《你早该这么玩Excel》的原文摘录
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┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅ 案例——Min-Max分析表 和大家分享一个三表概念的经典案例。这是我在DHL工作时做的最出色的一件事，后来在西南财经大学MBA的讲堂上，我把它分享给学员，也获得了阵阵掌声。 2005年在北京的时候，我服务于DHL公司。当时我们项目组为某知名打印机公司提供打印机备件的库房外包服务。我的具体工作时安排备件发货、库存盘点、备件入库，并保证库房货物的安全以及账目的准确。由于管理的是备件，所以产品的种类多而杂，小到一颗螺丝，大到一台机器，全国加起来有上千种备件。 ●强大的系统 在DHL内部，有一套号称全球最牛的备件管理系统ELOG。为了这个项目的运作，新加坡的培训师专程到北京培训我一个人。培训期间她被我用四川泡菜彻底征服，成了我的铁哥们而，这是后话。ELOG非常强大，备件入库、发货订单制作、发货确认、库存盘点、库存调账、货位转移等几乎所有实际发生的动作，只需要在系统里遵循规定的操作步骤就能完成。按理说，拥有如此强大的系统，我的工作就不再需要Excel了，但当有一天面对客户的一项新要求时，我首先想到的却是Excel。 ●“变态”的要求 事情的起因是这样的：由于备件库存关系着该品牌维修点的服务品质和公司现金流，备件一旦缺货，维修周期就会变长，这样一来，前来维修的客人对品牌满意度就会下降；而如果备件过多，又会造成资金积压和备件长时间存放的固定损耗。所以出于精细化管理的目的，客户要求我们增加一项服务：每日提供全国所有库房、所有备件的即时在库数量以及行动建议。 “表”哥、“表”姐一看就明白，如果没有系统的支持，要提供这么大数据量的分析报表，并且每日都要提供，不掌握方法就意味着要为这项工作专门安排一个人，并且，这个专人还未必能圆满完成任务。 而所谓行动建议，其实就是预警。为此客户会提... (查看原文) —— 引自第62页 -
文本大小——对于数据明细，10号字比默认的12号字更精致； 字体——中文用宋体，英文用Arial或者Times Roman； 网格线——去除网格线的表格很清爽（工具—选项—视图—网格线） 单元格边框——同类数据区域采用相同的边框，禁止大面积使用粗边框或虚线边框； 色彩——不宜超过3种，多用不同层次的同种颜色或者同层次的的不同颜色，慎用大红、大黄、大绿这种组合； 突出标题行——设置标题行的单元格填充色，以便与数据区域区分开来； 简化数据区域——待录入的数据区域最好不着填充色，且要慎用字体下划线及倾斜字体。 (查看原文) —— 引自第177页 -
要点：一、设计标准、正确的源数据表、二、“变”出N个分类汇总表 我们使用Excel的最终目的，是为了基于源数据表相关数据统计得到能用于决策的分类汇总表。 源数据表的三大优势：通用（一个模板）、简洁（一项工作一张表）、规范 缺乏数据、错误位置、正确顺序（数据的关联性、人为分隔破坏数据完整性、多余的合计行、多余的表头（属性不同，分别记录、合并单元格破坏数据结构（数据缺失、筛选排序失效、数据残缺、源数据被记录不同表格、一个单元格中记录了复合属性（Excel不是Word、汇总表误用手工来做。 数据转置：快速删除多个空白列 Ctrl+Enter：一键录入。Ctrl多重选择，输入，敲击组合键后，选中状态的格子都被复制输入的内容。 拆分单元格：全选表格 合并及居中选项-拆分合并单元格-F5键调用“定位”，设定定位条件-选中“空值”为条件，确定 输中文大写：设置单元格格式（Ctrl+1），输阿拉伯数字，选中内容，右键选“数字”-“特殊”-“中文大写数字”，确定。 分列：选中待分列单元格，“数据”-“分列”-“固定宽度”-“切分”-完成 合并分列内容：fx=B2&C2&D26…用好运算符“&” 条件格式：选中数据，调用“格式”-“条件格式”命令；设定数值，还可以设置单元格格式；确认，套用。 一个完整的工作簿只有三张表。 参数表：基础数据，通常为表示数据匹配关系或某属性明晰等不会经常变更的数据； 源数据表：（1、一维数据；2、一个标题行；3、字段分类清晰；4、数据属性完整；5、数据连续；6、无合并单元格；7、无合计行；8、无分隔行/列；9数据区域中午空白单元格；10、单元格内容禁用短语或句子。 汇总表：所有基于源数据创造出的表格。 数据透视表：选中区域；“数据”-“数据透视表和数据透视图” 要点：确认数据来源和待创建报表类型、确认选定数据区域（必要包含标题行、确认数据透视表位置（新创... (查看原文) —— 引自章节：全书 -
搞定源数据，不背菜单也能玩 按照传统观念，Excel高手似乎就是把菜单命令背得滚瓜烂熟，组合函数玩儿得出神入化，还能自己编点小程序的人。于是，想要成为高手，头悬梁锥刺股地“啃”技能书就变成一件再正常不过的事。但是，“啃”过的朋友一定知道其中的艰辛，那种如同嚼蜡般的干涩和枯燥常常导致大脑消化不良。并且，想从中找到自己工作所需的技能也实非易事。究竟Excel有多少招，为什么那么难记住，看看下面两张图就略知一二。 很多吧，头晕了！正因为如此，大部分人都不敢奢望成为高手，也认为自己无法解决更多的Excel难题。可是，不知道大家有没有想过这样一个问题：Excel难题真的要靠玩弄技巧才能解决吗？还是我们从一开始就做错了什么？要知道，在平房的地基上建高楼，有再大的本事也不行。于Excel，建立源数据表如同打地基，如果没有正确的源数据，搞什么数据分析都是扯淡；但如果一开始就做对了源数据，不用学100招也能把工作做得很漂亮。所以，好的源数据表是一切表格工作的基础。 (查看原文) —— 引自第3页 -
瞧，玩弄技能通常都是无奈之举，因为一切从开始就错了，它将会层层错下去。基层人员做得辛苦，加班加点填写大量数据，提交上去以后，中层人员整理得也很辛苦。由于表格不规范，数据修改和退回重填的情况肯定少不了，最终要出具分析报告，还得大费周章。整个过程浪费严重，工作结果也难让人满意。 如果咱用的是正确的源数据表，而且每个环节都能按照同样的标准操作，得到标准的数据，以上所有问题则不攻自破。俗话说：有规矩成方圆。这个道理放在Excel工作中，也完全成立。 <图片1> (查看原文) —— 引自第12页 -
人人都能成高手 不需要考证书，也不需要大学文凭，设计天下第一表需要的是一个重要资质——工作经验。如果你只在乎技能的学习，而忽略了对工作本身的积累和感悟，最终还是无法驾驭Excel。 《别告诉我你懂PPT》的作者李治，被粉丝们誉为PPT牛人，很多人羡慕她在PPT设计中展现出来的才华和创意。但从另外一个角度看，论技能的运用，李治在PPT界估计只能排到一千开外；论平面设计水平，在专业的设计师眼里她就是个外行。凭什么她能制作出赏心悦目、震撼人心的PPT呢？凭的是她对工作的认真态度，以及在自己领域上的足够专业。如果没有扎扎实实地做好项目，没有画龙点睛的总结归纳，以及细致入微的工作感悟，就算把所有技能堆砌在一起，也做不出一份好的PPT。按她的话说，她是一个脑子闲不住，总是胡思乱想的人，不求小小改良，只求一鸣惊人。 我们对待Excel，也是如此！技能只是实现目标的方法之一，更重要的是，要把工作经验和对工作的感悟注入天下第一表的设计中。做好了这一点，人人都能成高手，甚至是专家。<图片1> (查看原文) —— 引自第13页 -
在Excel默认的规则里，连续数据区域的首行为标题行，空白工作表首行也被默认为标题行。需要注意的是，标题行和标题不同，前者代表了每列数据的属性，是筛选和排序的字段依据，而后者只是让阅读该表的人知道这是一张什么表，除此之外不具备任何功能。所以，不要用标题占用工作表首行。 (查看原文) —— 引自第58页 -
excel是依据行和列的连续位置识别数据之间的关联性，所以当数据被强行分开时，excel认为它们之间没有任何关系，于是很多分析功能都会受到影响。 (查看原文) —— 引自第58页 -
合并单元格之所以影响数据分析，是因为合并以后，只有首个单元格有数据，其他的都是空白单元格。另外，合并单元格还造成整个数据区域的单元格大小不一。所以在对数据进行排序时，excel会提示错误，导致排序功能无法使用。 (查看原文) —— 引自第58页 -
在数据区域数值部分的空白单元格里填上0值，文本部分的空白单元格里填上相应的文本数据，才是最严谨的源数据记录方式 (查看原文) —— 引自第58页 -
信息时代有一个特色——用数据说话！无论做怎样的决策，都需要有数据支撑，大到国家统计数据，小到家庭账本，有了数据才有行动。尤其对于企业，现在几乎没人敢像十几年前一样，拍拍脑袋就做决定。现代企业拼的是数据，谁家的分析数据又快、又准、又全面，谁就能把握市场的方向，先发制人，反之则被淘汰。 (查看原文) —— 引自第78页 -
在制作汇总表时，分类多的字段，应该尽量做为行字段，分类少的字段，才可以作为列字段。这样比较有利于在一个页面上显示更多的数据内容，也符合一般人的阅读习惯。 (查看原文) —— 引自第114页 -
做汇总表时，两个字段是极限，一个字段是标准。建议大家在任何时候，都尽可能只设置一个列字段，其余想要汇总的字段，可以按顺序添加在行字段。 (查看原文) —— 引自第114页 -
“三表”系统：参数表、源数据表、分类汇总表。 (查看原文) —— 引自章节：全本 -
参数表里的数据可以等同于系统的配置参数，供源数据表和分类汇总表调用，用于基础数据，通常为表示数据匹配关系或者某属性明细等不会经常变更的数据。 源数据表即“天下第一表”。Excel中一切与数据录入相关的工作，都在源数据表中进行。 分类汇总表得到最终数据分析结果。 (查看原文) —— 引自章节：全本 -
正确的源数据表应该满足以下条件：①一维数据；②一个标题行；③字段分类清晰；④数据属性完整；⑤数据连续；⑥无合并单元格；⑦无合计行；⑧无分隔行/列；⑨数据区域中无空白单元格；⑩单元格内容禁用短语或句子。 (查看原文) —— 引自章节：全本 -
记得这个项目至少持续了一年，而确认需求就用了整整3个月 (查看原文) —— 引自第21页 -
在源数据表中，合并被全面禁止使用，即任何情况下都不需要出现合并单元格。源数据表里的明细数据必须有一条纪录一条。 (查看原文) —— 引自第35页 -
关于时间，正确的录入方式常见的两种，一种是 2011-1-10，一种是2011/1/10 (查看原文) —— 引自第122页 -
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 小技巧——乾坤大挪移 当在数据区域中进行行列移动时，如果不采用正确的方法，就会使工作量翻倍。有的人调整某列在数据区域中的位置，常常现在目标位置插入一列（见图2-6），然后剪切待调整的列（见图2-7），将其粘贴在新插入的空白列处（见图2-8），最后还要删除剪切后留下的空白列（见图2-9）。这一系列动作做起来不仅不够流畅，容易出错，而且需要四部操作才能完成。 但如果活用Shift键，仅仅两步就可以完成同样的任务。 第一步：选中待调整列，将光标移至该列左右任意一侧边缘，呈四向箭头形状。 第二步：按住Shift键不放，拖动鼠标至待插入位置（B:B表示插入为B列），松开鼠标左键完成。（注意：松开鼠标左键之前，不能先放开Shift键。） 行的调整与之相同。动手试试吧！ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ (查看原文) —— 引自第20页
作者: 伍昊
isbn: 7301191308
书名: 你早该这么玩Excel
页数: 252
出品方: 时代光华
定价: 39.80元
出版社: 北京大学出版社
出版年: 2011-7-15
装帧: 平装