书摘

中断策略

即使一个番茄钟只有25分钟，仍然会有干扰将我们所专注的工作打断，迫使我们为环境切换付出代价。但番茄工作法不是那种只能用于闭关修炼的法门，相反，它可以提升协作环境中的个人技能。

如果有一种策略能有效控制中断，那么它就可能减少中断的数量，某些情况下它还有助于你继续当前的活动，但不绝对。

番茄钟期间的中断有以下两种形式。

第一种是自己造成的“内部中断”。具体地说，是直觉向心智发出信号，告诉自己去做当前专注活动以外的事情。

第二种是别人造成的“外部中断”。有人找你询问或请你帮忙，并且等你答复。接下来我们看，对于这两类中断，．番茄工作法都有相应的处理策略。

 

 

内部中断：

现在我们再看一下出现内部中断时要采取的策略：首先接受它，然后记录它，然后立即继续你手头的工作，避免真的被打断。至于说咖啡，在番茄钟期间我想喝多少咖啡都行，但只在番茄钟之间的休息时间去续杯。

要对付内部中断，最佳策略是可视化、接受，然后纳入计划或删除。尽量把一件事情放在日程表里，而不是放在大脑里。

 

外部中断：

你在试图专心完成一个番茄钟工作期间，常常会被一些事打断！但如果想在河流里生存，就得跟鳄鱼搞好关系。简单粗暴的对待方式，只会让外部中断变成烦恼。

外部中断具有互动性。有人正在等你答复。他们试图阻止你画X，而你需要一个策略来减少中断。不过，值得再一次强调的是，另外别把番茄工作法当成拒绝帮助同事的理由，它可不是专门给古墓派闭关修炼用的。

 

保护番茄钟


外部中断要抢走你的注意力，而你要保护番茄钟，将注意力留给所承诺的工作。你承诺在25分钟内专注干一项活动。但是，当有人过来谈论你喜欢的电视节目，总不能永远都是同样的回答：“对不起，我正在番茄钟里。待会儿再说？"


所以必须“扭转”番茄钟和中断之间的依赖关系。电子邮件和电话很容易，你可以将其关闭。发电子邮件的人不会期待在25分钟内就收到回信。每半小时，在戴上战略帽进行工作排序之前概览一收到的新邮件标题（但不要阅读全文，尤其不要回复），这已经足够了。电话留言处理方式一样，只是回信变成打电话而已。当然，回电子邮件和回电话，要作为番茄钟活动来安排，而不是在休息时间进行。

假如有人找你面谈，在不影响结果的前提下，可以请求对方尽量推迟。对于你的同事来说，你今天答复还是周五答复，结果可能是一样的。在对方接受的范围内，建议他尽量往后安排。用稍后的番茄钟重新计划中断事件，而不要在当时直接处理，这样做好处多多。

 

可视化然后强化


外部中断应当明确可见。如果想要减少中断，首先得实事求是，弄清所遇到中断的类型和数量。

每遇到一次外部中断，就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题。写下来，不让它占脑子，而且确保你会在未来的计划中把它考虑进去。如果你今天不打算处理这件新增的活动，就把它写入“活动清单”表格，标上截止时间，以及一个“U”代表“计划外”。否则就把它写入“今日待办”表格下半段的“计划外紧急”区。

然后在“今日待办”表格当前活动右边画一个减号（一）。最后，增强决心来完成中断前你正在进行的番茄钟。

 

做废：会有一些无法控制的事情到来，这时的唯一的策略就是做废。

 

外部中断策略

总之，应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所要求的活动名称，来跟踪记录每次中断。

处理外部中断的策略，由以下四步组成。

(l）告知：“我手头有事，正忙。”

(2）协商：“周五再帮你做，行吗？"

(3）计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。

(4）答复：按照承诺回电或答复，不然的话，下次别人就没法信

任你了。

 

认清界限



我的“活动清单”表格中，有多少处计划外（U）标记？我的“今日待办”表格中的“计划外紧急”区有多少项活动？观察这终指标，可以评价自己的计划能力。

如果有很多“计划外”活动，说明在早晨计划阶段我漏掉了很多事情。这就是“定性预估”误差，我考虑的不全面，没想到还要做这些。第二天旱晨，我可以更仔细地检查，看是否把所承诺的一切事情都考虑到了。

在各个番茄钟之间，都可以重新评估排序事情的优先级，这没什么不对。但如果在早晨选择一些活动，傍晚时却发现，今天所完成的活动大部分都不是早晨选的，经常这样，计划阶段就不会有做出承诺的使命感。如果没有承诺感，那么在做当天总结时，会觉得只有苦劳，没有功劳。更重要的是，这样在“活动清单”和“今日待办”表格之间就没有区别。两张表都包括了一堆事情，都是今天“可能”要做的。

 

问自己：中断
你在工作中经常被哪类中断困扰？
当有人拿毫不相干的问题烦你的时候，你会怎么做？
你如何保存灵光一现的新想法？
你在什么时间没法专心做事？
你总是能够记得按照承诺答复对方吗？

如何在5分钟内放松：

(l）找一张舒适的椅子，或者在你办公室有张沙发更好。

(2）休息一开始就闭上眼睛，身体找到最能放松的姿势。让脖子、手臂、腿完全放松：.

(3）想象有一台光扫描仪：一条明亮的水平线从头到脚、从上到下缓缓移动。集中注意力在光带所及之处的全部肌肉，让它们进一步放松‘尤其注意眼睛，仔细地消除眼部的紧张。

(4）想象有一个白色巨大的矩形轻轻地漂浮在空中，如果它消失了，没关系。这只是一个引子．让你放下对之前番茄钟工作的．恩考。

(5）当休息完成后，轻轻睁开眼睛，启动番茄钟，专注，前进。

如果这5分钟感觉像10分钟，说明你做对了。每次我没有足够放松，代价就是5、6个番茄钟后的效率受到影响。我也试过想在20分钟或更长时间里睡一觉。不过真正的睡眠没有带来深度放松的效果。不用说，对高效的番茄钟工作日而言，长休息和短休息同样重要

注意：这一方法只适用于安静和熟悉的环境（即人们不会太注意你的地方）。

 

其它要点：

不管你怎么想，刚开始用番茄工作法时最好先按标准时间（工作25分钟、休息5分钟）坚持二周，然后在根据情况做调整和改变。
假如一项活动预估超过7个番茄钟，说明太复杂了，就需要拆分。
如果一项活动达到一个番茄钟，可以几项类似工作合并成一个番茄钟
番茄工作法的默认时间表中，每完成三个短休息就要有一个长休息，但不是强制性的，要根据你的角色和工作内容而定，包括工作场所和个人状态
如果同一项活动总是出现在“待办事项”中但一直无法完成，就做成一个进度表格，以月为周期，上面是日期、左侧是活动名称。
不要频繁的改变番茄钟长度，一种长度最少要坚持一个星期。
经常以周总结和计划的方式进行预估和评估，把工作可视化，总结自己的效率发现问题。
番茄钟会议：

1、用白板列出全部的活动或全部预期成果

2、开始优先级排序，列出一、二、三级

3、然后开始计时，投入第一项活动

4、闹钟响起立刻休息，休息5分钟再继续。

PS：找时间在10个人以内的会议中尝试一下，估计人太多不好用，凭经验开会时一旦开始休息，在恢复会议这个过程最少要花二倍休息时间人才能到齐。