远程办公趋势已来：管理者和员工都需要知道的事
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“30 年后，当技术更加进步的时候，人们会回首过去并惊奇地想，怎么会有办公室这种东西。”——维珍集团创始人，理查德· 布兰森
因疫情原因，2月初开始在家办公，结果三周下来，发现远程办公真的是，太上头了。
其实早在2014年，就有一本书详尽地讨论了远程办公的趋势和进展。
这本书叫《重来2：更为简单高效的远程工作方式》，作者贾森·弗里德与戴维·海涅迈尔·汉森是美国软件公司Basecamp的创始人。这家公司原名37signals，是全世界效率最高的软件公司之一，他们推出并持续维护着世界上最受欢迎的项目管理工具Basecamp。
37signals一共只有30多名员工，他们分散在世界各地远程办公，10多年来持续保持着“小，美，酷”的特征，是通过远程方式协同工作的典范。
贾森和戴维合著的《重来1》集中讨论的是新式管理，有感兴趣的朋友也可以阅读了解。
今天我们一起来看看，这本出版于6年前的书，如何指导已经来临的远程办公大潮。
虽然这是一本写远程办公的书，但作者在第一章里就明确地指出：
在这个世界上，极少有什么事是百利而无一害的。或许三明治的发明算一件，可也仅此一件。其余的事情都是有得有失，看清事情的全貌才是明智之举。
基于此，本文将从三个方面来解读这本书的观点：
1、远程办公对管理者的利好、潜在的问题、应对方案及建议 2、远程办公对员工的利好、潜在的问题、应对方案及建议 3、高效远程办公的五大关键
一、远程办公 VS 管理者
利好
- 拥有国内乃至世界各地的人才库
- 租用办公场地的费用会降低
- 人员人数会减少
- 留下的人员都是能干的
- 团队更稳定且更加高效
- 可灵活采用部分远程办公
- 大家对面对面沟通的机会更珍惜
- 利于做好防灾准备（此次突如其来的疫情，直接考验了远程办公下公司是否能正常运作）
- 避免无效的会议和管理行为
前面几条都很好理解，最后这条专门解释一下：在职场中存在着大量的会议被滥用的行为，不但人们的士气和积极性被降低，有效工作的时间也大大减少。同样的，管理者没必要一周花40个小时监督他人工作，远程工作能够让管理者减少管理权使用的频率。
更少的会议和更少的管理，极大地减少了对员工工作的干扰。
潜在的问题和应对方案
1、员工管理问题
Q1: 没有同处一室，如何头脑风暴产生新的突破性创意？——事实是，一家企业实际能消化的突破性创意肯定比想象中的少，绝大部分工作都是在逐步完善6个月（甚至6年前）的想法。 Q2: 不盯着员工，我怎么知道他们在干活？——远程工作是以成果为衡量标准，且你越信任你的员工，他们会努力表现得更好。 Q3: 我会不会失去控制权？ ——所谓控制权，大部分是管理者的心理作祟，时刻牢记大家聚在一起是为了完成共同目标，而不是互相监督。 Q4: 我现在就要答案！——最重要的是要认识到：并不是每个问题都需要立即得到回答。 可以过几个小时得到的答案，通过邮件解决；需要几分钟内得到的答案，通过即时消息软件；需要马上得到的答案（几乎不会有），通过直接打电话解决。在这个过程中，大家辨别轻重缓急的能力都会提升，且合作效率会提高。 Q5: 怎么面试？——与其看准备好的简历，不如付一小部分费用，给他们一周到两周的时间完成一个公司现有的项目。真的要加入团队时，可以亲自见见他们，一起吃个饭，做进一步了解。
2、企业文化问题
Q6: 企业文化怎么办？——企业文化越强，越不需要对员工进行明确的培训和监督，因为文化来源于人们的实际行动。关键是制定出清晰的企业文化，然后去实践它。
Q7: 没有远程工作的员工是否会妒忌？——大家处在同一支团队，拥有共同的目标——找到最佳、效率最高、最能产生幸福感的工作方式。
3、客户管理问题
Q8: 谁来接电话？——客服岗位错峰工作，保证工作时间持续有人在岗。
Q9: 客户会介意吗？——开诚布公地告诉客户自己的工作模式和背景资料，及时汇报工作进度，让客户随时能找到你，也可以使客户参与进来，及时掌握工作进度。
4、适用性问题
Q9: 我已经为办公室花了不少钱！——那就抛开这些沉没成本，专注在未来节约更多的资源。
Q10: 这对我们的规模或行业不适用——会计、广告、咨询、客户服务、设计、电影制作、金融服务、政府机构、硬件、保险、法务、营销、招聘、软件，这些都是可以利用远程办公方式的行业，且行业中的很多大佬也在采用这种方式（书中提及的企业名录在本文附录中，供大家查询参考）。
Q11: 大公司都不这么做，我们为什么要做？——已经有很多大公司让一部分员工远程办公，而且大公司通常机构庞杂，人员冗余，高效节能方面并不值得中小企业参考。
创新与解构的本质意义就在于用与前人不同的方法做事情。如果你不这样做，你就根本没机会。
5、数据安全问题
Q13: 数据安全怎么办？——利用各种工具方法，制定完善的安全规定。 这里作者列举了37signals的具体做法：（1）所有电脑必须使用硬盘加密功能，比如苹果电脑的 OS X 操作系统中自带的 FileVault 功能。 （2）不要使用自动登录功能，为电脑设定休眠密码和自动锁屏， 10 分钟内没有进行操作的话，电脑就会自动锁定。（3）把你访问的每一个网站都加密，尤其是像 Gmail 这种重要的网页。 （4）确保你的智能手机和平板电脑都设置了密码，而且可以远程擦除信息。 （5）使用 1Password 这样的密码管理软件，为你访问的每一个网站加上独特的长密码。 （6）使用 Gmail 的时候要使用双重身份认证，这样一来，如果你不能从手机上获取登录密码，就没法进入邮箱（这意味着，就算有人掌握了你的邮箱的登录名和密码，还得同时拿到你的手机才能登录进去）。
建议
- 先挑选一个团队进行尝试，效果好再逐步推广。
- 保持团队气氛融洽，每个人都采用合适的书面表达方式和礼仪，避免误会和情绪化。
- 可以借做承包的项目，来进行“远程员工训练营”。
- 每个月与员工一对一沟通一次。
- 如果聘用外地或国外的员工，注意税收、会计、法律条文等方面的规定要合法。
- 不设定具体的假期，让员工自己安排。
最后一条很多管理者可能会心存芥蒂，但本书两位作者的实际操作表明：
我们告诉大家，只要合理安排时间、把休假时段发布到日历表上，跟同事们协调好工作就可以了。如果你放手让大家去做，他们的力量会令你惊讶——他们会非常努力地做出合理安排，表现出强大的责任心，尽力达到你的高期望值。
也许是时候让我们的管理者抛弃传统的监管模式，信任员工，并放手让员工去做了。 可以预见的是，当工作成果而不是按时按点出现在办公位上成为新的价值导向，每一个管理者都能以更轻松的方式获得更好的成绩。
二、远程办公 VS 员工
利好
- 不被打扰的办公环境
- 避免把时间浪费在通勤上（尤其是大城市）
- 可以选择生活在自己喜欢的地方
- 喜欢的事可以与生活并行（例如在旅行中工作）
- 有更多的家庭时间
- 更自律但更自由的工作和生活
潜在的问题和应对方案
Q1: 注意别宅出身体问题 ——找到自己的节奏，安排合理规律的工作、休息和娱乐时间，打造舒适的工作环境（桌子、椅子、屏幕），避免腰肌劳损、牺牲视力或影响其他方面的健康。
Q2: 家里干扰太多了怎么办？——干扰本身就是一种启示，也许是工作没有经过仔细筹划，也许这个项目压根就没有意义，也许停下来说出自己的想法是个好办法。
建议
1.锻炼自己的写作能力
——由于涉及大量的书面沟通，笔头功夫决定了你是否能成为一个优秀的远程员工。要专注锻炼自己的文字表达能力，关键是清晰表达，风格是其次。
2.切勿让自己被忽略
——专注交出漂亮的工作成果。
三、高效远程办公的五大关键
1、规划出重叠时间 重叠时间是保证远程工作顺利进行的关键，在作者的公司，4个小时的重叠时间是比较合适的安排，技能避免信息延迟，也能让大家产生同在一个团队的感觉。
2、一切公开
（1）资料共享：所有重要资料保证每个人能随时取用
（2）工作进展：及时透明项目进度
（3）操作解说：借助屏幕录像+配音
（3）八卦趣事：专门建一个聊天室用于在线聊天
3、打造团队合作的氛围
利用各种方式营造共同工作的氛围，例如每周一次的交流会——“这周你做了什么”，每个人都说说自己这周做了什么，下周准备做什么，感受到自己身处一个积极向上，稳步前进的团队。
4、工作成果是最根本的衡量标准
无论是管理者还是员工，都明确地把工作成果当成最根本的衡量标准。
5、全团队都要具备较强的文字表达能力
远程工作涉及80%以上的文字沟通（邮件+即时通讯）+15%左右的语音沟通（语音或视频会议）+5%左右的面对面沟通（团队的线下碰面）。
在此情况下，每个人都拥有清晰、简洁的文字表达能力至关重要。
结语：做远程办公时代的先行者
在这本书的结语中，作者说：
要预言引爆点何时出现，实在太难了。绝大多数人宁愿假装它永远不会出现。但是，远程工作的引爆点就要到来了。办公室未必会从此消亡，但它的重要性必定会减弱。
这本书出版的6年后，也就是2020年初，这场突如其来的疫情成了远程办公在中国兴起的引爆点。 会有越来越多的企业从被迫远程办公，到主动选择合适的远程办公方式。
远程工作已经到来了，而且它会留下。唯一的问题就是，你是属于“早期接受者”，“早期大众”，还是“晚期大众”或“落后者”？
作为一个一直坚持高效工作快乐生活理念的人，我期待并欢迎远程工作时代的到来，也希望你能与我一起，为全新的工作生活方式做好准备。
一起来吧，高效工作，快乐生活！
附录：书中列举的远程办公企业名录
（数据截止到2014年本书出版前）
以下暂列出一些可以利用远程办公方式的行业：
•会计•广告•咨询•客户服务•设计•电影制作•金融服务•政府机构•硬件•保险•法务•营销•招聘•软件 在健康保险行业，财富 100 强企业安泰（ Aetna）在美国拥有 35 000 名员工，近一半员工都在家上班。
会计行业的德勤（ Deloitte），员工数目也差不多，他们远程办公的比例达到了惊人的 86%，这些人起码有 20% 的时间在远程工作。
在英特尔（ Intel）， 28% 的员工定期远程上班。
就连政府也加入了远程办公的行列。美国专利商标局（ U.S. Patent and Trademark Office） 85% 的审查人员、美国航空航天局（ NASA） 57% 的员工、环境保护署（ Environmental Protection Agency） 67% 的人员都在某种程度上实现了远程办公。
以下是一些采取远程工作方式的、不同规模的公司
员工人数超出 10 000 的公司：• AT& T（电信行业）•联合健康集团（医疗行业）•麦肯锡（咨询业）•英特尔（科技行业）•美国庄臣（制造业）•安泰（保险业）•思科（科技行业）•德勤（会计行业）•英国汇丰银行（金融行业）•英国电信（电信业）•联合利华（消费品行业）•快捷药方（药房福利管理行业）
员工人数在 1 000 ~ 10 000 的公司：•梅赛德斯–奔驰美国分公司（汽车行业）•为美国而教（教育行业）•普兰特莫兰（会计、商业咨询）•梦工厂（电影行业）•博钦律师事务所（法律行业）•美国富达担保公司（保险业）•美国教育部（政府部门）•维珍大西洋航空（航空业）•博科通讯（科技行业）
员工不到 1 000 人的公司：• GitHub（软件行业）• Ryan, LLC（税务服务）• Automattic（网站开发）• MWW（公关行业）• Kony（手机 App 研发）• TextMaster（翻译& 文案）• BeBanjo（电视软件供应商）• Brightbox（云托管）• HeLabs（网站开发）• Fotolia（股票）• FreeAgent（线上会计软件）• ProofBranding（品牌推广与设计）
/ ACT NOW /你开始远程办公了吗，有遇到什么问题呢，你是怎么解决的？
【本文首发自公众号：NOW主义，作者：车纯纯】
