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习惯三:要事第一 有效管理是掌握重点式的管理,它把最重要的事放在第一位。靠自制力来掌握重点,时刻把它们放在第一位,以免被感觉、情绪或冲动所左右。请先回答以下两个问题,●有哪件事,你经常做的话会对你个人的生活产生重大的正面影响,可是却迟迟没有去做?●在事业上有哪件事会产生类似的效果? 在日常生活中随时随地展现出积极主动与确立目标的功夫。要事第一是通过独立意志的发挥,建立以原则为重心的处事态度,进而达到有效的自我管理。大方向确定之后,应落实于日常生活,此时管理就显得异常重要。管理是分析、推理、规划、应用等活动。 独立意志:有效管理的先决条件。除了自我意识、良知与想象力之外,真正使有效管理成为可能的是人类的第四个天赋——独立意志。独立意志具有不可思议的力量,独立意志的强弱,可由自制力见出端倪,自制力是一项极为重要的品格。靠自制力来掌握重点,时刻把它们放在第一位,以免被感觉、情绪或冲动所左右。自制力来自内部,那是独立意志的作用。你是你自己内在价值观的信徒,具有让感情冲动和情绪服从于价值观的意志和品德。勤奋运气或灵活的手腕虽很重要却非关键。关键是成功者具有强大的自制力,能为失败者所不能为,纵使并非心甘情愿,为了理想与目标,仍可以凭自制力克服心理障碍。 如何分辨轻重缓急与培养组织能力,是时间管理的精髓所在。时间管理理论可分为四代。第一代理论着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力。第二代理论强调行事历与日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要。第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短 中长期目标,再逐日订定实现目标的计划,将有限的时间精力加以分配,争取最高的效率。这种做法有它可取的地方。但过分强调效率,把时间崩得死死的,反而会产生反效果,使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。第四代理论与以往截然不同之处在于,它根本否定“时间管理”这个名词,主张关键不在于时间管理,而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排,不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。 管理方法六标准:一、一致:个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间,应一致。二、平衡:管理方法应有助于生活平衡发展,提醒我们扮演不同的角色,以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。三、有重心:理想的管理方法会协助你着重虽不紧迫却极重要的事。最有效的方法是以一星期为单位订定计划。一周7天中,每天各有不同的优先标的,但基本上7日一体,应就事件本身的重要性来安排行事历。四、重人性:个人管理的重点在人,不在事。行事固然要讲求效率,但以原则为重心的人,更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率,迁就人的因素。毕竟日程表的目的在于协助工作推行,并不是要让我们为进度落后而产生内疚感。五、能变通:管理方法应为人所用,不可一成不变,视个人作风与需要而调整。六、携带方便:管理工具必须便于携带,随时可供参考修正。 个人管理四步骤。 ●确定角色:首先写下个人认为重要的角色。除了个人以外,父母、儿女、职员、老师凡是你愿意定期投入时间精力的,都可以纳入其中。不必想得太严肃,只须考虑未来一周中应该扮演的角色即可。 ●选择目标:其次,为每个角色订定未来1周欲达成的2至3个重要成果。这些短期目标应与使命宣言中的终极目标有所关联。在未来1周的目标中,务必有一些真正重要但不急迫之事。 ●安排进度:根据上面所列目标,安排未来7天的行程。锻炼身体是你的目标,那么不妨安排3至4天,每天运动1小时。有些目标可能必须在办公时间完成,有些得在全家共聚一堂时实现。每个目标都可当做某一天的第一要务,更理想的是当做特殊的约会,全力以赴。在表五-2 中,一共有19个目标,大致都很重要,分别安排在7天内。左下角的方格是精益求精栏,提醒你定期就身体、心智、精神、社会情感四个层面,来检讨追求人生目标后的情况。经过一番规划,这张一周行事历中,居然还留有不少空白。足以应付突发事件,调整工作日程,建立人际关系,或偷得浮生半日闲。由于一切都在个人掌握之中,便无须瞻前顾后。 ●逐日调整:每天早晨依据行事历,安排一天的大小事务。 第三个习惯重在身体力行。顺从别人的意愿,完成他人眼中的要务,或无牵无挂地享受既不紧张又不重要的活动。至于执行,自己依原则设计出的程序,则或多或少考验着自制力,此时就得靠诚心坚定意志。挫折多来自有所期望,而这期望反映的却是社会价值观,不是个人的价值观。若想要克服因社会价值观而产生的内疚感,可以依靠习惯二,以终为始。第四代个人管理理论的特点在于承认人比事更重要。而芸芸众生中,首要顾及的便是自己。它比第三代理论高明之处是:强调以原则为重心,以良知为导向,针对个人独有的使命,帮助个人平衡发展生活中的不同角色,并且全盘规划日常生活。 授权是事必躬亲与管理之间的最大分野。管理者注重建立制度,然后汇集群力共同完成工作。授权依型态可分为两种,一是下达指令型,一是充分信任型。下达指令,放不开手的管理者坚持一人独挑大梁,属下惟命是从,不做任何决策、不负任何责任。充分信任型的授权才是有效的管理之道。注重的是结果,不是过程。获授权者可自行决定如何完成任务,并对结果负责。起初也许会比较费时,但绝对值得。 充分信任型授权必须双方对以下事项有足够的默契与共识:●预期的成果:管理与被管理的一方须对预期的结果与时限进行沟通,宁可多花时间讨论,确定彼此认知无误。讨论重点在成果,不在手段。●应遵守的规范:授权有一定的限度,所以必须加以规范。对可能出现的难题与障碍,应事先告知对方,避免无谓的摸索。●可用的资源:双方确定可用的人力、物力、财务、技术或其他资源。●责任的归属:约定考评的标准及次数。●明确的奖惩:依据考评结果订定赏罚,包括金钱报酬、精神奖励与职务调整等等。 信任可以激发最强烈的动机,使人全力以赴,但需要时间与耐心。惟有经过相当的训练与陶冶,才能培养足够的能力,不致有辱使命。善于授权可以收事半功倍之效,且对双方都有益处。授权者必须真心诚意以管理为出发点,而不是只求效果。比方整理房间,做父母的自然是得心应手。但为了训练子女,就得耐住性子,给他们时间,放手让他们去做,父母只能从旁指导。纵使一时浪费时间,将来却能省掉不少麻烦,这种投资绝对值。至于获授权的人,既拥有自主权,也就无从推委,惟有竭力达成目标,不负所托。 授权的大原则不变,权限却因人而异。对不够成熟的人,目标不必订得太高,指示要详尽,并且充分提供资源;监督考核则较频繁,奖惩也更直接。对成熟的人,可分配挑战性高的任务,精简指示,减少监督考核的次数,考评标准则较为抽象。成功的授权是有效管理的表征,重要性可想而知。 立即行动 一、找出一件一直为你所忽略,但是会对个人或事业产生重大影响的事,写下来作为近期目标。 二、估计自己花在这四类事务上的时间,然后连续3天记录行事历,每15分钟为1单位,验证估计正确与否。 三、列举可授权的事项及合适的授权对象,并付诸行动。 四、规划下一周的活动,依据不同的角色设定目标,再把目标转换成行动,列入行事历。一周过后,检讨自己是否成功地把人生目标和价值观溶入日常生活,意志是否坚定。 五、下定决心,以后每周固定规划行事历,并选择一定时间来进行。 六、设计合用的表格,可参考本书范例。 七、阅读附录二。
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