珍惜自己的时间,尊重他人的时间
这篇书评可能有关键情节透露
关于时间管理方面的书籍,我只看过李笑来老师的《把时间当作朋友》和张永锡、李瑞文老师的《每天最重要的三件事》(见读书笔记的豆瓣链接https://www.douban.com/doubanapp/dispatch?uri=/review/8794967/&dt_dapp=1)。这两本书都匠心独运,观点独到,且有很强的实践意义。它们在我心中,俨然已成为经典著作,常看常新。
拿到这本日本作者野口悠纪雄的《把碎片化时间用起来》,我原以为会和市场上的畅销书一样,强调的无非是两点——早起及先做最重要的事,而不是最紧急的事。
然而,这本书给了我关于时间管理方法的第三次惊喜——不按常理出牌,设身处地以实际失败经历总结经验。
作者和我一样,按照畅销书的方法,早起工作。坚持了一段时间后,他发现自己根本不能持之以恒,工作效率也随着早起状态的下降而并未提升。从作者的经历中,我立即就找到了共鸣,因为我无论起得多早,都无法静下心好好工作,或是做需要大脑飞速运转的事情。每次早起,我最多在床上做几十个仰卧起坐,或者是压压腿,在家里的跑步机上跑十来分钟。如果要我聚精会神地去工作、去阅读,我会感觉大脑缺氧,无论如何都无法集中精力。作者和我一样,也是在晚上工作效率最高。
作者提议,要做好时间管理,最重要的是找到正确的出发点和正确的方向。凯恩斯说:“从长远看,我们都会死。人生是不够长的,人类的本性需要快速的成果”。虽然包括我在内的大部分人都不赞同凯恩斯的经济理论,但他的这句话却深得我心,因为他揭露了人性的本质——追求快速的成果,这可称之为效率学说。为了追求快速的成果,时间管理是一个非常关键的工作,作者将时间管理的要素分为如下三个:计划安排、节约时间和增加时间。
*如何“看”时间
我们应做到的最基础的一点是要学会看时间,即准确把握时间安排。这包括两样关键点:我们所拥有的剩余时间,和我们应做的事。正如在考试中,机械表所显示的指针所指向的时间,与考试结束时的时间的那段差额,就是我们所拥有的剩余的考试时间;眼前的试题,就是我们要做的事。
可是,现在是12月25日,如果我们明年3月有一场重要的考试,那还有两个多月,这两个多月的时间,该如何准备把握它,才能不虚度光阴,不临时抱佛脚呢?作者在此提到了一个非常有用的日程一览表,具体做法如下:买一本左页是一周计划表,右页是空白记录栏的手账,一页页地拆散,再横向粘贴在一张硬壳的大纸上,列八张,即八周,差不多就是两个月了。那从现在开始,到明年3月的复习剩余时间,就在这张大纸上一览无余了。
我现在正想减肥,正对减肥的开展一筹莫展,作者无心的一句话“减肥时,用折线图表示体重的推移,就能不可思议地坚持努力”,一语点醒了我。我决心定期称体重,用折线图来记录,因为这样可以用眼睛看到时间推移的实用性,给我减肥的动力和信心。
除了日程一览表之外,TO-DO板也是个将待办事项一览无余的好方法:将一件件工作写到不同的便利贴上,把一张大厚纸折好几折作为一个板,把便利贴贴在板上,按类别纵向贴,重要程度高的越往上贴。
第三个方法,是用废纸或者边角料的纸片,记录需要立刻做的工作,随记随扔。
第四个方法,是做十年计划表,第一列写年份,第二列写自己在未来的那一年相对应的年龄,第三列写那一年想达到的目标,第四列可以写家人的年龄,再如法炮制继续填写。这个表只需要一分钟即可列出,却展现了我们和家人未来的十年光阴,虽然残忍,但是能时刻提醒我们,时间宝贵,光阴似箭,不可浪费,时刻想着自己的目标,并为之努力。
*工作推进五原则
通过以上四个方法,学会了看时间后,就该执行书中的“工作推进五原则”了,它们非常有助于我们的日常生活和工作:
1、做重要工作时,要保证有一个不中断的时间段。因为一旦被打断,思路也随之打断,再次开始时,又要一切重新开始,非常影响效率。
2、当下完成原则。重要工作当下立刻着手去做,现在不开始,耽误着耽误着,就再也不会去做了。
3、拙速原则。当你正在做一件事时,突然有另一件重要的事情等你去做,怎么办?先把第一件事,做到其完美状态的80%,立刻抽身去做另一件重要的事。不必过份苛求完美,反倒耽误了要事。
4、偶尔休息——一年一周海外旅游是必要的休息。
5、先做不确定的事。比如,到很远的地方去聚餐,路途时间不确定,就应该先过去,到了目的地,再吃饭也不迟。
*应对突发状况
很多时候,我们都会遇到突发状况,此时应该怎么做呢?作者的方法非常好,那就是在极其重要的工作之前,设置几个“备用日”用于休养,意义等同于加入了意外保险。还有一点就是,不要制订三个月以后的计划。
*内部沟通
对于企业内部的沟通,非常重要的一点是,不要不敢向共事者提要求。例如,对方向你交待一件事,如果是电话交待,很可能你会听错或者听漏一些细节,你应该要求对方提交一页极简单的要旨。
这一点,我倍感亲切,从毕业那年开始,我一直都保持着这个习惯,就是但凡交待工作给同事,不论是下级还是领导,我都会提交书面的要求给对方,并且也同样要求对方提交邮件给我,一来工作事项清楚明了,二来还有个凭证,以免日后工作出了岔子,互相怪罪,那时候,就可以翻看原始记录,找责任的源头了。
*如何增加时间
接下来,与书名契合的重点部分来了——如何增加时间?首先,时间是可以购买的?例如,你可以雇佣打字员,雇佣保姆来帮你做事,那你原本要用于打字和做家务的时间,就可以用来做重要的工作,创造出更多的价值了。
工作还可以委托给部下,如果一个中层或是高层人员,每一件事都亲力亲为,那不但说明他的下级是失败的,更说明他自身的管理也是失败的。
请教他人,也是增加时间的一种方式。作者说,传授知识是人类与生俱来的本能。他借用了福尔摩斯在小说中的一句话:“打听出自己想知道的事的秘诀在于让对方对自己想说的事提出异议”。比如,你想请教A一个问题,就应该说:“B好像是这样做的,我真佩服他”。由于B是A的竞争对手,此时,A自然会不服气,会告诉你一个更好的方法。
读到这里,我不禁莞尔,这难道不是心理学和厚黑学的综合运用吗?利用A的嫉妒和竞争心理,来达到自己想套出A方法和秘诀的目的,真是手段高超,不过,这样不会伤害到任何人,又能有助于自己的提高,我们何乐而不为呢?
*时间小偷
时间总是偷偷溜走,被谁偷走的呢?作者还很形象地提出了“时间小偷”的概念,这应该是基于拿破仑的那句名言“有偷东西的盗窃罪,却没有偷时间的盗窃罪,这是不合理的”。
本章节有一段话深得我心:“迟到惯犯并不是忙人,而是闲人。正因为比较闲,所以他们的时间观念会逐渐变差。因此,今后他们可能也会重复做同样的事,所以还是不要和这样的人一起工作比较好。忙碌的人熟知时间的宝贵,因此比较准时”。我遇到过很多不守时的人,对此种人深恶痛绝,言而无信,还耽误别人时间,考验别人的耐心。我一直错认这种人为大忙人,原来,真正的大忙人根本就没时间迟到。
再读到下一段“忙碌的人认为,推迟交稿只会给下一项工作带来障碍,因此他们会按时交稿,而推迟交稿的行为只能证明那些人除了那个稿件之外没有别的工作”。我不禁惭愧起来,这本书一早就读完了,可是书评却到现在才迟迟写出,不是因为我不忙,也不是因为我太忙,而是因为我没有做好时间管理,我暗下决心,一定要克服拖延症。
时间小偷的涵义太广,发送不必要的信息、创造无阅读价值的文献,也是时间小偷的一种。那么,如何迅速识别文献有无阅读价值呢?
第一个方法,是阅读最开始的几行,如果连作者自己都说自己并非该领域专家,才疏学浅云云,那你一定不要认为他是在自谦,接下来的文字都可以不用读了。反之,如果作者行文从一开始就散发出力量,有想要传达的热情,那这篇文字一定有值得读的地方。
第二个方法是注意文体,如果作者大量使用“据说”、“一般认为”或者狐假虎威地引用“凯恩斯也说”和“众所周知”,就表明作者自己都说不出令人信服的理由,关于内容,他不想负责,因此也就不必看下去了,如果作者经常使用“我认为”,则表示他愿意对该文负责,那一定是有底气的,那还是有阅读的价值的——至少有自己的观点,会令人耳目一新,产生思考或者批判性思维。
确定了一本书是有阅读价值的之后,我们该怎么做?细细品读吗?不。原来,“一本书的信息的80%都集中在按全书分量的20%的地方。因此,一般情况下,如果阅读了这一部分,获得了所需的信息,那就还是合上这本书比较好。”不过,并非读任何书都需要按照这个原理,文学作品就需要把所有细节都读一遍,否则不能体现整体的价值。
*如何增加时间之有效利用空闲时间
增加时间的最后一个方法,就是要有效利用空闲时间,例如,我们可以用通勤时间听英语新闻和思考问题,用出差和等待的时间输出文字和做平时不想做的事,用理发和打车的时间来冥想。
我个人就非常不喜欢和理发师聊天,因为坐在椅子上理发时,我希望是自己能有一个彻底放松的、安静的状态去思考一些问题,在大脑里安排一些计划,而不想调动神经系统和笑脸去应对陌生人的谈话,因为这也是一种“杀时间”和“耽误事”。
*假回忆现象
作者在第七章谈到了一个“既视感/假回忆”现象,引用了《徒然草》中的句子“又,某时眼前所言所见,竟恍惚有似曾相识之感,似乎此前早已经历。具体何时虽不能确记,但定然有过其事。此种感觉,想必亦非吾所独具”。
有人曾说,和我聊天的那个场景,好像梦见过,而我也在某次看新闻联播时,看到一个新闻,差点惊得叫出声来——那个新闻,我曾经梦见过的。这种假回忆现象非常奇妙,难以解释,也许可以给创意类工作者带来些许灵感吧。
*一个人无法构成世界,珍惜他人的时间
本书的终章“珍惜他人的时间”,提出几点建议:首先,确认规则,要做到遵守约定时间,告知对方等待时间和联络方式;其次,减少浪费时间的人情往来,如停止寒暄和恳谈;再次,降低出行的时间成本,这一点是需要个人和社会的共同努力才能做到的。
时间如流水,流水去了,还能汇成江河,而时间去了,我们收获了什么,得到了怎样的成长呢?为了不让时间有去无回,为了我们在一分一秒中进步和成长,我们必须做好时间的管理。这是对自己生命的珍惜,也是对他人时间的尊重,因为,“一个人无法构成世界”。