意味着在会议的开始，我们首先需要收集各方面的客观信息；

第二，黄在黑前，是指我们在做方案和决策时，先看到它的价值，再思考实施的困难程度；

第三，黑后有绿，是指如果我们看到了困难，那么我们一定要想办法去解决和克服。

三、总结

一个优秀的企业往往不会召开无意义的会，更不会召集和会议无关的人员参会。通过实践“4有”标准，就能让我们提升会议的效率，避免无意义的会议占用过多的工作时间。