到底什么是GTD？

Getting Things Done：The Art of Stress-Free Productivity 是个人效率专家David Allen在2001年出版的一本书。现在GTD和它所代表的这个管理方法已经成为个人效率研究领域的一个专业名词，是众多个人效率管理实践的基础理念。

如果你和我一样属于作者所特别注重的那一类“知识型工作人员”，那么可喜可贺，赶紧加入到GTD研究的队伍中来。作为知识型工作人员的一分子，我们要面对无穷无尽、只增不减的工作量，没有标准答案的工作内容以及如影随形的超强度工作压力。掌握GTD的理念，不是为了减少我们的工作量（虽然有这个可能性，前提是你有可靠的队友或者下属），而是为了减少我们的焦虑感，并且保证我们在面对每天各种突发状况时，能够游刃有余地迅速对新工作任务作出分析和归纳，保证我们行动体系的和谐和可靠。

写到这里，如果你觉得不能减少工作量的工作方法没有意义。那么你就不必再读下去了。不妨等你充分体会到“在我们的世代，工作量必然是正向增加”以及 “每日每夜折磨我们的是焦虑感而不是真正的工作”这两点再回过头来看看这篇关于GTD的读书笔记。

关于GTD的理论，大家可以在网上找到许多浓缩型的实践和介绍笔记。即使如此，我还是强烈推荐大家阅读一下原著。中信出版社在2010年出版了GTD原著的中文版：《搞定：无压工作的艺术》，在2012年又推出了作者David Allen另外两本GTD的衍生作品：《搞定II: 提升工作与生活效率的52项原则》以及《搞定III：平衡工作与生活的艺术》。很直率地说，没有阅读强迫症的同学们重点关注第一本专著就可以了。后面两本写得远远不如第一本严谨和精细，而且95％以上的精华完全可以在第一本书中掌握。所以大家可以减少一点压力，找时间翻翻这本《搞定》就可以搞定了（补充一下，第一本的中文翻译质量可靠。大家也可以省下读英文版的功夫）。

GTD这个体系的逻辑绝不复杂。我们先来看一下大的结构：所有的工作和项目可以按照横向和纵向两个层面进行管理。横向管理的目标是确保我们没有遗漏任何我们作出承诺（不管是主动还是被动、有计划还是突发）的任务；纵向管理的目标是就复杂项目进行聚焦，充分深入思考。

横向管理

横向管理方法是GTD的核心部分：横向工作流程的5个阶段。按照2001年的经典版本，这5个阶段为：1,收集（collect）一切引起我们注意的事务和信息；（2）对这些信息进行处理（process）,决定下一步行动；（3）对这些行动进行有效的组织整理（organize）；（4）我们通过回顾（review）来确定下一步行动方案；（5）行动（Do）,直至最终完成工作。也就是“collect, process, organize, review, do” 这5个步骤组成了GTD的横向管理系统（经过十几年的培训实践，作者将这5个阶段最终调整为“collect, clarify, organize, reflection, engage”。其中3个步骤的“命名进行了准确的调整，但是并不改变这5个步骤的具体实践）。

为了让横向管理流程有效，我们必须满足这三点原则：

第一，所有要做的事情和项目都应该要收集起来。
第二，要采用我们所真正信赖、便利、可靠的地方收集这些信息。
第三，所有这些信息和收集场所要定期回顾。

接下来将这5步曲转化为我们实际行动的枢纽是一个关键提问：“下一步行动是什么？（What's the next action?）” 看起来很平淡无奇的问题，但是根据我在工作和培训中的观察，这一点恰恰是绝大部分工作者不能主动意识到的行动关键。举例来说，我们在整理的过程中发现了一条任务：“锻炼身体”。有许多人会直接在自己的管理中心上写下“（我要）锻炼身体”这个任务；有一部分人会写下”每周至少锻炼三次“类似的任务；还有一小部分人会写下”从今天开始，每周至少锻炼三次“；只有很少的一部分人会写”从今天开始，晚上9点之后下楼跑步40分钟；每周至少跑三个晚上。” 那么这当中的区别是什么？——我们所列举的行动任务究竟是不是一个明确的、可行动的任务（与之对应的，是象”锻炼身体“这样模糊不清的愿望）？其实这里可以用一个目标设定时常常采用的”SMART“原则作为替代说明。也就是我们制作行动清单时，我们需要的是符合SMART原则的可行动指令。

GTD的一个特色之一就是对行动清单自有一套编排的架构。比如说按照“下一步行动”、“项目清单”、“等待（跟进他人行动的清单）”、“未来／总有一天（愿望清单）”、“议事议程”等，甚至在下一步行动清单中，最好还根据情境进一步细分为“在家里行动”、“电脑工作”、“办公室”、“电话“、”超市“、”阅读“等下一级的清单。乍一看来这些清单的划分似乎过于细致了。但是如果你了解了这一套数据，大概就能理解这一套清单的合理性：一个平常人在完成了全面的信息收集分析之后，会发现他所有的”目前的行动“需要花费300－500个小时才能全部完成；他的”当前项目“通常在30－100项之间；而自身责任范围通常在10－15个范畴以上。所以我们不得不对庞大的清单进行分类管理（在培训当中，我常常发现自称很忙碌的工作者们在10分钟之内列举出来的工作和项目清单在5－10个之间，这是一种典型的忙得毫无头绪的、应激式工作模式）。

纵向管理

纵向管理是处理复杂项目的思考方法。我们每天要处理很多复杂项目，比如公司并购、年度预算、培训与职业发展规划、购房装修、全家的自由行、小孩教育和父母的医疗保健计划等。GTD提出的纵向管理是David称呼为“自然式计划模式”的方法。它也包括五个步骤：

第一，定义目标和原则。
第二，展望结果。
第三，头脑风暴／集思广益。
第四，组织整理。
第五，明确下一步的行动方案。

这一个模式其实就是一个精简的项目管理流程。GTD只不过是特别强调了在启动项目之初，必须对目标和原则进行澄清，然后采用“展望结果”的方法来增强执行的动力。所谓的”自然式计划模式“并不是一个有独创性的理论。出色的纵向聚焦不能够完全消除项目的风险或者意外状况，但它作为流水账扫荡式的横向管理方法的良好补充，目标明确的纵向深挖可以有效降低管理复杂工作的心理压力以及处理意外状况的能力。一般而言，对项目进行严谨的分析和前瞻式的判断，有赖于我们长期积累的工作经验，以及经过有意识地自我锻炼所形成的项目管理思考回路。

GTD的工作流程图将纵向管理和横向管理结合在一起，形成了一套GTD工作流水线。通过建立标准行动步骤，帮助我们将思考力聚焦在”下一步行动的分析和判断“。在这一工作流程图中，还有一点很有GTD特色的指引：如果一个任务可以在两分钟之内完成，我们应该马上完成它——因为如果我们将它进行委派或者延后，我们在这个任务上所花费的分配、跟踪或者回顾的时间要大于两分钟，更不用说这个两分钟的小任务在你的大脑工作单元一直徘徊游弋所消耗的大脑内存了。

除了具体实践管理以外，GTD还提出了关注重点的”六层次法“。 作者用高度的概念做了一个类比：

第一，5万英尺以上：人生。
第二，4万英尺以上：3－5年的展望。
第三，3万英尺以上：1－2年的目标。
第四，2万英尺：责任范围。
第五，1万英尺：当前的项目／目标。
第六，跑道：目前的行动。

当然，5万英尺以上的高空是我们偶尔会想到，但是多数让我们感到迷失的地方。”我是谁？我的人生方向？我为什么生活？“ 我们需要这些思考。但是每天给我们更多压力的往往来自跑道和1万英尺以下的低空，我们在各种行动和项目之间忙忙碌碌。这些永远也处理不完的工作和生活任务让我们感到难以转移的焦虑。

所以，我们要自下而上行动——这也是GTD的一个理念。作者相信我们必须先从琐事的慌乱压力中解放出来（或者大大减少这些日常压力），再定期让自己有条理地、心有余力地思考3万英尺以上的深刻问题。别忘了，完全不考虑长远目标和人生意义的生活方式可不是GTD所认可的方法。定期的深刻思考，甚至邀请伴侣或者家人一起来讨论这些高空问题的做法，会让我们拥有更加清晰的人生坐标地图。

要知道，我们面对着一个很复杂的世界。”接下来该做什么“这个问题的答案并不再是显而易见的。无论我们如何努力，也摆脱不了高强度的生活和工作。因此，越是快节奏的生活，就越有必要养成严谨的工作和思考习惯。更重要的是：要工作但不要焦虑感。怎么样，你准备好学习GTD了么？

*MK书话系列*